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¿Qué es UiPath y cómo funciona
esta herramienta de RPA?

Portada del articulo de blog ¿Qué es UiPath y cómo funciona esta herramienta de RPA?, del blog de David González Ramos, experto en automatización.
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En el apasionante mundo de la tecnología, y siendo más especifico en el de la automatización, constantemente emergen herramientas que prometen transformar el modo en que las empresas operan, ahorrando tiempo, reduciendo errores y elevando la eficiencia a nuevas cotas.

Y en este mundo de la automatización, existe una empresa fundada en Bucharest en 2005, de la que no veo hablar en exceso, pero su potencial es tremendo, se llama UiPath, y no es exclusivamente una herramienta de automatización de tareas, va más allá, permitiendo a las empresas diseñar, desplegar y gestionar procesos robóticos que se «fusionan» y entremezclan con las operaciones de cualquier otro trabajador de una empresa.

Antes de entrar a ver con detalle UiPath, es esencial entender el concepto de RPA (Robotic Process Automation) y cómo se integra en la estrategia global de una empresa. La RPA permite a las organizaciones automatizar tareas simulando el comportamiento de un ser humano mediante robots de software. Para que lo veas fácil, seria programar y parametrizar robots que muevan el ratón por ti, siempre con el propósito que deseamos.

¿Qué es UiPath?

UiPath es una plataforma líder dentro de la subcategoría de automatización RPA, que ayuda cualquier tipo de empresas a configurar robots de software, conocidos como «bots», para llevar a cabo tareas repetitivas y procesos manuales. Estos bots son capaces de interactuar con diversos sistemas y aplicaciones de la misma forma en que lo haría un humano, pero con una eficiencia y precisión significativamente mayores.

Para conseguir esto, UiPath cuenta con una plataforma intuitiva y relativamente fácil de usar. Se podría decir que UiPath ha democratizado la RPA, permitiendo a usuarios sin conocimientos técnicos diseñar y desplegar automatizaciones con relativa facilidad. La visión de UiPath es sencilla, y lo han manifestado en numerosas ocasiones: acelerar la transformación digital de las empresas mediante la automatización inteligente.

Mira este video donde se explica claramente lo que es un robot de software👇

¿Para qué sirve?

UiPath sirve como herramienta de automatización de procesos con un gran recorrido dentro de diversos sectores y funciones empresariales. Aquí hay algunas áreas clave en las que UiPath brilla y destaca:

  • 🟠Automatización de tareas administrativas: UiPath permite automatizar tareas repetitivas y rutinarias como la introducción manual de datos (data entry), la gestión de emails y la administración de sistemas.

  • 🟠Marketing automation: UiPath puede ser utilizado para automatizar tareas de marketing y ventas, como la segmentación de clientes, la gestión de campañas y la analítica de datos.

  • 🟠Automatización de servicios de TI: UiPath ayuda automatizando tareas de TI, como la monitorización de sistemas, la gestión de incidencias y la administración de parches.

  • 🟠Automatización de procesos financieros: Las empresas que utilizan UiPath, pueden automatizar procesos financieros, como la conciliación de cuentas bancarias, el procesamiento de transacciones y la gestión de informes/dashboards.

La flexibilidad y la capacidad de adaptación de UiPath lo convierten en una herramienta más que interesante para cualquier empresa que busque mejorar su eficiencia operativa y reducir costes a través de la automatización.

¿Cómo funciona UiPath?

La magia detrás de esta plataforma radica en su robusta arquitectura, que permite a los usuarios crear, desplegar y gestionar robots de software con facilidad. A continuación, vamos a desglosar el funcionamiento de UiPath en varios pasos clave:

  1. Diseño: Todo comienza con un diseño de los flujos de trabajo (workflows) y procesos que se desean automatizar. Utilizando el UiPath Studio (la aplicación donde se preparan todas las automatizaciones), los usuarios pueden diseñar sus procesos de automatización mediante una interfaz visual intuitiva, o incluso mediante programación si así lo deseas.

  2. Despliegue: Una vez diseñados, los procesos se despliegan en la plataforma UiPath Orchestrator, que sirve como el centro de control para gestionar todos los robots y procesos automatizados.

  3. Ejecución: Los robots de UiPath, una vez desplegados, ejecutan estos procesos automatizados interactuando con sistemas y aplicaciones como lo haría cualquier usuario humano. Esto incluye leer y escribir en bases de datos, interactuar con aplicaciones de software, navegar por sitios web, y alguna que otra cosa más.

