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¿Qué es Power Automate y
para qué puedes utilizarlo?

Portada para el articulo ¿Qué es Power Automate y para qué puedes utilizarlo? del blog de automatización de David González.
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El tema que nos trae hoy por aquí es uno que me encanta, que me apasiona. Y no es otro que el análisis de una de las herramientas de automatización de tareas punteras en el mercado, hablamos de Power Automate.

A lo largo de este articulo exploraremos en detalle esta poderosa herramienta que puede revolucionar tu negocio, ya seas un emprendedor buscando formas de optimizar tu negocio, un experto en marketing automation ávido de las últimas novedades, o simplemente alguien curioso por conocer las últimas tendencias en tecnología y automatización.

¿Qué es Power Automate?

Power Automate es la herramienta diseñada por Microsoft para que empieces a automatizar procesos empresariales y tareas repetitivas, antes se llamaba Flow, pero desde Noviembre de 2019 se quedo como Power Automate.

Se trata de una plataforma desarrollada con el objetivo de mejorar nuestra productividad, optimizando los procesos que componen nuestros negocios. Como hemos comentado, ha sido desarrollada por Microsoft, incluida en su ecosistema de aplicaciones de bajo código («low-code») Power Platform. De sobra sabemos que Micrososft es una de las empresas punteras en cuanto tema tecnológico se refiere, por lo que de automatización saben un rato.

Pero dejando un poco de lado la definición técnica, imagina disponer de un asistente virtual que se encarga de realizar todas esas tareas que tanta pereza nos dan y que tenemos que repetirlas una y otra vez, consumiendo nuestro tiempo y energía.

Piensa en esa sensación que tienes cuando finalmente decides organizar el armario que lleva siendo un caos durante meses. Pues bien, Power Automate hace algo similar, pero con tus procesos de negocio, poniendo orden en el caos y creando flujos de trabajo que disparan tu productividad.

Desde su lanzamiento en el 2016, la herramienta ha estado en constante evolución, ofreciendo a los usuarios una forma simple pero innovadora de abordar la automatización de procesos. Gracias a su capacidad para integrarse con una amplia gama de aplicaciones y servicios, Power Automate se ha convertido en una especie de navaja suiza para cualquier negocio digital, facilitando la vida de profesionales de multitud de sectores.

¿Para qué sirve Microsoft Power Automate?

¿Para que sirve Power Automate?, ¿Qué puede aportar a mi negocio?
Son preguntas que recibo habitualmente y que tienen todo el sentido del mundo hacérselas, asi que vamos a tratar de responderlas.

Te voy a dar dos respuestas: la corta y la no tan corta, tu decides luego con cual quedarte 😀

Respuesta corta (y no técnica): Power Automate sirve para hacerte la vida más fácil, para que tu negocio sea mejor y más robusto. También para que tú, como persona, puedas dedicar más tiempo a tareas de alto valor añadido.

Respuesta no tan corta (y técnica): Power Automate facilita la integración y comunicación entre diferentes aplicaciones y servicios, mediante flujos de trabajos automatizados. La plataforma esta pensada para automatizar todas aquellas tareas que requieren un componente manual importante, y esta pensada para desarrollar sus flujos sin apenas código (con matices). Con Power Automate también podemos desarrollar aplicaciones y soluciones completas de automatización.

Un buen ejemplo de para que sirve Power Automate podría ser la automatización del proceso de bienvenida de nuevos suscriptores a tu newsletter, asegurándote de que cada nuevo suscriptor reciba un mensaje de bienvenida cálido y personalizado. Esta automatización es un clásico dentro del Marketing automation y podemos realizarla sencillamente con Microsoft Power Automate.

En las siguientes secciones, exploraremos algunos ejemplos prácticos donde podrás ver mejor todo el potencial de esta maravillosa herramienta de automatización de procesos.

Tareas que puedes automatizar con Power Automate

Con Power Automate, las posibilidades de automatización son casi infinitas. Te permite crear soluciones personalizadas para optimizar una amplia variedad de tareas y procesos, ahorrando tiempo y reduciendo el margen de error. Exploremos algunos de los ejemplos más comunes en cualquier negocio y que puedes llevar a un nuevo nivel de eficiencia con Power Automate.

🦾Gestión de bandeja de entrada

Tener tu inbox con cientos de correos sin leer ya no es una excusa. Power Automate se integra perfectamente con Outlook para que puedas gestionar y organizar todos tus emails de manera automática. Podemos crear flujos de trabajo que clasifiquen y archiven los correos electrónicos según su contenido, remitente, y muchas otras características que van más allá de las simples reglase nativas de Outlook. Así, resulta sumamente fácil mantener la bandeja de entrada organizada y bien limpia.

