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¿Qué es RPA y para que sirve?

Portada del articulo de Blog de David González sobre ¿Qué es RPA? La Automatización Robótica de Procesos
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La automatización robótica de procesos (RPA) es un concepto que puede sonar extraño de primeras y ser desconocido para muchos, pero la realidad es que esta revolucionando la forma en que las empresas automatizan sus procesos. La era de la automatización de procesos es una realidad innegable ya, y entender cómo se utiliza el RPA puede ser un factor crucial y diferenciador para una organización.

Tener bien definida la estrategia de automatización no solo nos va a ayudar a agilizar procesos sino que permite redistribuir recursos hacia tareas de mayor valor estratégico, algo fundamental hoy en día. La implementación de RPA implica utilizar «robots de software» que emulan e integran las acciones humanas dentro de cualquier sistema digital, ahora entraremos en detalle sobre esto.

Por otra parte, las posibilidades que nos ofrece esta tecnología RPA son enormes, no solo mejora la productividad, sino que también optimiza la calidad del dato y ofrece un muy jugoso retorno sobre la inversión (ROI). En este artículo te cuento todo lo que necesitas saber para entender cómo funciona el RPA, su importancia en el entorno empresarial actual y sus beneficios.

¿Qué es RPA?

Importante👇

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) se refiere al uso de software para automatizar tareas repetitivas y rutinarias que normalmente realizan las personas manualmente. Estas herramientas de software, también conocidas como robots o ‘bots’, pueden emular las acciones humanas en herramientas y programas muy variados.


Con RPA, las organizaciones pueden manejar procesos con grandes volúmenes de información con alta precisión y eficiencia. El RPA permite automatizar tareas como el «data entry», el «web scrapping» o la generación de informes.

Importancia de RPA en el mundo actual

La importancia de RPA en el entorno empresarial esta creciendo exponencialmente, y más que se espera que crezca en los próximos años. A medida que las organizaciones se dan cuenta de la necesidad de ser eficientes, en todo su significado, el RPA ofrece una solución viable y eficaz.

Además, el RPA debe jugar un rol crucial en la transformación digital de cualquier empresa, automatizando procesos manuales, permite a la plantilla poner el foco en actividades de mayor valor agregado, como la parte estratégica, donde realmente destaca la capacidad humana.

En muchos casos, el uso de RPA también contribuye a una mayor satisfacción laboral. Los empleados son liberados de esas infernales tareas que nadie quiere hacer y pueden dedicar su tiempo a proyectos que requieren creatividad e innovación.

Atención a como va a crecer el mercado del RPA para los próximos años, se espera que pase de unos 5MM$ actuales, a más de 23MM$ para 2030, es decir que tenemos una tecnología en pleno crecimiento en la que merece la pena invertir 👇

¿Cómo funciona RPA?

Principios básicos del RPA

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) se basa en el uso de robots o bots de software que simulan las acciones de un humano en las interfaces de aplicaciones y sistemas informáticos. Estos robots están diseñados para interactuar con sistemas, datos y flujos de trabajo, lo cual lo convierte en una tecnología muy interesante para automatizar procesos empresariales.

Los principios básicos del RPA incluyen la capacidad de ejecutar transacciones predefinidas, interactuar con sistemas IT y trabajar de manera ininterrumpida para mejorar la eficiencia y reducir los errores.

Componentes clave de RPA

El ecosistema RPA se compone de varios componentes esenciales que permiten un funcionamiento fino. Uno de los componentes principales es la plataforma de diseño y desarrollo donde se crean estos flujos automatizados operados por los bots.

Además, siempre hay un componente de control y orquestación que monitoriza la implementación y la ejecución de los robots en entornos de producción. Este componente garantiza que los bots funcionen de acuerdo con los estándares que deseemos establecer.

