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Qué es Zapier y cómo funciona
esta herramienta de automatización

Portada del articulo de blog Zapier: Qué es, cómo funciona y ejemplos, del blog de David González Ramos, experto en automatizacón.
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En el ecosistema empresarial en el que vivimos hoy en día, hay un concepto que cada vez cobra más y más importancia en cualquier negocio: la eficiencia. Cada minuto cuenta y puede ser la diferencia entre un proyecto exitoso y uno que no lo sea. Pero, mucha gente se pregunta, ¿Cómo podemos lograr ser más eficientes sin sacrificar ni un ápice de calidad?
Pues hoy te voy a hablar de una herramienta todopoderosa llamada Zapier.

Puede que ya hayas oído hablar de ella, pues esta plataforma se ha convertido en el asistente virtual favorito de miles y miles de negocios, especialmente en EEUU, permitiendo la automatización de tareas y procesos que antes requerían de horas de ese trabajo manual que tan poco nos gusta. En el corazón de esta herramienta de automatización, se encuentra la idea de conectar nuestras aplicaciones preferidas de una manera simple y accesible para cualquier tipo de usuario.

Ya sea que trabajes en el mundo del marketing, las ventas, el desarrollo de software o simplemente tengas curiosidad por cómo las herramientas de automatización pueden facilitar tu vida, este articulo es para ti. Con Zapier puedes llevar tu eficiencia a otro nivel.

¿Qué es Zapier?

Zapier es una herramienta de automatización de procesos que actúa como un intermediario entre dos o más aplicaciones, permitiendo que se comuniquen entre sí sin la necesidad de saber programación. Imagina el ejemplo de un traductor bilingüe que ayuda a dos personas que hablan idiomas diferentes a entenderse, es un ejemplo tonto pero que refleja lo que hace Zapier, solo que en este caso, las personas serian tus aplicaciones de preferencia.

Zapier equivale a tener un asistente digital trabajando para nuestros intereses 24/7, 365 días al año, asegurándose de que tus apps se comuniquen y trabajen juntas de una manera fluida. Y una gran ventaja, es que la creación de flujos de trabajo automatizados en Zapier, no requiere ninguna habilidad técnica especial, lo que lo hace accesible para todos.

¿Para qué sirve Zapier?

La magia de Zapier reside en su capacidad para automatizar tareas y procesos entre diferentes aplicaciones, ayudándote a ahorrar tiempo, reducir la carga de trabajo manual y aumentar la eficiencia. Al conectar tus aplicaciones favoritas y automatizar las tareas que se realizan entre ellas, puedes crear flujos de trabajo o workflows más integrados y eficaces.

Algunos usos comunes de Zapier incluyen:

  • 🦾 Automatización de marketing: como enviar correos electrónicos de seguimiento, agregar nuevos leads a tu CRM o compartir tus últimas publicaciones en redes sociales automáticamente.

  • 🦾 Gestión de proyectos: como crear tareas en tu herramienta de gestión de proyectos a partir de correos electrónicos, o enviar notificaciones a tu equipo cuando se actualice el estado de una tarea.

  • 🦾 Administración de ventas: como automatizar el seguimiento con prospectos, o la creación y actualización de registros en tu sistema de CRM.

  • 🦾 Soporte al cliente: como priorizar y asignar tickets de soporte, o enviar encuestas de satisfacción del cliente automáticamente.

  • 🦾 Administración de eventos: como enviar confirmaciones y recordatorios, o recopilar feedback post-evento.

En esencia, Zapier elimina la necesidad de ir alternando entre diferentes aplicaciones y el típico copia/pega manual de la información. Ofrece una manera eficaz de centralizar y automatizar muchos procesos de negocio, lo que permite a equipos e individuos centrarse en tareas estratégicas y creativas, que aportan más valor al negocio.

¿Cómo funciona Zapier?

El funcionamiento de Zapier se basa en sus llamados “Zaps”, que no son otra cosa que conexiones entre tus aplicaciones. Cada Zap se compone de un «Trigger» (Disparador) y una o más «Actions» (Acciones). Veámoslo con un enfoque sencillo: el Disparador es el evento que desencadena las acciones que tenemos definidas en la automatización.

