La gestión documental es uno de esos pilares fundamentales para cualquier organización que desea realmente ser eficiente. Esta práctica, también conocida como gestión de documentos, no esta limitada simplemente a la acumulación y almacenamiento de papeles y documentos digitales. Por el contrario, tiene que ver con una serie de procesos estratégicos que tienen como objetivo central la creación, captura, almacenamiento, y distribución eficaz de toda la información crítica para un negocio.
Si tenemos en cuenta el estudio que llevó a cabo AIIM (Association for Intelligent Information Management), de media un trabajador se pasa entre el 5% y 15% de su tiempo leyendo información, pero hasta el 50% buscando esa información en concreto. Es indudable que con este panorama, donde el volumen de información ha crecido y seguirá creciendo de manera exponencial, implementar un buen sistema de gestión documental se ha vuelto más relevante que nunca. Este dato no hace más que subrayar la importancia de adoptar herramientas y sistemas que nos faciliten este proceso.
A medida que cualquier empresa crece, se vuelve necesario contar con mecanismos que permitan no solo un acceso rápido y seguro a la información, sino también el cumplimiento de ciertas normativas y leyes como la protección de datos sensibles.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental se refiere a un conjunto de prácticas destinadas a administrar, almacenar, y recuperar documentos de forma eficiente. Este proceso es clave para cualquier organización, ya que facilita la accesibilidad y seguridad de la información.
Implementar una buen sistema gestión documental asegura que los datos estén correctamente organizados y disponibles para cuando se necesiten. Desde documentos legales hasta cualquier tipo de fichero interno, la gestión documental optimiza la búsqueda y uso de estos recursos.
Los sistemas de gestión documental (SGD) son herramientas diseñadas específicamente para gestionar grandes volúmenes de información. Estos sistemas, además de almacenar documentos, también controlan su flujo y acceso, lo que ayuda a garantizar que estén siempre a buen recaudo.
Beneficios de documentar procesos
Procesos más eficientes
Documentar los procesos de tu empresa tiene un efecto muy importante en la eficiencia. Al tener un proceso detallado, cada persona que necesite consultar esa documentación, puede perfectamente saber qué hacer en cada situación sin tener que depender constantemente de terceros para recibir orientación.
Esto, indudablemente reduce el tiempo invertido en consultas innecesarias y permite a cada integrante del equipo concentrarse en su trabajo. Impepinable.
Ayuda en la resolución de problemas
Poseer una documentación detallada actúa como un salvavidas en momentos de crisis o pánico. En caso de imprevistos, tener una guía clara, siempre facilita el encontrar rápidamente la solución al problema.
Este enfoque ayuda a disminuir los errores y permite mantener unos estándares de calidad superiores. En otras palabras, es tu seguro contra cualquier desbarajuste.
Mejora de la comunicación
Otro gran beneficio es la facilidad de introducir en las dinámicas de trabajo a los nuevos empleados. Con procedimientos documentados, los nuevos integrantes van a tener mucho más fácil adaptarse al ritmo de trabajo requerido.
Esto se traduce en integraciones más eficiente y menos agotadoras para todos, permitiendo que la curva de aprendizaje sea mucho menos abrupta.
Ayuda a identificar áreas de mejora
Por si fuese poco, documentar procesos sirve para identificar áreas potenciales de mejora de manera eficaz. Al realizar un análisis de los diferentes pasos que componen un proceso, es más fácil detectar algunos cuellos de botella o dónde los procedimientos son innecesariamente complicados.
Esta perspectiva analítica facilita la implementación de estrategias de mejora continua, tan importantes hoy en día en cualquier empresa que se precie.
Cómo debemos documentar procesos en empresas
Identificar el proceso a documentar
El primer paso consiste en definir clara y muy específicamente qué proceso o actividad se desea documentar. Este paso es crucial para no «desorientarse» en el camino y asegurar que todos el mundo se encuentre en la misma sintonía. Si el proceso no está bien definido de inicio, el esfuerzo invertido será inútil. Debe haber un objetivo claro que todo el mundo pueda entender.