  4. Monitorización y análisis: UiPath Orchestrator también proporciona capacidades de monitorización y análisis para nuestras automatizaciones, permitiendo a los usuarios supervisar el desempeño de los robots, identificar problemas y optimizar los workflows para mejorar la eficiencia.

  5. Mantenimiento: Finalmente, los procesos y robots pueden ser mantenidos y actualizados según sea necesario, garantizando que la automatización siga siendo relevante y efectiva a medida que cambian los requisitos empresariales.

Además, una de las características estrella de UiPath es su capacidad para integrarse con otras plataformas y tecnologías, como la inteligencia artificial, lo que permite a las empresas idear e implementar soluciones de automatización aún más avanzadas y personalizadas.

Ventajas de usar UiPath frente a otras herramientas

En un mercado cada vez más saturado de herramientas de automatización, elegir la correcta puede ser desafiante. UiPath se ha destacado por varias razones, que lo hacen una elección preferida para muchas organizaciones. Veamos algunas de estas:

  • 👉Facilidad de Uso: UiPath cuenta con una UI intuitiva y fácil de usar. Su entorno de diseño, UiPath Studio, permite a los usuarios crear flujos de trabajo de automatización mediante técnicas de «Drag and drop», lo que lo hace accesible incluso para aquellos sin conocimientos técnicos.

  • 👉Escalabilidad: Una de las fortalezas de UiPath es su escalabilidad. Las empresas pueden idear una automatización progresiva e irse expandiendo a medida que van creciendo.

  • 👉Integración: UiPath se integra fluidamente con una amplia variedad de sistemas y aplicaciones, lo que permite a las organizaciones automatizar procesos en un entorno muy heterogéneo.

  • 👉Comunidad activa y soporte: UiPath cuenta con una importante comunidad activa y un excelente soporte técnico. Esto significa que los usuarios pueden obtener ayuda rápidamente cuando enfrentan desafíos, y también tienen acceso a numerosos recursos de aprendizaje.

  • 👉Innovación y mejora continua: UiPath continuamente innova y mejora sus productos, con actualizaciones regulares que incorporan nuevas características, manteniendo su plataforma a la vanguardia de la tecnología RPA.

  • 👉Capacidad analítica: Con UiPath Insights, cualquiera puede medir y analizar el rendimiento de sus automatizaciones, lo que es crucial para entender y calcular KPIs como el ROI y optimizar los procesos a futuro.

Estas características, sumadas a una fuerte reputación en la industria y casos de éxito más que probados, hacen de UiPath una opción muy atractiva para cualquier organización.

Desventajas de usar UiPath frente a otras herramientas

A pesar de sus muchas ventajas, UiPath no es para todo el mundo. Al compararlo con otras herramientas de automatización, hay ciertas desventajas que podrían influir en la decisión de una organización. Algunas de estas desventajas podrían ser:

  • 👉Coste elevado: UiPath no es una solución barata, especialmente para PYMES. Si bien ofrece una versión free, las características avanzadas y el soporte técnico están reservadas para los planes de pago.

  • 👉Curva de aprendizaje: Aunque UiPath es conocido por su interfaz amigable, puede requerir cierto tiempo de adaptación para algunos usuarios que son nuevos en la automatización de procesos robóticos (RPA). Sobretodo si lo comparamos con otras plataformas que pueden tener enfoques más simplificados.

  • 👉Recursos del sistema: UiPath es intensivo en términos de recursos del sistema, lo que suele resultar en un rendimiento más lento en máquinas poco potentes.

  • 👉Compatibilidad: Aunque UiPath se integra bien con muchos sistemas, puede haber casos en los que la compatibilidad con aplicaciones o sistemas específicos no sea tan sólida como con otras herramientas de RPA.

Es primordial considerar estos factores y evaluar detalladamente las necesidades y recursos de cualquier organización antes de decidirte por UiPath o cualquier otra herramienta de automatización de procesos. Comparar UiPath con otras soluciones de RPA en el mercado, como Automation Anywhere o Blue Prism, siempre es bueno, puesto que proporciona una perspectiva más clara sobre cómo se alinea cada herramienta con los objetivos y requisitos de un negocio.