Tipos de robots en RPA

Robots atendidos
Los robots atendidos están diseñados para trabajar de manera conjunta con las personas, son un complemento. Generalmente, se activan bajo demanda para asistir en tareas específicas que requieren necesariamente intervención humana. Estos bots son muy útiles en áreas como atención al cliente, donde el bot puede proporcionar información o completar tareas mientras el trabajador se encuentra interactuando con el cliente.
Robots no atendidos
Los robots no atendidos funcionan de manera autónoma e independiente, sin la necesidad de la intervención de una persona una vez que están programados y configurados. Estos bots ejecutan procesos en segundo plano, lo que los hace ideales para tareas repetitivas y de gran volumen como el procesamiento de datos, gestión de inventarios o facturación.
Robots híbridos
Los robots híbridos combinan características tanto de robots atendidos como no atendidos. Esto significa que pueden intervenir en procesos de manera autónoma, pero también solicitan la intervención humana siempre que sea necesaria. Son útiles en entornos donde se necesita una combinación de trabajo manual y automatizado para maximizar la eficiencia y reducir los tiempos de procesamiento.


Herramientas de RPA en el mercado de automatización

Power Automate logo

Power Automate

Características principales

Power Automate es la herramienta de automatización de procesos dentro del entorno Microsoft. Como te puedes imaginar, destaca por su integración con toda la suite de productos de Microsfot, permitiendo a las empresas conectar sus aplicaciones de una manera muy sencilla. Entre sus características, incluye la capacidad de crear flujos de escritorio para hacer RPA mediante un editor visual fácil de usar.

Planes y precios

Power Automate tiene varios planes disponibles en lo que RPA se refiere, en función de si los flujos que vas a desarrollar se ejecutarán en modo atendido o desatendido.

Con su plan Power Automate Premium, que ronda los 14€/mes puedes ejecutar flujos de escritorio en modo atendido, mientras que si deseamos ejecutarlos en modo desatendido, necesitamos contratar un bot, con un precio de unos 200€ al mes.

UiPath logo

UiPath

Características principales

UiPath es mundialmente reconocido por ser una de las empresas pioneras en esto del RPA. Ofrece una plataforma robusta para automatización RPA, con herramientas tanto para desarrolladores como para usuarios de negocios. Su capacidad para integrarse con numerosas aplicaciones y servicios, junto con su poderoso motor de inteligencia artificial que vienen promocionando fuerte, lo convierten en una opción muy sólida.

Planes y precios

UiPath presenta una estructura de precios versátil que incluye un plan comunitario gratuito para desarrolladores individuales y pequeñas empresas. Para implementaciones empresariales, tienen el plan Pro desde los 400€ mensuales por licencias RPA individuales hasta el plan empresarial, con precios personalizados basados en el volumen y la escala de la implementación.

Automation Anywhere logo

Automation Anywhere

Características principales

Automation Anywhere se enfoca en una experiencia centrada en lo cloud y ofrece una plataforma de RPA altamente escalable. Sus funcionalidades abarcan desde la automatización de procesos complejos hasta herramientas de análisis avanzadas y bots cognitivos capaces de aprender con el tiempo, facilitando así la mejora continua de nuestros procesos.

Planes y precios

El precio de Automation Anywhere varía significativamente dependiendo del alcance y las necesidades específicas. Los precios pueden comenzar alrededor de los 750€ mensuales en su Cloud Starter Pack para configuraciones básicas y escalar a paquetes empresariales personalizados. También ofrecen una prueba gratuita para evaluaciones iniciales.

Blue Prism logo

Blue Prism

Características principales

Blue Prism es ideal para organizaciones que requieren soluciones de RPA robustas y a gran escala. Ofrece bots digitales inteligentes y herramientas de orquestación y gobernanza avanzadas. Es conocido por su enfoque en la seguridad y cumplimiento normativo, aspectos esenciales para empresas de sectores altamente regulados.

Planes y precios

Blue Prism adopta una estrategia de precios flexibles con opciones de licencias según el consumo y las necesidades y para cada caso los precios suelen ser personalizados. Además, ofrecen demos y planes de prueba bajo solicitud.

