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Qué es un sistema ERP y para qué sirve

Portad del articulo ¿Qué es un ERP? del Blog de David González, experto en automatización.
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En un entorno empresarial cada vez más y más competitivo, cualquier empresa busca de algún modo u otro ser siempre más eficiente y productiva. Y es aquí donde entra en juego los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), el «caballo de batalla» detrás de las operaciones diarias de una empresa, sin hablar de tamaños o sectores. Estos sistemas son el mismísimo epicentro de la transformación digital, ya que permiten la integración de los procesos de negocio y facilitan muchísimo el flujo de información entre todas las áreas funcionales dentro de cualquier empresa.

Adoptar un ERP es bastante más que instalar un mero software, es una estrategia integral de gestión que debe alterar y modificar hasta las mismas raíces, la forma en que una empresa opera y se posiciona en su mercado. Por lo tanto, podemos decir que entender un ERP y cómo puede servir a los intereses de una empresa, es crucial para cualquier proyecto empresarial que busque optimizar sus procesos, alcanzar la buscada «excelencia operativa» y crear una ventaja competitiva en esta era de automatización e Inteligencia Artificial generativa. Veamos en profundidad la estructura, funcionamiento y el valor que aportan los ERPs a las organizaciones modernas.

¿Qué es un sistema ERP?


Un ERP, o Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés, es una plataforma de software integrada, generalmente en la nube, que gestiona y automatiza muchas de las prácticas de negocio asociadas con las operaciones o la producción de una empresa.


Esta solución tecnológica actúa como una columna vertebral digital que conecta diferentes departamentos de una organización, desde contabilidad y recursos humanos hasta producción y logística, lo que va a permitir una circulación fluida de datos y la centralización en un solo sitio de toda la información.

La verdadera esencia de un ERP reside en su capacidad para centralizar las principales funciones de un negocio, proporcionando una fuente única y coherente de verdad que ayuda a mejorar el proceso decisional. Además, los sistemas ERP modernos siempre ofrecen una adaptabilidad importante y escalabilidad para proporcionar tranquilidad si el negocio crece, lo que significa que estos sistemas pueden crecer y evolucionar junto a la empresa, integrando nuevos procesos de negocio y agregando funcionalidades según convenga.

Te dejo por aquí un video que explica perfectamente lo qué es un ERP 👇

¿Qué es un ERP?

¿Para qué sirve un ERP?

El propósito principal de un ERP es mejorar eso con lo que siempre estoy dando la tabarra, la eficiencia de las operaciones dentro una empresa. Al integrar todos los sistemas que operan en diferentes silos, un ERP bien implementado elimina duplicidades y errores, y facilita un entorno de trabajo más ágil y coordinado. Esto no solo va a mejorar de una manera notable la productividad, sino que también proporciona información vital acerca del rendimiento de la empresa, lo que es extremadamente importante para una planificación y gestión efectivas.

Desde un punto de vista estrictamente operativo, un ERP ayuda mucho con todo el tema de estandarizar los procesos de negocio, lo que mejora la eficiencia y consistencia. En términos estratégicos, los datos analíticos e informes generados por el ERP sirven para proporcionar insights que ayudan con la toma de decisiones.

Módulos de un ERP

Los sistemas ERP generalmente se componen de diferentes módulos donde encontramos las diferentes áreas funcionales de una empresa. Cada módulo se centra en ese aspecto específico de la operación de la empresa y, al implementarse de manera conjunta, crean una red interconectada que permite un flujo de trabajo mucho más eficiente y una visión integral de las operaciones. Vamos a ver algunos de los módulos más importantes que suelen traer los ERPs.

Financiero

El módulo financiero es uno de los pilares más importantes dentro de cualquier ERP. Este módulo maneja todas las funciones relacionadas con los activos y las finanzas de la empresa, como la facturación, la contabilidad general, cuentas a pagar, cuentas a cobrar, presupuestos y gestión de activos. Es muy importante para mantener una contabilidad precisa y para proporcionar información financiera que apoye las decisiones empresariales estratégicas de una empresa.

Inventario

Otro componente esencial es el módulo de gestión para inventarios, que analiza el estado de nuestro inventario en tiempo real. Este módulo, pensado sobre todo para empresas industriales, ayuda a controlar existencias, gestionar órdenes de compra y de venta, hacer previsiones de demanda, y asegurar una gestión de almacén lo más eficiente posible. La optimización del inventario reduce costes y mejora la satisfacción del cliente, así que se trata de un modulo imprescindible para cierto tipo de empresas.

Producción

El módulo de producción se encarga de gestionar los procesos de fabricación de una compañía, desde la planificación hasta la misma producción. Este módulo es crucial para toda empresas de manufactura ya que les ayuda con la planificación de la producción, control de operaciones en planta, gestión de listas de materiales y aseguramiento de la calidad del producto. La eficiencia en la producción lleva consigo un aumento en la productividad y una reducción de tiempos de inactividad que resulta muy beneficioso para las empresas.

