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Qué son las integraciones de un ERP
y sus beneficios

Portada para la entrada del blog Integraciones para sistemas ERP.
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La integración de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) con el resto de herramientas que utilizamos representa uno de los movimientos estratégicos más significativos para cualquier empresa que busque optimizar sus operaciones y fomentar una colaboración efectiva entre sus diferentes departamentos.

En el mundo empresarial en el que vivimos, esta cada vez más orientado hacia la eficiencia y la automatización, y entender que podemos interconectar nuestros sistemas para que trabajen por nosotros es esencial. A lo largo de este artículo, iremos viendo los detalles que hacen de la integración de nuestro ERP con el resto de aplicaciones que utilizamos sea una pieza clave para la transformación digital y la competitividad en el mercado actual.

¿En qué consisten las integraciones de sistemas ERP?

La integración de las herramientas que un negocio utiliza en su día a día con un sistema ERP es un proceso que busca unificar y armonizar los flujos de trabajo que operan en una empresa. Su objetivo es que todos los sistemas compartan información de manera fluida entre si, creando un ecosistema digital cohesivo y así podamos evitar las tareas manuales de copiado y pegado entre diferentes plataformas. Esto implica conectar áreas tan diversas como finanzas, recursos humanos, marketing y ventas, para que colaboren de una manera eficiente entre ellas, sin duda todo un reto.

Este tipo de integraciones pueden involucrar la unificación de diferentes bases de datos, la consolidación de interfaces de usuario (UIs) y la sincronización de muchos de los procesos que rigen un negocio. Al hacerlo, principalmente se busca eliminar redundancias y optimizar al máximo los principales flujos de trabajo.

Fíjate en la imagen que te muestro a continuación, observa como las herramientas de automatización de las que tanto hablo en este blog, sirven para canalizar los flujos de trabajo y nos abren la puerta a conectar nuestro ERP con todo el resto de aplicaciones que utilicemos, ya sean CRMs, herramientas de productividad, herramientas para la gestión de proyectos, plataformas de BI, o cualquier otro tipo de herramienta que utilices en tu día a día.

Te dejo por aquí un articulo para que le eches un vistazo sobre CRMs y la importancia de su correcta implementación e integración: Cómo implementar un CRM

integraciones de un ERP con herramientas de automatización

Importante⚡

Es muy importante que las aplicaciones que queramos conectar entre sí dispongan de una API, una interfaz que nos facilita mucho la vida a la hora de automatizar.

Beneficios de la integración de sistemas ERP

1. Mejora de la eficiencia operativa

La integración de un ERP con el resto de un ecosistema de aplicaciones va a eliminar la necesidad de estar copiando y pegando datos manualmente en diferentes sistemas, ¿te suena lo de copiar y pegar 😁?. Además, va a reducir considerablemente el riesgo de errores y duplicidades que puedan aparecer. Esto no puede tomar otra camino que en una mejora significativa de la eficiencia de las operaciones.

2. Agilidad en los procesos de negocio

Una plataforma ERP integrada y conectada no solo centraliza la información de la empresa, sino que también optimiza la toma de decisiones al proporcionar datos precisos, con menos errores. Esto va a permitirte dar una respuesta más rápida a las condiciones siempre cambiantes del mercado. Al contar con un sistema que automatiza y coordina las distintas áreas del negocio, las empresas ganan mucha agilidad para adaptar sus procesos de negocio frente a cualquier inconveniente que pudiese aparecer.

Además, esta integración ataca a uno de los problemas más comunes en grandes empresas, los silos de información, ayudando a eliminarlos.

3. Reducción de costes

Al optimizar procesos y mejorar la eficiencia, es normal que los costes operativos disminuyan, lo cual es uno de los grandes beneficios que nos proporciona la automatización. Las integraciones de un sistema ERP consolidan las operaciones de la empresa y reducen la necesidad de diferentes aplicaciones , lo que puede suponer un ahorro considerable al evitar gastos en sistemas redundantes y en mantenimiento de estas plataformas.