🦾Marketing Automation

En el ámbito del marketing automation, Power Automate puede ser uno de tus mejores aliado. Puedes integrar Power Automate con muchas aplicaciones y servicios proveedores de soluciones de marketing para realizar acciones 100% personalizadas entre estas y tus aplicaciones dentro del entorno Microsoft. Puedes empezar a automatizar tus redes sociales, email marketing, por supuesto, el CRM…

🦾Onboarding de clientes y empleados

Este es un caso de uso que me encanta, podemos configurar flujos automatizados que, tras registrar un nuevo cliente o un empleado, automáticamente envíe un correo de bienvenida personalizado, cree una cuenta de usuario en tu sistema, y asigne tareas iniciales a otros departamentos. Además, puedes automatizar la creación y asignación de recursos y materiales de formación, así como establecer recordatorios y seguimientos automáticos. Utilizando Power Automate para tus onboardings, no solo aceleraras el proceso, sino que también asegurará que cada nuevo individuo reciba una experiencia consistente.

🦾Reporting

Si eres de los que manejan una gran cantidad de datos, sin duda este caso de uso te viene de perlas, y sino también, porque el reporting es una de esas cosas que si o si tenemos que tener automatizado. Con Power Automate, puedes automatizar la creación de informes diarios, semanales o mensuales, recopilando datos de diferentes orígenes y presentándolos en un formato accesible y fácil de interpretar. Esto no solo te va ahorras una cantidad enorme de tiempo, sino que te garantiza que siempre tengas a mano datos actualizados y relevantes para poder tomar las mejores decisiones que tu negocio requiere.

Obviamente estos son solo algunos de los muchos casos de uso con los que una herramienta de automatización de tareas como Power Automate puede ayudarnos.

¿Cómo funciona Power Automate?

Ahora que ya tenemos una idea de qué es Power Automate y todo lo que puedes lograr con él, es momento de adentrarnos un poco más en su funcionamiento y descubrir cómo esta herramienta de Microsoft puede transformarse en el epicentro de tus estrategias de automatización.

Vamos allá!

Introducción

Lo primero que tenemos que tener claro es que Power Automate es parte de algo más grande, de la Power Platform (Power BI, Power Apps, Power Automate, Power Virtual Agents y Power Pages). Todas ellas son herramientas «low code» pensadas para que puedas hacer cualquier cosa, prácticamente sin escribir nada de código. Además, la Power Platform se caracteriza por un lema con el que me identifico mucho y que me encanta «Hacer más con menos».

Power Automate es una piedra angular en esta estrategia de Microsoft y su enfoque como super herramienta de automatización de procesos, permite que sea una aplicación imprescindible en nuestro stack si trabajamos dentro de la suite de productos de Microsoft.

Conceptos básicos

Flujos de trabajo

En Power Automate, los flujos de trabajo son la esencia de la automatización. Existen distintos tipos de flujos👇

Imagen explicativa de los diferentes tipos de flujos que podemos crear en Power Automate.
Flujos de trabajo en Power Automate.

Conectores

Los conectores son uno de los elementos más importante dentro de Power Automate. Facilitan la comunicación entre diferentes aplicaciones y servicios. Gracias a ellos, es posible crear flujos de trabajo que integran distintas herramientas, aprovechando las APIs para unir servicios que, a primera vista, podrían parecer incompatibles.

Soluciones

Las soluciones en Power Automate son contenedores que agrupan, flujos, aplicaciones y conectores, entre otros elementos, permitiendo una mejor organización y gestión de las automatizaciones que creas, facilitando así su implementación, su distribución dentro de una organización y su mantenimiento en el tiempo.

Power Automate Cloud vs Power Automate Desktop

Power Automate Cloud

Power Automate Cloud es la versión basada en la nube de esta herramienta, permitiendo a los usuarios crear, administrar y ejecutar flujos de trabajo en un entorno totalmente online, lo que facilita el acceso desde cualquier lugar y dispositivo, garantizando una operatividad continua y segura.

Para poder automatizar en la Nube, necesitamos API’s, que no es otra cosa que la interfaz que permite la comunicación entre distintas herramientas.

Power Automate Desktop

Con Power Automate Desktop, podemos automatizar todas esas tareas que no podemos mediante flujos en la nube. Utilizando la tecnologia RPA (Robotic Process Automation) que imita los comportamientos de una persona, podemos automatizar cualquier cosa sin necesidad de que la aplicación que queremos conectar disponga de una API.

Flujo desarrollado con Power Automate Desktop

Ventajas de usar Power Automate

Si estás en el camino de digitalizar y optimizar los procesos de tu negocio o tu vida personal, es probable que te estés preguntando qué beneficios puedes obtener del uso de una herramienta de automatización de tareas como Power Automate.

Aquí te dejo algunas de las más relevantes 💙

  1. Automatizar tareas repetitivas: Power Automate permite crear flujos de trabajo que automatizan tareas rutinarias y repetitivas, ahorrando tiempo y reduciendo el riesgo de errores humanos.