RRHH

Otro modulo muy importante es el módulo de recursos humanos, que administra todo lo relativo al capital humano de la empresa. Desde la atracción de talento hasta la jubilación de los seniors, este módulo incluye secciones como la gestión del rendimiento, nóminas, beneficios de empleado, gestión del tiempo y análisis de la fuerza laboral. Al centralizar la información del personal, las empresas son capaces de gestionar mejor sus recursos humanos, lo que es fundamental para cualquier organización que aspire a crecer y retener talento.

Marketing

Un módulo de marketing en un sistema ERP o un CRM integrado es una herramienta «core» que centraliza y automatiza todas las actividades relacionadas con el marketing. Su objetivo es gestionar campañas, leads y oportunidades de venta de la manera más eficiente posible. Este módulo suele incluir funcionalidades para segmentar clientes potenciales, planificar campañas multicanal, analizar la efectividad de los esfuerzos de marketing y gestionar el presupuesto de esta área.

Además, permite a los equipos de marketing y ventas colaborar estrechamente, podríamos decir que aportando una visión completa del cliente a través del seguimiento de sus interacciones y el análisis de comportamientos. Al integrar estas funciones directamente en el ERP o CRM, las empresas se aseguran una alineación estratégica entre las operaciones de marketing y los objetivos comerciales más amplios.

Interfaz del ERP SAP

Beneficios de implementar un sistema ERP

La implementación de un ERP tiene que ser un cambio transformador para una empresa. Estos sistemas ofrecen múltiples beneficios que van a optimizar la gestión e impulsar el crecimiento. Algunos de estos beneficios abarcan desde mejoras operativas hasta ventajas competitivas estratégicas. Vamos a ver cuatro beneficios clave que las organizaciones pueden esperar al adoptar un sistema ERP.

Mejora de la eficiencia operativa

El primer beneficio, y uno de los más evidentes que podemos nombrar, es la mejora que se produce en la eficiencia operativa. Un ERP ayuda a reducir la redundancia en nuestros datos y muchas veces, la necesidad de ingresar información manualmente en diversas áreas, lo que ayuda a reducir la posibilidad de errores. La simplificación de estas tareas ayuda y permite a los empleados centrarse en trabajos de alto valor añadido, ayudando a impulsar la productividad general de la empresa.

Esta eficiencia operativa que conseguimos se puede incluso mejorar aún más si adaptamos nuestros ERPs para que funcionen correctamente con herramientas de automatización como Power Automate, que llevan el termino eficiencia a otro nivel cuando las usamos adecuadamente.

Fuente única de verdad

Otra ventaja a destacar es la integración de toda esa valiosa información empresarial que genera una empresa. Con un ERP, centralizamos esta operativa y toda (o la mayor parte) de los datos están almacenados en un único repositorio. Esto nos ayuda de una manera importante en la toma de decisiones, además de mejorar la capacidad de respuesta ante cambios en nuestro entorno competitivo o desafíos operativos.

Customer service

Mejorar y optimizar el servicio al cliente es otro beneficio que debemos mencionar cuando disponemos de un ERP. Al disponer de acceso a información precisa y real sobre pedidos, inventario y entregas, cualquier empresa va a responder más rápido a las consultas de un cliente y podrá garantizar una mejor experiencia, lo que se suele traducir en una lealtad mayor por parte del cliente, con su consecuente incremento de ventas.

Escalabilidad

Por ultimo, no podemos dejar de mencionar el concepto de escalabilidad que dentro de un ERP, es una característica fundamental. A medida que cualquier empresa crece, es normal que las operaciones vayan ganando en complejidad, por eso, es crucial que el ERP pueda adaptarse a estas nuevas condiciones, añadiendo usuarios, funcionalidades o módulos, lo que permitirá que la infraestructura IT de la empresa evolucione al mismo ritmo que las potentes ambiciones de negocio.

Cómo elegir el sistema ERP adecuado para tu empresa

Seleccionar un ERP es una decisión de tremenda importancia para cualquier compañía, por todas las implicaciones que tiene, ya que va a influir en la eficiencia y el éxito de un negocio a largo plazo. Para hacer una buena elección, conviene considerar varios factores que harán que el sistema se alinee con las necesidades y los objetivos específicos de la empresa.

Un primer paso es analizar exhaustivamente los procesos de negocio que rigen la empresa y las necesidades actuales que se han detectado. Esto supone comprender las operaciones que acontecen en el día a día, los cuellos de botella y los «pain points» que un ERP podría resolver. Además, es crucial tener una visión «largoplacista», pensando en cómo estos procesos pueden escalar o modificarse a futuro y cómo el sistema ERP podría evolucionar y adaptarse a esos cambios.

Después, debemos tener en cuenta la capacidad de integración que tiene ese ERP que escojamos. Hoy en día, el sistema elegido tiene ser capaz de integrarse sin problemas con las herramientas y sistemas que utilizamos en nuestra operación (muy importante) o con aquellos que tengamos en mente adquirir en el futuro. Una bases solidas de integración ayudan a minimizar la disrupción durante esta transición y facilita la unificación de los datos a través de todas las plataformas.