Ejemplos de automatizaciones con UiPath

La versatilidad que nos da UiPath permite a las empresas automatizar una amplia gama de procesos y tareas. A continuación, vamos a ver algunos ejemplos concretos que nos demuestran cómo UiPath puede ser utilizado:

🤖 Automatización del proceso de onboarding de nuevos empleados

Un buen caso de uso para UiPath es la automatización del proceso de incorporación de nuevos empleados. Esto incluye tareas como la creación de credenciales, asignación de equipos y espacios de trabajo, y asegurar que los nuevos empleados reciban toda la información y formación necesaria para comenzar. Al automatizar este proceso, las empresas aseguran una experiencia de onboarding consistente y eficiente para nuevos empleados.

🤖 Automatización en la gestión de facturas

UiPath puede ser utilizado para automatizar el proceso de gestión de facturas, desde la recepción de facturas de los diversos proveedores, la extracción y validación de datos, hasta la aprobación y el pago de las facturas. Esto no solo revoluciona el proceso, sino que también reduce drásticamente los errores y libera a los empleados para que puedan ejercer roles más estratégicos.

🤖 Automatización de respuestas a clientes

UiPath también se utiliza para automatizar respuestas a consultas de clientes, que son comunes y repetitivas, a través de un email o chat. Los robots de UiPath pueden ser programados para reconocer preguntas frecuentes (F.A.Q.) y proporcionar respuestas precisas.

🤖 Automatización de informes

UiPath también nos vale para temas de reporting. Recopilar y compilar datos de diferentes sistemas y generar informes automáticamente es una maravilla. Esto es especialmente útil en entornos donde se requiere una monitorización y análisis constante de rendimiento, y donde la generación manual de informes puede ser una tarea que consume excesivo tiempo.

Precios y planes de UiPath

UiPath ofrece 3 planes de precios que se adaptan a diferentes necesidades y tamaños de empresas. Veamos:

  • ◾Plan free: Como en muchos Saas, cuenta con una versión gratuita pero muy limitada para que pruebes el producto y explores su plataforma. Con este plan ya tienes acceso al área personal de desarrollo y las capacidades atendidas. También tienes ejecuciones de automatización individuales ilimitadas, herramientas para diseñar automatizaciones individuales y acceso a algunas integraciones preconstruidas.

  • ◾Plan pro: Este plan está diseñado para departamentos o empresas más pequeñas y comienza desde $420 al mes. Incluye robots para ejecución remota y en demanda, herramientas avanzadas de diseño de automatización y productos adicionales para una integración y colaboración fluida entre personas y robots.

  • ◾Plan enterprise: El plan Enterprise ya permite una gestión, despliegue y optimización eficiente de la automatización a escala empresarial, junto con una variedad de herramientas y capacidades adicionales para apoyar en el diseño, desarrollo y ejecución de cualquier automatización. También incluye integraciones preconstruidas de alta calidad con muchos productos populares​ del mercado. Este plan es bastante flexible en términos de despliegue, permitiendo a las empresas elegir entre la nube de UiPath, una nube dedicada, o una solución en las propias instalaciones (on premise), junto con paquetes de soporte para satisfacer cualquier necesidad.

Imagen con los distintos planes y precios de la herramienta de automatización de procesos UiPath
UiPath pricing

Te dejo también por aquí la página del pricing de UiPath para que puedas ver sus precios actualizados.

Conclusión y opinión personal sobre UiPath

Tras este análisis concienzudo y en detalle de UiPath, su funcionamiento, ventajas, desventajas, y algunos casos de uso, parece evidente que UiPath se ha ganado un lugar privilegiado en el mundo de la automatización de procesos robóticos (RPA).

En mi humilde opinión, la flexibilidad que ofrece UiPath en términos de diseño y despliegue de procesos automatizados es un gran activo a tener en cuenta. Además, su constante innovación y reciente integración de IA en su plataforma la hacen posicionarse como un claro referente de la tecnología RPA. Sin embargo, no parece una opción viable para PYMES o empresas que sean novatas en cuanto automatización se refiere, para eso, existen otras plataformas con enfoques mucho más simples.

Espero que te haya gustado el análisis de UiPath y nos leemos en el siguiente post o en mi newsletter, que te dejo por aquí abajo.

Abrazos!

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David González
David González
Experto en automatización de procesos y tareas. Desarrollo soluciones integrales de automatización y business intelligence. En los últimos años, he transformado la productividad de multitud de empresas que buscaban ser más eficientes y productivas.
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