Hace ya tiempo que la Inteligencia artificial ha revolucionado la forma en que interactuamos con la tecnología, y aunque es algo muy nuevo, cada vez lo es menos. Y eso es bueno, bueno e importante, ya que nos indica que su adopción es cada vez mayor. De hecho, en un estudio sobre IA Generativa llevado a cabo por Mckinsey aseguraba que el 40% de los encuestados tenían pensado aumentar su inversión en tecnologías relacionadas con la Inteligencia Artificial.
La IA nos esta ofreciendo nuevas herramientas para mejorar nuestra eficiencia y productividad en multitud de áreas de nuestras vidas profesionales. Entre las empresas pioneras en la aplicación de IA, Microsoft se esta destacando por integrar estas innovaciones en sus productos y servicios, y una de las últimas incorporaciones en su gama de soluciones es el gran Microsoft Copilot, una avanzada herramienta de Inteligencia Artificial diseñada para ser nuestro copiloto en el entorno laboral.
Copilot ha sido concebido no solo como un mero complemento para aliviar ciertas tareas administrativas, sino más bien como un aliado estratégico que nos ayuda a potenciar el desempeño y creatividad dentro de cualquier equipo de trabajo. Gracias a sus múltiples integraciones con diferentes servicios y herramientas de su propio ecosistema, desde Microsoft 365 hasta Power Platform o los servicios de Azure, Copilot facilita la accesibilidad y colaboración entre miembros del equipo.
El objetivo de este artículo es proporcionarte una guía detallada y comprensible sobre qué es y lo qué puede llegar a ser Microsoft Copilot, cómo puede beneficiar a cualquier empresa que decida adoptarlo y cuáles son sus casos de uso más interesantes.
¿Qué es Microsoft Copilot?
Microsoft Copilot es una herramienta avanzada de Inteligencia Artificial desarrollada para ayudar a los usuarios a maximizar su productividad. Utiliza diferentes modelos de lenguaje (LLM), contenido en Microsoft Graph y las aplicaciones de Microsoft 365 para proporcionar asistencia inteligente en tiempo real.
Con Microsoft Copilot, podemos interpretar, anticipar y ejecutar tareas utilizando lenguaje natural, ofreciendo a los usuarios la posibilidad de interactuar con sus aplicaciones de una manera que seguramente pienses que es «magia». Desde tareas como la redacción de correos electrónicos hasta la creación de documentos o el análisis de datos, Copilot se posiciona como un asistente personal que promete multiplicar nuestras capacidades y potenciar tanto la creatividad como la productividad en la oficina.
Aprovechando toda la infraestructura en la nube que Microsoft ha estado desarrollando en los últimos años, este sistema de Inteligencia Artificial ofrece una experiencia de usuario (UX) que se adapta y personaliza según el contexto en el que nos movamos. Su habilidad para aprender de las interacciones abre un nuevo horizonte que aún esta por explorar lo que puede llegar a ofrecernos.
Principales características de Microsoft Copilot
Veamos ahora algunas de las funcionalidades mas importantes que hacen de Microsoft Copilot una herramienta excepcional y única. Desde su capacidad para comprender el lenguaje natural pasando por la automatización de tareas, Copilot está diseñado para adaptarse al trabajo en equipo. Además, su aprendizaje continuado y la integración con todo el entorno de Microsoft 365 lo convierten en un super-asistente super-inteligente.
Estas son solo algunas de las principales características con la que cuenta Microsoft Copilot hoy en día, pero la realidad es que esta tecnología se encuentra en pleno desarrollo y recurrentemente Microsoft actualiza el producto e introduce nuevas funcionalidades, por lo que nos conviene estar al tanto de las ultimas novedades que se van anunciado, ya que en cuestión de pocos meses podríamos habernos quedado totalmente fuera de juego si no estamos al dia.
Beneficios de usar Microsoft Copilot en tu empresa
Implementar un asistente de Inteligencia Artificial como Microsoft Copilot en tu empresa siempre va a ser una decisión estratégica importante que busque mejorar la productividad y eficiencia del personal. Ya hemos comentado por encima que tecnologías como la Inteligencia Artificial Generativa o el aprendizaje automático han evolucionado muchísimo en los últimos meses, hasta el punto de contar con capacidades como la optimización de tareas de oficina o la asistencia en tiempo real para una mejor toma de decisiones. Vamos a ver algunos de los principales beneficios.