Veamos cómo se desglosa el proceso:

  1. Selecciona un Disparador: Este es el evento que inicia el Zap. Por ejemplo, podría ser recibir un nuevo correo electrónico en Gmail.

  2. Selecciona una Acción: Esta es la tarea que Zapier realizará en otra aplicación en respuesta al Disparador. Por ejemplo, guardar el adjunto del correo electrónico en Dropbox.

  3. Configura tu Zap: Define los detalles específicos de cómo quieres que funcione el Zap, como en qué carpeta de Dropbox deseas guardar los adjuntos.

  4. Prueba tu Zap: Asegúrate de que todo funcione como se espera antes de ponerlo en marcha.

  5. Activa tu Zap: Una vez que estés satisfecho con cómo funciona, activa el Zap y Zapier comenzará a trabajar en segundo plano, manteniendo tus aplicaciones sincronizadas y automatizando tus tareas.

Todo este proceso se realiza a través de una interfaz de usuario muy simple y amigable para el usuario. Además, puedes ir aumentando el nivel de dificultad de tus Zaps, donde un solo Disparador desencadena varias Acciones en secuencia, lo que te permite automatizar flujos de trabajo más complejos y personalizados.

Ejemplos de «Zaps» – Automatizaciones con Zapier

Gmail + Trello

Un zap popular es el de conectar Gmail con Trello. Imagina que recibes muchos correos electrónicos que requieren seguimiento. En lugar de gestionar estas tareas en tu bandeja de entrada, puedes automatizar la creación de tarjetas en Trello para cada correo electrónico que vayas marcando. El Disparador sería «Nuevo correo electrónico marcado en Gmail» y la Acción sería «Crear tarjeta en Trello».

Así de simple, así de útil, te dejo en la imagen de abajo como se vería esta plantilla prediseñada en Zapier.

Zap que conecta Gmail y Trello dentro de la plataforma de automatización de tareas Zapier.
Zap Gmail + Trello

Instagram + Google Drive

Si eres un usuario asiduo a las redes sociales, podrías, por ejemplo, crear un zap entre Instagram y Google Drive. Cada vez que publiques un post en Instagram, Zapier añadirá directamente a la carpeta de Google Drive que hayas seleccionado, un archivo con tu post guardado.

Shopify + Mailchimp

Para aquellos que manejan ecommerces, un zap entre Shopify y Mailchimp puede ser extremadamente útil. Cada vez que consigas un nuevo cliente en Shopify, Zapier puede automatizar el proceso de agregar este cliente a tu lista de correo en Mailchimp, permitiendo así un seguimiento de marketing automatizado.

Slack + Google Calendar

Un último ejemplo podría ser la conexión entre Slack y Google Calendar. Si tienes una reunión programada en Google Calendar, Zapier puede enviar automáticamente una notificación a Slack para recordarte a ti y a tu equipo sobre esa reunión, asegurando que todos estén al tanto y no se olvide nadie de la reunión.

Ventajas de usar Zapier

La adopción de Zapier en tus flujos de trabajo diarios trae consigo muchos beneficios que pueden transformar la forma en que gestionas tus tareas y procesos. Vamos a hablar sobre los que yo, personalmente, considero que son más importantes:

  • Automatización super-simplificada: Es la principal virtud de esta herramienta, ha hecho posible que usuarios no técnicos puedan conectar sus aplicaciones y automatizar todo tipo de tareas.

  • Ahorro de tiempo, mejora de la eficiencia: Al automatizar tareas repetitivas y administrativas, liberas tiempo para enfocarte en trabajos de mayor valor añadido, lo que inevitablemente te va a hacer más eficiente.

  • Integración con un enorme stack de aplicaciones: Zapier se integra con más de 5.000 aplicaciones, lo que significa que es muy probable que las herramientas que utilizas en tu día a día estén en su lista.

  • Flujos de trabajo personalizables: Puedes crear Zaps simples con plantillas ya definidas o Zaps más complejos con múltiples pasos a tu gusto, para satisfacer las necesidades específicas de tus automatizaciones.