Beneficios de implementar RPA en una empresa

Mejora de eficiencia

Uno de los beneficios más destacados de implementar RPA en una empresa es que proporciona una mejora significativa en la eficiencia de las operaciones de la empresa. Los robots están disponibles para trabajar las 24 horas del día, lo que permite un proceso robusto, continuo y consistente. Esto implica una reducción considerable del tiempo necesario para completar esas tareas repetitivas.

Flecha que representa la mejora de eficiencia

Disminución de errores

El segundo beneficio notable es la disminución en la tasa de errores en la información. Las tareas manuales leven un componente inherente de errores, especialmente cuando son repetitivas y monótonas. Al implementar RPA, estos errores desaparecen, ya que los robots siguen reglas predefinidas con gran precisión, lo que garantiza unos resultados perfectos.

Disminución de errores

Ahorro de costes

Otro beneficio que hay que destacar es el ahorro en costes operativos. Aunque la implementación de estos robots de RPA puede requerir una inversión inicial, los ahorros a largo plazo suelen ser muy significativos. Los robots pueden gestionar tareas que antes necesitaban intervención humana, permitiendo que el personal ponga foco en actividades de mayor valor añadido para el negocio.

Ahorro de costes

Escalabilidad

Finalmente, RPA permite una escalabilidad rápida y sencilla. A medida que crecen las necesidades del negocio, es posible ajustar y expandir la capacidad de estos robots. Esto resulta especialmente práctico para empresas en plena expansión y crecimiento que requieren una flexibilidad operativa importante.

Escalabilidad

Digital Process Automation [DPA] vs Robotic Process Automation [RPA]

RPA 🤖
Robotic Process Automation

Como vengo diciendo en este articulo, la RPA utiliza software que emula las acciones humanas en interfaces digitales. Esta tecnología permite la automatización de tareas repetitivas, donde el robot realiza interacciones exactamente como lo haría un usuario.

Ventajas de RPA
  • Implementación rápida.
    Los robots pueden configurarse rápidamente para interactuar con aplicaciones existentes.

  • Interacción con sistemas legacy.
    No es necesario cambiar sistemas desfasados, los robots pueden operarlos de la misma manera que los humanos.

  • Reducción de errores.
    Minimiza la tasa de errores operativos en tareas repetitivas.

Limitaciones de RPA
  • Mayor coste para escalar en comparación con DPA.

  • Posibles problemas de compatibilidad con aplicaciones futuras.

DPA 🤖
Digital process automation

Lo que llamamos DPA se basa en el uso de APIs para automatizar procesos digitales. En lugar de interactuar directamente con una interfaz de usuario, la automatización se integra directamente a nivel de sistema mediante programación.

Ventajas de DPA:
  • Integración directa.
    Ofrece una integración más sólida y directa entre diferentes sistemas.

  • Escalabilidad.
    Facilita la escalabilidad y gestión de procesos complejos.

  • Flexibilidad.
    Permite adaptarse rápidamente a cambios tecnológicos y actualizar procesos de manera más ágil.

Desventajas de DPA:
  • Requiere habilidades técnicas avanzadas para implementar y gestionar las APIs.

  • Demanda una inversión inicial más alta en desarrollo.

Casos de uso del RPA

Finanzas y contabilidad 🤑

La automatización robótica de procesos ha demostrado ser altamente efectiva en el área de finanzas y contabilidad. Este sector, habitualmente necesita gestionar grandes volúmenes de datos y tareas repetitivas, por eso, encuentra en el RPA una solución práctica para optimizar operaciones.

Entre los usos más comunes en esta área se encuentran la automatización de la contabilidad general, los procesos relacionados con cuentas por pagar y por cobrar, así como toda la gestión de reporting e informes financieros.

Recursos humanos 👪

En el campo de la gestión de personas, el RPA ofrece múltiples ventajas. La gestión de empleados y candidatos involucra una serie de procesos burocráticos que pueden deshumanizar la relación empresa-trabajador, y en esto, RPA puede ser de gran ayuda. Desde la recolección y revisión de CVs hasta la programación de entrevistas, los bots pueden lidiar con estas tareas, permitiendo a recruiters concentrarse en dar un buen trato personal a sus usuarios.