Aumento de la productividad
Uno de los beneficios más evidentes de empezar a usar Microsoft Copilot es el aumento de la productividad. Actúa como un «real time assistant», proporcionando en cada interacción sugerencias y accesos rápidos a documentos y aplicaciones del ecosistema Microsoft. Esto permite a sus usuarios no tener que navegar constantemente a esas aplicaciones o documentos, sino que es accesible desde el propio Copilot.
Además, Copilot se encuentra integrado perfectamente dentro de las herramientas de Microsoft 365, lo que garantiza que se pueda aprovechar al máximo las capacidades de cada aplicación sin necesidad de cambiar entre múltiples plataformas.
Mejora en la toma de decisiones
La «Inteligencia» de Copilot te va a permitir analizar información de manera rápida y precisa. Esto facilita tomar decisiones basada en datos. Contar con «informes» en tiempo real y recomendaciones inteligentes que pueden cambiar drásticamente la forma tu forma de afrontar nuevas estrategias empresariales.
Copilot no solo proporciona datos o información, también cuenta con la capacidad de ofrecer contextos y perspectivas que pueden ser clave para identificar oportunidades y mitigar riesgos. Esto resulta especialmente útil para líderes que necesitan reaccionar rápidamente a nuevas tendencias del mercado, y en consecuencia, ajustar sus estrategias con una base sólida de información recurrente.
Integración con herramientas del día a día
Microsoft Copilot está diseñado para integrarse perfectamente con otras herramientas de la suite, como Excel, Word, Power Point, Teams u otras herramientas de la Power Platform. Esta integración nativa de Copilot en estas herramientas permite un flujo de trabajo más coherente. Más adelante, en los casos de uso, veremos como sacarle el máximo partido a estas integraciones, que sin duda, nos aportan el beneficio de potenciar nuestra faceta más creativita y también a ser más eficientes como empresa.
Al trabajar en un entorno que ya se conoce y al que se esta acostumbrado, cualquier usuario que empiece a experimentar con Copilot, notará una menor curva de aprendizaje, lo que va a mejorar mucho su experiencia de usuario y también su adopción.
Optimización de costes operativos
La implementación de herramientas de Inteligencia Artificial en general, y Microsoft Copilot en particular, debe reducir significativamente los costes operativos de una empresa a largo plazo. Las organizaciones pueden optimizar su fuerza de trabajo, sabiendo que los empleados pueden dedicarse a tareas más estratégicas mientras Copilot asiste en actividades más rutinarias y tediosas. También cabe destacar como se puede reducir el tiempo y los recursos necesarios para completar todo tipo de proyectos.
Otro factor que contribuye a la reducción de coste es la disminución de errores que experimentará el equipo, pues Copilot proporciona asistencia en tiempo real, lo que minimiza las equivocaciones y fallos, y podemos traducir en una mayor rentabilidad general para la empresa.
Escalabilidad y flexibilidad
Otro aspecto crucial es la flexibilidad que ofrece Microsoft Copilot. Esta solución es adaptable según las necesidades específicas de cada negocio, facilitando crecer sin fricciones. La capacidad de ajustar y personalizar ciertas funciones hace que sea más sencillo expandir o reducir operaciones de una forma eficiente.
Es también destacable, la capacidad de escalar que ofrece, ya que permite que organizaciones de todos los tamaños, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones, puedan implementar Copilot sin comprometer su rendimiento ni sus cuentas de Perdidas y Ganancias.
Casos de uso con Microsoft Copilot
Casos de uso con Microsoft Teams 
Copilot se integra perfectamente en Microsoft Teams, de hecho se añade como una conversación más con la que podemos interactuar. Hay que decir que son múltiples las acciones o prompts que le podemos lanzar, veamos que le podemos pedir a Copilot en Teams:
Preguntar por reuniones futuras o eventos específicos, por ejemplo: «¿Cuándo es mi próxima reunión con David Gonzalez?»
Consultar las últimas novedades, resúmenes de correos o actualizaciones relevantes organizadas por persona o tema.
Solicitar ideas para diferentes actividades o situaciones, como un evento de creación de equipo en remoto.
Pedir a Copilot que nos recuerde los próximos eventos o tareas pendientes, como: «¿Qué tengo el lunes a las 15:00?»