Integración de plataformas con un ERP

Otro factor importante a considerar es la usabilidad. Un ERP debe ser intuitivo y fácil de usar para cualquier usuario, desde el «management» hasta el personal operativo. Esta usabilidad va a impactar en la rapidez con la que se adopte el sistema por parte de la empresa y en la efectividad del cambio organizacional que conlleva.

Finalmente, pero no menos importante, una buena fiabilidad y un soporte eficaz por parte del proveedor del ERP, son aspectos muy a tener en cuenta. Investigar las credenciales del proveedor, su reputación en la industria que operemos, la calidad de su soporte y los servicios post-venta, garantizará un respaldo necesario para el éxito de su sistema ERP.

Cómo implementar un ERP correctamente

Implementar un ERP entero es una tarea compleja y multidisciplinar que, bien ejecutada, puede conducir a una verdadera transformación empresarial. El proceso de implementación es muy metódico y tiene que estar bien organizado y planificado. A continuación, te cuento algunos pasos esenciales para una implementación efectiva de un ERP.

1️⃣ Planifica hasta el último detalle

El primer paso es tener una planificación detallada. Esta fase inicial es crítica y establece las bases para el proyecto. Incluye la creación de equipos de trabajo cohesionados, la definición de objetivos claros y realistas, la asignación de recursos y la creación de un plan de proyecto con plazos marcados. Es también importante que la planificación incluya estrategias de gestión del cambio para abordar la adaptación de todo el personal a la nueva tecnología.

2️⃣ Configura y personaliza todo lo que puedas

El segundo paso es la configuración y personalización del ERP. Esta fase involucra ajustar el sistema ERP para que se «adapte» a los procesos de negocio específicos de la empresa, y no al revés. Es vital encontrar un equilibrio entre la personalización y el uso de las funcionalidades estándar del ERP para evitar complejidades y futuros problemas de mantenimiento.

3️⃣ Pruebas, pruebas y más pruebas

El tercer paso se centra en la prueba y validación. Antes del lanzamiento, el sistema tiene que someterse a diferentes pruebas exhaustivas para asegurar que todas las funcionalidades están funcionan según lo previsto. Las pruebas deben incluir escenarios del mundo real y datos ficticios para validar la funcionalidad del sistema, la precisión de la información y la eficiencia de los flujos de trabajo.

4️⃣ Soporte y mejora continua

Para terminar con los pasos, hablemos sobre la puesta en marcha y el soporte. Después de una formación adecuada de los equipos, el sistema ERP empieza a funcionar y es cuando surgen los problemas e imprevistos. El soporte es esencial en estas etapas iniciales para resolver cualquier problema técnico que pueda surgir y para ayudar a los usuarios a acostumbrarse al nuevo sistema de trabajo. Una comunicación abierta y un soporte proactivo pueden marcar grandes diferencias en la adaptación del usuario.

El futuro del ERP: tendencias y avances tecnológicos

Un ERP es algo que por su propia naturaleza esta en constante evolución, adaptándose a nuevas tendencias y avances tecnológicos que respondan a las cambiantes necesidades de las empresas. Al mirar hacia el futuro, es posible anticipar algunas tendencias que darán forma a la próxima generación de sistemas ERP (IA, Automatización,…) asegurando que continúen proporcionando valor a las empresas.

Una de las tendencias más prometedoras es la integración de la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático en los sistemas ERP. Esto va a permitir a las empresas no solo automatizar tareas, sino también obtener insights tanto predictivos como prescriptivos que hagan mucha más sencilla la toma de decisiones en el entorno empresarial.

Otra tendencia es el uso creciente de la nube, que proporciona flexibilidad, escalabilidad y colaboración eficiente. Los ERPs basados en la nube o «cloud» son cada vez más populares debido a su accesibilidad y a la reducción del coste total de propiedad. Esto permite a PYMES beneficiarse de soluciones que antes estaban reservadas para grandes corporates.

La movilidad empresarial es otra tendencia en alza, con esto me refiero a la necesidad de muchos trabajadores de acceder a los sistemas ERP en cualquier momento y desde cualquier lugar. La capacidad de trabajar remotamente y en diferentes dispositivos es una expectativa estándar en el «modern workplace».

Por último, la sostenibilidad también está empezando a influir en el desarrollo de los actuales ERPs. Las características y funcionalidades que ayudan a las empresas a medir y gestionar su impacto en el medio ambiente se está convirtiendo en una parte importante dentro del «offering» de los ERP, alineándose con las crecientes y exigentes demandas regulatorias.

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David González
David González
Experto en automatización de procesos y tareas. Desarrollo soluciones integrales de automatización y business intelligence. En los últimos años, he transformado la productividad de multitud de empresas que buscaban ser más eficientes y productivas.
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