Además, el RPA es útil en la automatización de tareas administrativas, como la incorporación de nuevos empleados, la gestión de nóminas y la monitorización del cumplimiento de normativas.

Atención al cliente 🙂

El RPA puede mejorar la atención al cliente siempre que permita una interacción más rápida y eficiente. Con la integración de chatbots y otros sistemas automatizados, las empresas son capaces de proporcionar respuestas mucho más rápidas a consultas comunes, lo que claramente mejora la experiencia del usuario.

Además, este tipo de bots se encargan de la recopilación de información relevante del cliente para facilitársela a las personas, reduciendo el tiempo de espera y personalizando esta atención. Estas sinergias entre bots y humanos resultan en una mejora nada despreciable de la satisfacción del cliente y la fidelización.

IT y gestión del dato 💻

En el ámbito de IT y la gestión de información empresarial, el RPA puede ser una herramienta de incalculable valor. Automatizar, por ejemplo, tareas como la creación de cuentas de usuario, la configuración de sistemas o la creación de «backups», ayuda a liberar a los equipos de IT de tareas predecibles y repetitivas.

El RPA también juega un papel crucial en la gestión de grandes volúmenes de datos, asegurando su exactitud y consistencia. Al automatizar procesos como el de recolección, procesamiento y análisis de datos, las empresas pueden obtener insights más precisos y mejor ajustados a las necesidades de una organización moderna.

Limitaciones y desafíos de RPA

Implementaciones 🟠

La implementación de Robotic Process Automation (RPA) es un proceso en el cual debemos ser conscientes de las dificultades que podrían presentarse. Aunque por lo general, una implementación con RPA puede hacerse de manera fluida y rápida, va a depender en gran parte de las herramientas con las que interactúen los bots. Es crucial que las empresas comprendan bien los procesos que desean automatizar y posean una infraestructura tecnológica robusta y moderna.

A medida que aumentan la cantidad y complejidad de los procesos a automatizar, la infraestructura debe estar en capacidad de gestionar dichas cargas, tanto en términos de rendimiento como de almacenamiento.

Resistencia al cambio 🟡

Un obstáculo común al implementar RPA es la resistencia de los empleados. Los trabajadores pueden sentir ineguridad laboral al pensar que los robots reemplazaran sus trabajos. Para contrarrestar esto, es esencial una buena labor de formación a los empleados sobre los beneficios de RPA y como pueden ayudarles en sus tareas.

Además, es fundamental destacar cómo la automatización puede ayudarles a ser mejores empleados, siempre teniendo en cuenta la perspectiva de que estos bots son un complemento muy beneficioso para todas las partes.

Mantenimiento y actualización de los robots 🟠

Una vez implementado, el sistema RPA necesita un mantenimiento y actualización continua. A medida que evolucionan los procesos de negocio y se actualizan los sistemas con los que interactúa, los robots también requieren ajustes.

Además, si los robots no se actualizan adecuadamente, se corre el riesgo de sufrir errores operativos, lo que es sumamente importante una buena planificación y gestión de errores que mitigue estas incertidumbres.

Consideraciones éticas y de seguridad 🔴

Con la implementación de RPA, surgen desafíos éticos y de seguridad. Por un lado, es crucial asegurar que los robots no ejecuten tareas que pudieran infringir la privacidad de datos o cualquier normativa regulatoria vigente.

Por otro lado, cuando desarrollamos sistemas de RPA, es necesario tener muy en cuenta la seguridad de la información que vayamos a gestionar, aplicando siempre buenas prácticas que minimicen cualquier riesgo de perdida o extravío de información.

Futuro del RPA

Tendencias emergentes en RPA

El futuro del RPA esta prometiendo transformaciones significativas en la manera en que las empresas operan, esto ya es una realidad.

