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Las 4 mejores herramientas
para automatizar procesos

Imagen que muestra a las 4 principales herramientas de automatización (Power Automate, Make, Zapier y UiPath) dentro de un brazo musculado en señal de su fuerza y potencia como herramientas.
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En este mundo rematadamente loco en el que vivimos actualmente, cada segundo cuenta y, cada tarea que podemos automatizar, equivale a tiempo que podemos dedicar a lo que es realmente importante [Eso lo decides tú😉].

Para conseguir esto, necesitamos software que nos ayude con la automatización, y es ahí donde entran en juego las herramientas de automatización, que es el tema que nos ocupa hoy.

Trata de imaginar el trabajo de oficina hace 50 años, donde todo se hacía manualmente, una época donde términos como «software de automatización de procesos» sonarían a ciencia ficción. Pero afortunadamente, estamos en 2023, y la tecnología ha evolucionado de maneras inimaginables, permitiendo que tanto grandes empresas como pequeños emprendedores podamos disfrutar de las ventajas que ofrecen estas herramientas para automatizar tareas manuales y repetitivas.

Desde optimizar la gestión de tu bandeja de entrada (No seas de los que tienen +1.000 mensajes sin leer 😡), hasta crear flujos de trabajo complejos que interconectan diferentes aplicaciones (Esto es la clave de todo), existen infinidad de casos de uso que puedes adaptar a tu negocio.

Así que te diré una cosa 👇

El cielo se queda corto como límite cuando se trata de automatizar procesos,
puedes conseguir lo que quieras, solo necesitas la HERRAMIENTA adecuada.


¡Vamos a por ello!

¿Cómo elegir un buen software de automatización?

Empecemos con 3 reglas de oro para no equivocarnos a la hora de seleccionar la herramienta o aplicación con la que automatizar nuestros procesos.

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🤖 Identifica tus necesidades específicas

Lo primero y más fundamental es identificar qué necesidades tenemos y queremos cubrir con una de estas herramientas de automatización. Podría ser la automatización del correo electrónico, la gestión de redes sociales, o quizás ciertas tareas dentro de la gestión de una base datos. Al igual que una receta, necesitamos saber los ingredientes exactos para conseguir el resultado perfecto, por lo que te recomiendo que te hagas un listado detallado de aquellos procesos que tienes en mente automatizar.

🤖 Investiga las características y funcionalidades

Una vez identificadas esas necesidades, es hora de investigar las diferentes características y funcionalidades que cada herramienta de automatización ofrece. Consulta y anota detalladamente las características de cada una, apunta también pros y contras, viendo cómo de bien cada herramienta se amoldaría a tu ecosistema de aplicaciones.

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🤖 Prueba antes de comprar

Finalmente, nada mejor que una prueba piloto para cerciorarnos de haber elegido la opción adecuada. Muchas herramientas para automatizar procesos ofrecen versiones de prueba por un tiempo limitado, para que puedas experimentarlas antes de tomar una decisión. Es el momento de poner a prueba todas las funciones y verificar si cumplen con lo prometido.


Si todo esto se te hace un mundo, lo mejor es que contactes con un experto que te pueda ayudar a elegir el mejor software para tus necesidades.

David González
David González
Experto en automatización de procesos y tareas.

Las 4 mejores herramientas para automatizar procesos

En esta sección, vamos a explorar en profundidad las 4 herramientas de automatización más interesantes para automatizar procesos que existen actualmente, hablamos de Power Automate, Make (Antes Integromat), Zapier y UiPath.

Comenzemos 🦾

🔵 Power Automate

Comenzamos nuestro análisis con Power Automate (Antes conocida como Flow), una herramienta para automatizar procesos desarrollada por Microsoft que hizo su debut en 2016. Se incluye dentro de la plataforma Power Platform, la suite de productos low-code de Microsoft. Desde entonces, ha ido ganando terreno en la industria gracias a su integración fluida con otros productos Microsoft y su enfoque en mejorar la eficiencia de los procesos empresariales.

Características principales

Empezando por su interfaz, Power Automate ofrece una experiencia de usuario amigable y fácil de entender, haciendo que cualquier principiante en la materia pueda desarrollar flujos simples de trabajo y automatizaciones de manera sencilla. Además, su capacidad para integrarse con una amplia gama de herramientas externas le otorga una versatilidad sorprendente.