Recolectar la información necesaria
Una vez identificado el proceso, es importante recabar todos los datos y documentos pertinentes. Habla con todos los involucrados y obtén sus perspectivas y conocimientos, esta parte es más que importante. Documenta cada detalle para evitar malentendidos o falta de información en el futuro.
Crear un borrador del proceso
Después de recopilar toda esa información, es el momento de plasmarla en un borrador. Incluye diagramas de flujo, pasos detallados y cualquier herramienta necesaria que este involucrada en el proceso. Revisa el borrador y ajusta los detalles según sea necesario antes de avanzar al último paso.
Revisar y aprobar el documento
Finalmente, revisa el borrador con los responsables y asegúrate de que no haya errores. Una vez aprobado, distribuye el documento a todos los involucrados y asegúrate de que sea fácilmente accesible para cualquier referencia futura.
Mejor software para la gestión documental
Existen multitud de herramientas en el mercado de la gestión documental, veamos algunas de las principales que sin duda pueden ayudarte con esta labor.
SharePoint
Microsoft SharePoint es un cásico en la gestión documental, especialmente en grandes organizaciones. Su integración con Office 365 es un puntazo muy importante que facilita la colaboración en tiempo real.
Entre sus principales virtudes, destacan su robusta administración de permisos, el almacenamiento ilimitado de archivos y su potente motor de búsqueda. Además, es perfecto para la creación de intranets corporativas avanzadas.
Notion
Notion es el niño rebelde de la gestión documental. Con su interfaz super-intuitiva, puedes crear bases de datos, listas de tareas y notas muy rápidamente. Es sumamente personalizable, se adapta muy bien a distintos formas de trabajar.
Es ideal para freelancers o equipos pequeños o medianos, permite organizarse a las mil maravillas sin sentirse abrumado o sobrecargado de información. Sus «templates» te ayudan mucho al empezar, y en un abrir y cerrar de ojos, tienes ya algo funcional, con una capacidad de adaptarse inigualable.
Confluence
Si hablamos de software colaborativo, Atlassian Confluence es un peso muy pesado. Es un referente para equipos de desarrollo de software y gestión de proyectos.
Sus páginas y espacios proporcionan una estructura flexible y su capacidad para integrarse con Jira es una bendición, facilitando la sincronización de tareas y documentos.
Google Workspace
No podía faltar en esta lista Google Workspace. Esta suite de productividad tiene herramientas cloud que se conectan a la perfección. Con Drive, Docs y Sheets, tus documentos son accesibles desde cualquier lugar.
La colaboración en tiempo real es inmediata, permitiendo ediciones conjuntas y retroalimentación al momento. Su sistema de almacenamiento y la facilidad para compartir archivos es sobresaliente, por no decir su sencillez de manejo.
Preguntas frecuentes sobre Gestión Documental
¿Se puede integrar un sistema de gestión documental con otras herramientas?
La respuesta es un rotundo sí. La mayoría de estos sistemas son bastante versátiles y permiten una integración sin complicaciones con software ERP, CRM, entre otros. Esto optimiza enormemente cualquier flujo de trabajo.
¿Cómo asegura la seguridad un sistema de gestión documental?
Muy simple, implementando un cifrado avanzado para asegurar que solo las personas autorizadas accedan a los datos. Así se reduce el riesgo de filtraciones y accesos indebidos.
¿Cómo migrar datos antiguos a un sistema de gestión documental?
¿Qué sucede si quiero migrar datos antiguos a un sistema nuevo? En primer lugar, existen varias herramientas y profesionales especializados en realizar estas migraciones. Además, los sistemas de gestión documental modernos tienen funcionalidades para importar y estructurar información previa con eficiencia.
¿Es fácil utilizar un sistema de gestión documental?
La respuesta es un SÍ mayúsculo. Estos sistemas suelen estar diseñados con una interfaz amigable y muy intuitiva, haciendo que hasta alguien sin conocimientos técnicos pueda manejarlo sin problema. Además, incluyen guías y tutoriales que son tremendamente útiles.