Sugerir temas o preguntas que sirvan para iniciar una discusión o análisis retrospectivo con los compañeros.
Preguntar a Copilot en qué tareas o correos electrónicos recibidos la semana pasada debemos centrarnos para priorizar el trabajo.
De hecho, para este ultimo punto, realizar un seguimiento de tareas, tengo que decir que Copilot lo hace excepcionalmente bien. A la vuelta de mis vacaciones en Septiembre, una lista de tareas y correos inundaba mi Outlook por lo que decidí pedirle ayuda a Copilot, le pedí que me ayudará a ponerme al día, haciendo un resumen de los temas mas urgentes y ordenándolos por prioridad. Y el resultado es el que puedes ver en la imagen, un listado perfectamente ordenado de los correos y tareas más importantes que recibí durante mis vacaciones.
Casos de uso con Microsoft Outlook
Outlook es uno de los grandes beneficiados de la llegada de Copilot, la experiencia en la gestión de nuestro correo electrónico mejora significativamente con nuestro querido asistente de IA, de hecho con Outlook tenemos 2 casos de uso que me gustan especialmente.
- La asistencia en la redacción y respuesta de correos electrónicos
Copilot facilita la creación de correos electrónicos al ofrecer sugerencias inteligentes basadas en el contexto del mensaje. Puedes indicarle el tipo de correo que necesitas redactar, como una felicitación, una solicitud de información o una respuesta formal. Copilot también puede adaptar el tono y el contenido a tu estilo de comunicación, algo increíble.
- Resumen de conversación o hilos extensos de correos
Cuando recibes largas cadenas de correos o hilos de conversación, Copilot puede generar un resumen ofreciendo solo los puntos más relevantes de la conversación, lo que te permite ponerte al día rápidamente sin tener que leer absolutamente todo el contenido.
Casos de uso con Microsoft Excel
Por supuesto que también Copilot se integra a las mil maravillas con nuestro querido Microsoft Excel, ayudándonos a mejorar nuestras capacidades analíticas con esta herramienta. A continuación, veamos algunas de las acciones o prompts que puedes solicitar a Copilot en Excel:
Copilot puede sugerir automáticamente fórmulas basada en los datos disponibles. Ideal para esas fórmulas endiabladas e interminables con cálculos complejos que requieren de mucho tiempo de creación.
Otra opción interesantísima de analítica es pedirle a Copilot que resuma tus datos mediante gráficos o tablas dinámicas.
También podemos resaltar celdas automáticamente en función de criterios predefinidos, como resaltar valores incompletos o fuera de rangos específicos.
Y por supuesto podemos realizar consultas avanzadas, como por ejemplo, preguntar cómo sumar valores basados en criterios específicos u otro tipo de cuestiones fuera de lo que ya hemos mencionado.
Casos de uso con Microsoft Word
Copilot nos puede ayudar mucho con nuestros documentos de Microsoft Word, ofreciendo funcionalidades que optimizan la productividad y facilitan la creación de contenido de calidad. A continuación, vamos a explorar algunas de las acciones o prompts que puedes solicitar a Copilot en Word:
Copilot puede ayudarte a crear borradores de texto basados en un esquema o idea general que le proporciones. También podemos referenciar otros documentos que tengamos para darle un contexto más amplio. Solo necesitas describir lo que te gustaría escribir, y Copilot generará un primer borrador para que lo revises y ajustes.
Pídele a Copilot que resuma un documento, destacando sus puntos clave o sintetizando grandes cantidades de información en secciones más manejables. Por ejemplo, puedes pedirle que resuma un documento en los tres principales puntos clave del texto.
Copilot también puede ayudarte a formatear correctamente tus documentos, ya sea resaltando secciones importantes, formateando títulos o ajustando estilos para garantizar que el documento tenga un aspecto profesional.
Realiza preguntas específicas sobre cómo mejorar el texto, como por ejemplo, cómo reescribir una sección o cómo mejorar la estructura del documento para hacerlo más claro y efectivo.
Otra opción interesante es solicitar a Copilot que revise el texto en busca de errores gramaticales, ortográficos o de estilo. También puede sugerir mejoras en la redacción o en la coherencia del texto.