  • Monitoreo y gestión muy sencillo:La plataforma cuenta con una interfaz amigable para monitorear y gestionar tus Zaps, así como para también identificar y solucionar problemas cuando surjan, que te aseguro que van a surgir.

Desventajas de usar Zapier

Vamos ahora con las principales desventajas que he podido observar:

  • 🤔 No es barato: Si bien existe un plan gratuito (muy limitado), las opciones más robustas requieren una suscripción de pago que no es para nada barata, especialmente para pequeñas empresas o freelancers con presupuestos limitados.

  • 🤔 Límites en la Automatización: Relacionado con la anterior desventaja, los planes más baratos tienen ciertos límites en la cantidad de tareas que puedes automatizar y la frecuencia con la que se pueden ejecutar.

  • 🤔 No recomendable para lógicas complejas: No es una plataforma para desarrollar automatizaciones muy complejas con lógicas avanzadas, esta plataforma esta pensada para usuarios no técnicos que no saben demasiado sobre la automatización de procesos.

Precios y planes de Zapier

Zapier cuenta con hasta 5 planes diferentes para satisfacer las necesidades y presupuestos de sus usuarios.:

Plan Gratuito

Este plan es el típico que utilizamos para empezar y probar la herramienta. Es gratuito para siempre y permite hasta 100 tareas/mes. Las características incluyen Zaps de un solo paso y un editor sin código para construir flujos de trabajo automatizados. Esta muy limitado y no puedes hacer prácticamente nada serio con él.

Plan Starter (19,39€/mes, facturado anualmente)

Dirigido a profesionales con necesidades de automatización simples. Ofrece 750 tareas por mes y, además de las características del plan gratuito, incluye Zaps multietapa, filtros y formateadores, y un controlador de versiones para guardar múltiples versiones de tus Zaps.

Plan Professional (47,52€/mes, facturado anualmente)

Este plan es óptimo para individuos que necesitan desarrollar automatizaciones más avanzadas en Zapier. Incluye 2.000 tareas/mes y todo lo del plan Starter, más aplicaciones premium ilimitadas, Autoreplay y Lógica personalizada con Paths.

Plan Team (66,92€/mes, facturado anualmente)

Desarrollado y pensado para equipos que construyen y colaboran en la automatización en toda su organización. Ofrece 2.000 tareas/mes, y añade usuarios ilimitados, soporte premium, conexiones de aplicaciones compartidas y chat en vivo, además de todo lo incluido en el plan Professional.

Plan Company

Para organizaciones que desean llevar la automatización a otro nivel, con robustas características de seguridad y capacidades de supervisión. Incluye todo lo del plan Team, más permisos avanzados de administración, inicio de sesión único SAML y retención de datos personalizada.

Como los precios están fluctuando constantemente, ya que están denominados originalmente en dólares ($), te dejo por aquí la página del pricing de Zapier para que puedas consultar sus precios siempre que quieras.

Precios y planes de la herramienta de automatización de procesos Zapier.
Zapier pricing

Conclusión

Zapier es la herramienta más popular para automatizar procesos a nivel global, ha emergido como una herramienta poderosa y flexible que posibilita a individuos y organizaciones automatizar tareas y procesos entre una amplísima gama de aplicaciones. Su característica estrella de no ser necesarios los conocimientos de programación para crear automatizaciones, ha permitido un crecimiento espectacular de usuarios activos en la plataforma.

En resumen, Zapier se posiciona como un poderosa aliado para tu negocio, seguro que te va a resultar una inversión muy provechosa si lo que deseas es mejorar la eficiencia de tu negocio. Espero que hayas disfutado del articulo, nos leemos!

PD: Si estas buscando alternativas a Zapier, te dejo por aqui el analisis de 4 herramientas imprescindibles para automatizar procesos

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David González
David González
Experto en automatización de procesos y tareas. Desarrollo soluciones integrales de automatización y business intelligence. En los últimos años, he transformado la productividad de multitud de empresas que buscaban ser más eficientes y productivas.
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