Beneficios de la integración de sistemas ERP

Tipos de integraciones ERP

Integración vertical

Este enfoque trata de integrar el ERP con los diferentes niveles dentro de un proceso de negocio relativo a un área o departamento especifico, desde el front-end hasta el back-end. La integración vertical trata de automatizar y mejorar la eficiencia operativa de un área en concreto para hacerla lo más eficiente posible, por ejemplo, podemos integrar nuestro ERP con todo el área de Marketing para que las operaciones manuales dentro de nuestros workflows relativos a Marketing sean los menos posibles. Esto implicará integrar nuestro ERP con otras herramientas relativas al área de Marketing como puede ser un CRM, herramientas de email marketing, lead scoring,…

Integración horizontal

Por otro lado, la integración horizontal se enfoca en la cohesión entre sistemas que operan en el mismo nivel operativo pero entre distintas áreas. Es esencial para asegurar la coherencia y la sincronización entre departamentos que pueden estar usando diferentes sistemas o aplicaciones para sus actividades diarias. Este tipo de integración facilita una colaboración efectiva y la consolidación de procesos que, aunque distintos, deben trabajar en conjunto para el logro de objetivos empresariales comunes.

La integración horizontal también permite a las organizaciones estandarizar sus operaciones a lo largo de diversas geografías y unidades de negocio, creando un marco de trabajo uniforme que trasciende las barreras operativas locales. Un buen ejemplo son las herramientas de comunicación interna como pueden ser Microsoft Teams, Zoom o Sack, integrando estas herramientas con nuestro ERP permitimos una mejor colaboración horizontalmente, entre distintos departamentos.

Integración de datos

Este tipo de integración se centra en consolidar información de distintos sistemas para garantizar una única fuente de verdad, algo tremendamente necesaria cuando una empresa crece mucho. La integración de datos es clave para obtener una visión unificada y completa del negocio, lo que es fundamental para que luego, la toma de decisiones estratégicas sea acertada.

Una correcta integración de datos ayuda a eliminar inconsistencias y duplicidades, asegurando que todos los departamentos y áreas de una empresa trabajen con la misma información. Esto no solo mejora la calidad y la precisión de los datos, sino que también va a potenciar la eficiencia de las operaciones al reducir significativamente cualquier tipo de error y el tiempo que antes se dedicaba a la limpieza y curación de esos datos.

Áreas críticas para integrar un ERP

Gestión de datos y calidad de la información

Una de las áreas más críticas para la integración de un ERP es la gestión de toda la «data» que contiene. Asegurar la calidad y la integridad de toda esa información es fundamental, ya que es muy común que en exportaciones y creación de informes, manejemos datos incorrectos o desactualizados que luego pueden llevar a decisiones empresariales erróneas y afectar negativamente a toda la organización.

Necesitamos asegurar esta robustez de la información que manejamos, y para ello, desarrollar integraciones y automatizaciones que generen los informes que necesitamos es una gran idea. Va a asegurar que ningún dato se extravíe en esos procesos de extracción y traslado de información de un lugar a otro que tan frecuentes son en cualquier empresa.

Procesos de negocio y flujos de trabajo

Los procesos de negocio deben estar bien definidos y ser coherentes en toda la empresa para que la integración de un ERP tenga éxito. Además, tienen que estar documentados. Es crucial que los flujos de trabajo se mapeen correctamente y se alineen con los objetivos de la integración para maximizar la eficiencia y eficacia de las operaciones.

Aquí hay una muy importante parte técnica encargada de desarrollar estas integraciones y automatizaciones de tal manera que se ajusten a los procesos que operan en nuestra organización. Esto es siempre un reto que tenemos que afrontar y tener siempre bien presente.

Recurso⚡

Si quieres saber más sobre procesos de negocio y su automatización (BPA) te dejo un recurso interesante: Qué es la automatización de procesos de negocios

Formación y adopción por parte del equipo

La formación y la adopción por parte del usuario final es otra área crítica para estas integraciones. No importa como de bueno sea tu ERP o el desarrollo que hayas hecho, si tu equipo y las personas que lo componen no están adecuadamente formados para utilizarlo. La integración no alcanzará nunca su máximo potencial sin un buen plan de formación. El compromiso y la formación continua son esenciales para el éxito a largo plazo y algo que cualquier organización debe de proporcionar a sus empleados.

ERP como centro de operaciones
ERP como centro de operaciones

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David González
David González
Experto en automatización de procesos y tareas. Desarrollo soluciones integrales de automatización y business intelligence. En los últimos años, he transformado la productividad de multitud de empresas que buscaban ser más eficientes y productivas.
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