Casos de uso con Microsoft Power Point
Copilot es una aliado ideal de Microsoft PowerPoint, ofreciendo asistencia para crear, organizar y mejorar presentaciones. A continuación, algunos de las cosas más interesantes que puedes probar con Copilot en PowerPoint
A partir de documentos ya existentes, Copilot puede generar automáticamente una presentación de PowerPoint, extrayendo la información más relevante y organizándola en diapositivas.
Copilot puede resumir el contenido de una presentación larga, destacando los puntos clave y facilitando la revisión o la presentación de ideas.
Puedes hacer preguntas específicas sobre cómo mejorar la presentación, solicitar sugerencias para optimizar las diapositivas o ajustar el contenido para diferentes audiencias.
Copilot puede ayudarte a reorganizar las diapositivas de una presentación, sugiriendo una estructura más coherente y clara, o ajustando el orden según la narrativa que prefieras.
Microsoft Copilot + Automatización de procesos
Añadirle a Microsoft Copilot capacidades de automatización puede abrir muchísimas fronteras en el ámbito empresarial. Este asistente está diseñado para funcionar como un asistente avanzado. Hasta el momento, no ejecuta acciones por sí mismo, pero cuando se abra esta ventana, Copilot podrá ejecutar todo tipo de procesos y tareas de forma automatizada.
Copilot viene a reforzar la labor que lleva años desempeñando Microsoft Power Automate, con la creación de flujos de trabajo automatizados que pueden abarcar desde procesos simples hasta algunos realmente complejos. Esta posibilidad nos brindará a los usuarios la capacidad de desencadenar acciones automatizadas basadas en condiciones específicas que se den en nuestras conversaciones con Copilot, simplificando considerablemente la administración de muchos procesos.
Interacción fluida entre usuarios y procesos automatizados
La integración entre Copilot y Power Automate permite sinergias únicas en ambas plataformas. A través de comandos naturales, los usuarios podremos activar procesos complejos sin necesidad de conocimientos avanzados de programación. Este enfoque transformará cómo se gestionan las tareas cotidianas y cómo se optimizan los recursos.
Pero esta integración también funciona en la otra dirección, dentro de Power Automate, podremos aprovecharnos de las capacidades de Copilot para crear y mejorar nuestros workflows, de hecho es una opción que ya tenemos disponible en la versión web.
Retos y oportunidades
Aunque las posibilidades son realmente inmensas, es fundamental tener en cuenta que la automatización inteligente (Automatización + IA) no siempre es un proceso sencillo. La implementación de flujos de trabajo automatizados, con la asistencia de Copilot, requiere de una planificación bien cuidada para identificar los puntos críticos donde esa automatización nos puede aportar más valor.
En este sentido, uno de los mayores desafíos será balancear la automatización con la supervisión humana, garantizando que los procesos sigan siendo eficientes pero sin perder de vista el control y la seguridad que tan importante es.
Cómo empezar a usar Copilot
Verificar los requisitos y suscripciones
Antes de empezar, asegúrate de que tu organización cumpla con los requisitos previos para utilizar Copilot. Los usuarios deben tener una licencia base compatible, como Microsoft 365 E3, E5, o versiones educativas como Microsoft 365 A3 o A5.
Si tu suscripción no incluye Copilot, puedes comprar las licencias adicionales desde el Centro de administración de Microsoft 365 o a través de partners de Microsoft. Asegúrate también de tener una cuenta de OneDrive activa, ya que muchas características de Copilot dependen de la capacidad de guardar y compartir archivos.
Optimizar la búsqueda y la seguridad
Para que Copilot funcione de una manera óptima, es importante que optimices el contenido y los datos de tu organización para la búsqueda de aplicaciones de Microsoft 365. Revisa las políticas de seguridad en SharePoint y Microsoft Graph para garantizar que los datos se gestionen siempre de manera segura.
Configura las etiquetas de confidencialidad y las directivas de privacidad necesarias para que Copilot acceda a la información relevante sin comprometer la seguridad de cualquier dato. Esto es crucial si tu organización maneja información sensible o confidencial.
Actualizar aplicaciones y canales
Copilot está disponible en aplicaciones de Microsoft 365 como Word, Excel, PowerPoint y Teams. Para usar todas las funcionalidades, mantén actualizadas tus aplicaciones y selecciona un canal de actualización adecuado, como el Canal actual o el Canal empresarial mensual.