Entre las tendencias emergentes, destacar el auge del RPA híbrido, que combina bots asistidos y no asistidos, está cambiando muchas dinámicas laborales. Esta combinación permite una colaboración más estrecha humano-robot, con el objetivo de maximizar la eficiencia.

Impacto de la Inteligencia Artificial en RPA

La inteligencia artificial (IA) está redefiniendo casi todo en el mundo profesional actual, y en el RPA no es diferente. La combinación de IA y RPA permite a los bots manejar tareas más complejas que anteriormente requerían intervención humana. Los algoritmos de aprendizaje automático capacitan a los bots para interpretar datos y aprender de ellos.

Además, las tecnologías de procesamiento de lenguaje natural (PLN) están facilitando una comunicación más eficaz entre los bots y los usuarios finales, por lo que la mayoría de plataformas de RPA están incorporando IA para ofrecer más funcionalidades.

RPA en la Transformación Digital

El RPA debe jugar un papel protagonista en la transformación digital de las empresas. Automatizar procesos repetitivos permite al recurso humano un enfoque estratégico de mayor valor agregado.

La incorporación de RPA en el marco digital facilita la migración hacia un modelo de trabajo basado en datos, ayudando a mejorar la precisión y velocidad de los procesos. Además, proporciona la flexibilidad necesaria para adaptarse rápidamente a cambios del mercado y nuevas demandas.

En resumen, podríamos decir que el RPA está en el centro de la revolución digital, transformando radicalmente las operaciones para hacerlas más ágiles que nunca.

Cómo comenzar con RPA en tu empresa

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Evaluación de necesidades

El primer paso para implementar la Automatización Robótica de Procesos (RPA) es realizar una evaluación profunda de las necesidades vigentes. Debes identificar qué procesos dentro de tu empresa son candidatos para este tipo de automatización. Analiza qué tareas son repetitivas, consume mucho tiempo y presentan margen de error.

Involucrar a los responsables de los distintos departamentos es una estrategia inteligente. Ellos tienen un conocimiento importante de las tareas y pueden ayudar a detectar dónde el RPA puede tener mayor impacto.

Selección de la herramienta adecuada

Existen diversas herramientas de RPA en el mercado, tal y como hemos comentado antes, por eso, es esencial elegir la que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.

Realizar un análisis comparativo de funcionalidades es una genial idea, para contrastar facilidades de integración, escalabilidad y, por supuesto, precios.

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Diseño e implementación de los procesos

Una vez elegida la herramienta, el siguiente paso es el diseño de los procesos a automatizar. Este diseño debe incluir un flujo claro y detallado de cada tarea. Debes asegurarte de que los pasos a seguir están bien definidos para que el robot pueda ejecutarlos correctamente.

En esta etapa, se pueden realizar pruebas piloto para garantizar que todo funcione como se espera y realizar ajustes según sea necesario. La implementación es recomendable que se haga por fases para controlar y ajustar cada una de ellas si fuese necesario.

Formación y gestión del cambio

La transición hacia el uso de RPA conlleva cambios importantes en la forma de trabajar del personal. Es fundamental llevar a cabo una buena gestión del cambio. Implementa programas de formación específicos para empleados, mostrándoles cómo utilizar la nueva herramienta y programas de adaptación a los nuevos procesos.

La gestión del cambio también implica comunicar claramente los beneficios y ventajas que RPA traerá a la empresa, para obtener el compromiso y colaboración de todo el mundo.

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Medición y optimización de resultados

Finalmente, es imperial medir los resultados de la implementación de RPA. Esto incluye monitorizar la eficiencia, precisión y reducción de costes en las áreas automatizadas. Las métricas deben ser revisadas regularmente para identificar oportunidades de mejora.

La automatización no es algo estático; se deben hacer ajustes continuos para optimizar los procesos y aprovechar al máximo las capacidades de RPA.


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David González
David González
Experto en automatización de procesos y tareas. Desarrollo soluciones integrales de automatización y business intelligence. En los últimos años, he transformado la productividad de multitud de empresas que buscaban ser más eficientes y productivas.
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