  2. Integración con otras aplicaciones de Microsoft: Como es obvio, al ser parte de Microsoft, Power Automate se integra de manera fluida con otras aplicaciones de su entorno, como Office 365, Azure, SharePoint y Dynamics 365, facilitando la creación de soluciones automatizadas que trabajan de forma conjunta con estas herramientas.

  3. Conexión con una amplia variedad de servicios: Además de las aplicaciones de Microsoft, Power Automate también ofrece conectores para una amplia variedad de servicios de terceros, lo que permite crear flujos de trabajo que integran diferentes aplicaciones y servicios fuera del ecosistema de aplicaciones de Microsoft.

  4. Desarrollo rápido y económico: Power Automate ofrece una interfaz gráfica que facilita la creación de flujos de trabajo sin necesidad de escribir código, lo que permite un desarrollo rápido, económico y accesible para usuarios no técnicos.

  5. Mejora de la eficiencia operativa: Al automatizar tareas y procesos, las organizaciones pueden mejorar su eficiencia operativa, permitiendo que los empleados se centren en tareas más estratégicas y de mayor valor.

  6. Acceso móvil: Power Automate ofrece aplicaciones móviles que permiten acceder y gestionar los flujos de trabajo desde dispositivos móviles, lo que facilita la automatización en movimiento.

  7. Plataforma todo en uno: Power Automate ofrece tanto versión web como de escritorio, lo que permite ofrecer una solución de automatización completa, pudiendo aplicar técnicas de Robotic Process Automation (RPA) a las automatizaciones.

Desventajas de usar Power Automate

Pero como no todo es de color de rosa, nunca lo es, me parece justo y necesario conocer las desventajas que puede presentar esta herramienta. Veamos algunos aspectos en los que Power Automate podría mejorar.

  1. Curva de aprendizaje: Aunque Power Automate ofrece una gran cantidad de plantillas que facilitan el inicio en la plataforma y las automatizaciones más básicas son bastante sencillas de implementar, los usuarios nuevos pueden enfrentarse a una curva de aprendizaje bastante pronunciada, especialmente cuando se trata de flujos más complejos con lógicas avanzadas.

  2. Limitaciones en conectores gratuitos: Los conectores premium ofrecen una gama más amplia de funciones y conexiones, lo que significa que para aprovechar al máximo la herramienta, a menudo necesitarás acceder a los servicios de pago.

  3. Dependencia de la plataforma de Microsoft: Si bien facilita la integración con otros servicios de Microsoft, puede presentar barreras para integrarse de manera óptima con plataformas de terceros, además, cuenta con menos integraciones prestablecidas que otras soluciones en el mercado.

  4. Dificultades con flujos complejos: Cuando los flujos de trabajo se vuelven muy complejos, suelen surgir problemas de rendimiento y errores que requieren tiempo y conocimientos técnicos avanzados para resolverse.

Si bien estos obstáculos pueden presentarse, quiero destacar que la comunidad de Power Automate es muy activa y está en constante crecimiento. Encontrarás foros, blogs y tutoriales que pueden ayudarte a resolver dudas y sacar el máximo provecho a esta poderosa herramienta de automatización de procesos.

Precios y planes de Power Automate

Al llegar a este punto de nuestro recorrido, es importante detenernos a hablar de uno de los aspectos más importantes: EL PRICING!

A continuación te dejo una tabla resumen con los planes que ofrece Power Automate y sus principales características.

Pricing Microsoft Power Automate.

Mi opinión personal, con la versión Premium de Power Automate que tengo contratada tengo suficiente, ofrece muchas posibilidades de automatización y una amplia variedad de conectores. Otra historia es entrar en los complementos que son realmente caros y están pensados para grandes corporates principalmente.

Conclusión

Es el momento de hacer balance de todo lo que hemos visto y tratar de valorar si es la opción más adecuada para nuestro negocio. Si hay algo que he aprendido en mi uso casi diario de Power Automate, es que esta herramienta tiene el potencial de transformar la manera en que hacemos negocios y los gestionamos. La eficiencia, la optimización y la innovación están al alcance de nuestras manos, esperando a que aprovechemos todo el poder que Power Automate tiene para implementar.

Así que, ya sea que estés dando tus primeros pasos en el mundo de la automatización de procesos, o que seas un veterano en busca de nuevas oportunidades para optimizar tus operaciones, Power Automate se presenta como una herramienta robusta y flexible que puede adaptarse a una amplia gama de necesidades y objetivos.

Espero que te haya podido brindar una perspectiva más clara y enriquecedora sobre lo que Power Automate puede hacer por ti.

También puede ser interesante que compares Power Automate con otras herramientas, por ejemplo aquí tienes una comparación: Power Automate vs Make

Nos leemos 🦾🦾

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David González
David González
Experto en automatización de procesos y tareas. Desarrollo soluciones integrales de automatización y business intelligence. En los últimos años, he transformado la productividad de multitud de autónomos y PYMES que buscan una nueva manera de trabajar y hacer las cosas.
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