Si deseas probar las últimas funciones de Copilot antes de su lanzamiento general, puedes optar por un canal de vista previa como el Canal actual (versión preliminar) o el Canal beta.
Aprovisionar y asignar licencias
Una vez que las aplicaciones y canales están actualizados, es momento de asignar las licencias de Copilot. Esto se puede hacer a través del Centro de administración de Microsoft 365 para usuarios individuales o mediante el Centro de administración de Azure para asignaciones masivas.
También puedes usar PowerShell para asignar licencias a grupos específicos. Una vez que las licencias estén asignadas, los usuarios podrán empezar a utilizar Copilot dentro de las aplicaciones de Microsoft 365.
Monitorizar la adopción y optimizar
Una vez que Copilot esté implementado, es fundamental monitorizar activamente su adopción y uso en la organización. El Panel de Microsoft Copilot en Viva Insights te permite seguir de cerca la adopción, medir su impacto y obtener opiniones de los usuarios.
Utiliza esta información para ajustar las configuraciones, asignar más licencias si es necesario y optimizar el uso de Copilot para mejorar la productividad en toda tu organización.
Tipos de Copilot y sus precios
Microsoft Copilot (Gratis)
Esta versión de Copilot es perfecta para personas individuales y pequeñas empresas. Totalmente gratuito, está integrado en aplicaciones de Windows como Edge y Bing, permitiendo a los usuarios realizar tareas generativas directamente desde el sistema operativo.
- Acceso a aplicaciones básicas de Windows
- Integración con Bing y Edge
- Gratis para usuarios individuales y PYMEs
Copilot Pro
Copilot Pro es para usuarios avanzados que necesitan acceso prioritario a la IA de GPT-4 Turbo. Ofrece capacidades adicionales como Image Creator de Designer, ideal para quienes trabajan con Microsoft 365 Personal y Family.
- Acceso prioritario a GPT-4 Turbo
- Incluye Image Creator de Designer
- Soporte para Microsoft 365 Personal y Family
Copilot para Microsoft 365
Copilot para Microsoft 365 ofrece integración completa con aplicaciones como Word, Excel, PowerPoint y Teams. Perfecto para grandes empresas, incluye Microsoft 365 Chat y ofrece seguridad de nivel empresarial, asegurando la privacidad y protección de los datos.
- Integración con Word, Excel, Teams y más
- Microsoft 365 Chat con IA
- Seguridad de nivel empresarial
Preguntas frecuentes sobre Microsoft Copilot
¿Qué es Microsoft Copilot?
Microsoft Copilot es un asistente de Inteligencia Artificial que utiliza modelos de lenguaje avanzados para ayudar a los usuarios a generar respuestas, crear contenido y ser más eficientes en su trabajo. Está disponible en múltiples plataformas, como Bing, Edge, y las aplicaciones de Microsoft 365, como Word y Excel.
¿Qué licencias de Microsoft 365 incluyen protección de datos comerciales en Copilot?
Las licencias que incluyen protección de datos comerciales sin coste adicional son Microsoft 365 E3, E5, F1, F3, Business Standard, Business Premium y Basic, así como Office 365 E1, E3 y E5. También está disponible para estudiantes y profesores con licencias A1, A3 o A5.
¿Dónde está disponible Microsoft Copilot?
Copilot está disponible en más de 160 regiones, pero no está disponible en China (excepto Hong Kong, Macao y Taiwán) ni en Rusia. Sin embargo, se admiten los idiomas chino simplificado y ruso.
¿Copilot comparte información con OpenAI?
No, Microsoft gestiona y procesa todos los datos de chat de Copilot de manera interna. Los datos no se comparten con OpenAI ni se utilizan para entrenar sus modelos de lenguaje.
¿Puedo usar Copilot con cualquier navegador?
Sí, Copilot admite navegadores como Microsoft Edge (escritorio y móvil), Chrome, Firefox y Safari, entre otros.
¿Cuál es la diferencia entre Microsoft Copilot y Copilot para Microsoft 365?
Microsoft Copilot utiliza datos de la web pública a través de Bing, mientras que Copilot para Microsoft 365 accede a los datos empresariales de Microsoft 365 Graph. Esto permite que la versión para Microsoft 365 trabaje con documentos, correos y otros datos específicos de la organización.
No olvides que esto avanza muy rápido, esta información puede quedar desactualizada muy pronto. Mantente al día.