Ventajas y desventajas

Como todo en esta vida, Power Automate tiene sus pros y contras. Entre las ventajas, destaca su integración con otras herramientas del ecosistema Microsoft (como cabría esperar) y la facilidad de uso, que permiten una curva de aprendizaje bastante suave. Sin embargo, el precio puede ser un factor limitante y la personalización puede mejorar ampliamente. En resumen, es una herramienta muy poderosa pero con un margen amplio para mejorar, principalmente utilizada por grandes corporaciones.

Tutoriales y recursos

Si decides aventurarte en el mundo de Power Automate, no vas a estar solo, y eso es muy positivo. La comunidad de usuarios de Microsoft es muy amplia y además, existen múltiples recursos educativos y documentación disponible en Microsft Learn.

Ficha resumen Microsoft Power Automate

Puedes consultar más información sobre qué es Power Automate y para que puedes utilizarlo.

🟣 Make (Integromat)

Avanzando en nuestra lista, nos encontramos con Make, antes conocida como Integromat. Este software de automatización de procesos se forjó en la República Checa y se ha ganado un lugar destacado en la industria gracias a su robusto conjunto de funcionalidades.

Características principales

La joya de la corona de Make es, sin duda, su interfaz de usuario visual que permite crear flujos de trabajo y automatizaciones relativamente complejas con bastante facilidad. Además, ofrece una gran cantidad de integraciones con otras herramientas (+1.500 conectores), facilitando la creación de soluciones automatizadas y personalizadas para cada negocio.

Ventajas y desventajas

Entre las ventajas de utilizar Make, destaca su poderosa interfaz visual y su amplio catálogo de integraciones disponibles. Cuenta con una versión gratuita muy potente para empezar a probar, aunque como es obvio, las funcionalidades más potentes están reservadas para los planes de pago. Sin embargo, la curva de aprendizaje puede ser algo complicada cuando empezamos a trabajar en automatizaciones complejas, especialmente para quienes no tienen experiencia en programas para automatizar procesos.

Tutoriales y recursos

Si decides darle una oportunidad a Make, encontrarás una gran cantidad de recursos disponibles para ayudarte en tu camino. Tienen su propia librería de documentación, donde se explica detalladamente muchas de las integraciones que tienen disponibles, facilitando la implementación de soluciones. La comunidad alrededor de Make no es tan grande como la de Microsoft, pero se encuentra creciendo a pasos agigantados.

Ficha resumen Make (Integromat)

Puedes consultar más información sobre qué es Make y para que puedes utilizarlo.

🟠 Zapier

Zapier llegó a la escena de la automatización de procesos en 2011, fundada en Columbia, es una de las herramientas de automatización que más fuerte ha irrumpido en el ecosistema. Su misión desde entonces, ha sido permitir que las empresas automatizaran de una manera simple y efectiva las tareas cotidianas, convirtiéndose en una herramienta esencial en el mundo empresarial moderno.

Características principales

El encanto de Zapier radica en su asombrosa facilidad de uso y su inmensa galería de integraciones (+6.000), permitiendo conectar una amplia variedad de aplicaciones de manera sencilla y efectiva. La creación de flujos de trabajo y automatizaciones es casi como jugar a conectar los puntos, solo que al final obtienes una operación empresarial más fluida y eficiente.

Ventajas y desventajas

Podríamos decir que usar Zapier es como tener un asistente virtual, que toma lo mejor de todas tus herramientas y las hace trabajar al unísono, sin que tengas que sudar la gota gorda. Es una excelente opción para usuarios no técnicos sin conocimiento previo de automatización. A pesar de sus múltiples integraciones, su capacidad configurar flujos de trabajo más complejos es limitada ,y además, tener tantas opciones a mano a veces puede resultar abrumador. Su versión gratuita es bastante limitada y para acceder a las funciones más avanzadas necesitarás invertir en los planes de pago, que no son precisamente baratos.

Tutoriales y recursos

Si decides unirte a Zapier, no caminarás solo en la travesía. La plataforma ha crecido mucho en los últimos años y ofrece una amplia variedad de recursos educativos y tutoriales para facilitarte el camino. Además, existen numerosas comunidades y foros donde podrás compartir experiencias y consejos con otros usuarios.

Ficha resumen Zapier

Puedes consultar más información sobre qué es Zapier y para que puedes utilizarlo.

🟠 UiPath

Por ultimo, exploraremos UiPath, que ha surgido como un verdadero lider en el software de automatización. Fundada en 2005 en Bucharest, Rumania, esta empresa ha liderado la revolución de la automatización robótica de procesos (RPA), siendo pioneros en el desarrollo de esta tecnología. A través de los años, se ha convertido en una herramienta poderosa y de confianza para cientos de organizaciones en todo el mundo.

Características principales

Con su interfaz de usuario moderna y amigable, hace que la creación de robots sea muy fácil con la tecnología de arrastrar y soltar. Pero no te dejes engañar por su simplicidad, detrás de esa interfaz se encuentra un potente motor que permite integraciones realmente complejas y flujos de trabajo sumamente sofisticados. Como ya hemos comentado, es una herramienta especialmente efectiva para la Automatización Robótica de Procesos (RPA), en lo que la compañía ha puesto mucha inversión y esfuerzo en desarrollar.

Ventajas y desventajas

Con UiPath puedes empezar a transformar los procesos empresariales más complejos en sencillas tareas, manejables por todo el mundo. Es el superhéroe que toda empresa necesita, pero incluso los héroes tienen sus desafíos. A pesar de su potente motor, su precio es elevado y no asequible para cualquier PYME, además su uso no es sencillo al principio, requiere cierta formación, pero, una vez lo domines, estarás armado con una de las herramientas de automatización más poderosas del mercado.

Tutoriales y recursos

Al igual que las demás plataformas, ofrece una amplia gama de tutoriales y recursos educativos desde su UiPath Academy, donde tienes disponible multitud de recursos para ayudarte a convertirte en un maestro de la automatización.

Ficha resumen UiPath

Puedes consultar más información sobre qué es UiPath y para que puedes utilizarlo.

Otras herramientas de automatización interesantes

Además de estas 4 herramientas de automatización que acabamos de examinar, existen otras soluciones menos conocidas pero que igualmente pueden ser interesantes para determinadas situaciones o contextos. Cada una tiene sus características únicas, por eso nunca viene mal, al menos, estar al tanto de ellas y conocer lo que pueden hacer por ti.

N8n.io N8n logo

N8n es una herramienta de automatización que destaca por ser «open source» que permite la integración de diferentes servicios y aplicaciones mediante una interfaz visual realmente fácil de usar. Nos ofrece una gran flexibilidad y control sobre la automatización, siendo una excelente opción para developers y empresas que buscan personalización.

Pabbly Pabbly logo

Pabbly es otra herramienta de automatización muy centrada en el área de Marketing y Ventas. Tiene automatizaciones que permiten gestionar suscripciones, enviar emails automáticos, y crear workflows personalizados para mejorar en términos de eficiencia. Destaca tambien por su enfoque en la simplicidad y accesibilidad, siendo una opción ideal para PYMES que buscan una solución económica y efectiva.

Automation Anywhere Automation Anywhere logo

Automation Anywhere es una plataforma de automatización empresarial que permite a las empresas automatizar mediante RPA tareas repetitivas y complejas mediante el uso de bots avanzados y capacidades de inteligencia artificial. Se destaca por su facilidad de uso y capacidad para manejar grandes volúmenes de trabajo. Es una muy buena opción para grandes empresas que buscan escalabilidad y robustez en sus procesos automatizados. Su coste es elevado.

Blue Prism Blue Prism logo

Blue Prism es otra de las plataformas de automatización que ofrece soluciones robustas para la automatización de procesos robóticos (RPA) en grandes empresas. Su enfoque en la seguridad y gobernanza la hace adecuada para industrias muy reguladas que requieren una automatización confiable y conforme a las normativas vigentes.

Conclusión

Estas son solo algunas de las muchas herramientas que existen en el vasto océano de las herramientas de automatización, hemos navegado y profundizado por cuatro de los gigantes, cada uno con su propia esencia y fortalezas únicas. Power Automate, que nos invita a explorar un universo de lleno posibilidades con sus integraciones de Microsoft. Make (Integromat), una herramienta que se destaca por su flexibilidad y potencia en la creación de flujos de trabajo. Zapier, que con su buena reputación, sigue siendo una elección segura para muchos. Y finalmente, UiPath, el coloso de la RPA que no deja de sorprendernos con sus potentes capacidades.

La automatización no es solo una tendencia, es una revolución que está aquí para quedarse, abriendo puertas a eficiencias nunca antes imaginadas. Espero haberte ayudado en la elección de la correcta herramienta de automatización para tu negocio!

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David González
David González
Experto en automatización de procesos y tareas. Desarrollo soluciones integrales de automatización y business intelligence. En los últimos años, he transformado la productividad de multitud de empresas que buscaban ser más eficientes y productivas.
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