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La importancia de los procesos

Esta imagen muestra un flujograma vacío, es una representación muy utilizada en la automatización de procesos.
Ejemplo de flujograma
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¿Por qué son importantes los procesos?

Siempre me gusta explicar la importancia que tienen los procesos dentro de cualquier empresa/organización con una analogía. Cualquier organización es muy similar a un coche. Cada coche es un mundo, al igual que las organizaciones, pueden ser nuevos, antiguos, pueden estar bien engrasados, mal engrasados, pero tienen un elemento que podríamos decir que es la pieza más importante: el motor. El motor es la pieza que mantiene el coche rodando y que permite que cumpla sus funciones. Pues cada organización podríamos decir que tiene varios motores que son los que la mantienen rodando, y uno de los mas importantes son los procesos.

Por lo tanto, tenemos que tener claro que debemos de cuidar los procesos con mucho mimo, pues estos nos van a ayudar a mantener la estructura de la organización lista para cualquier imprevisto. Además, cualquier empresa que quiera crecer de manera rápida, como las startups, deben de hacerlo organizadamente, lo cual es un doble reto no siempre fácil de conseguir.

Uno de los errores más tipicos

Uno de los errores más típicos que veo a diario en multitud de organizaciones es la falta de procesos bien definidos y estructurados. Es algo común en empresas pequeñas pero a menudo también se ven estas carencias en empresas más grandes. Estas son algunas de las principales consecuencias de no tener un buen sistema de procesos:
  •  Perdida excesiva de tiempo  
La falta de claridad en los procesos hace que la persona que realiza el proceso no tenga unas instrucciones clara sobre como realizar los pasos que componen ese proceso, por lo tanto, esto siempre se traduce en perdidas excesivas de tiempo.
  • Errores constantes
Otro de los síntomas que produce la falta de organización en torno a los procesos empresariales es la escasa calidad de los resultados que genera ese proceso. Son frecuentes los errores y las imprecisiones.
  • Desesperación
También es común la desesperación de las personas implicada en lidiar con estos procesos. Es importante ayudar siempre al equipo para mejorar los procesos y que no caigan en esta desesperación constante donde nada esta claro y todo se ve difuso.

Soluciones sencillas

Sabiendo ya cuales son los errores más comunes en la organizaciones y sus consecuencias, no queda otra que proponer alguna solución de fácil implementación para mejorar este problema.

  • Identificar los procesos clave

Una de las primeras tareas que debemos de realizar es hacer una auditoria exhaustiva de todos los procesos que componen nuestra organización. Una vez identificados y detectadas la carencias principales, podremos actuar sobre aquellos que necesitamos mejorar.

  • Documentación

La documentación de los procesos es una parte fundamental en cualquier empresa. Hay herramientas que nos pueden ayudar como son los flujogramas, donde representamos paso por paso todas las etapas de un proceso completo. A cada paso podemos añadirle cualquier contenido multimedia que contenga explicaciones sobre como realizar estos pasos.

  • Automatización

Este es uno de los puntos que considero más importantes, la automatización en la medida de los posible cualquier proceso que tengamos. Esto nos va a permitir no solo ahorrar una cantidad de tiempo considerable sino que vamos a ganar en calidad y fiabilidad de los outputs generados en nuestros procesos.

  • Análisis y mejora continua

Para poder mejorar un proceso, tenemos que analizarlo. Por lo tanto, es importante establecer una serie de KPI’s que nos permitan trackear el rendimiento de nuestros procesos. Así podremos analizarlos en profundidad y detectar patrones de mejora. Una vez detectados los patrones de mejora, tenemos que ser constantes y aplicar un sistema de adaptación y mejora continua para nuestros procesos.

  • Formación y comunicación

Por ultimo, pero no menos importante, se encuentra la formación y comunicación del funcionamiento de estos procesos. Establecer un plan de formación continua para capacitar a los empleados sobre la importancia de los procesos y las formas de mantenerlos y actualizarlos. También debemos de comunicar al equipo cualquier cambio y actualización en cualquier parte de un proceso, expresándolo con transparencia y claridad.

¿Hablamos?

Si te interesa el tema y crees que tu organización necesita definir unos procesos bien estructurados y automatizados, puedo ayudarte.

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David González
David González
Experto en automatización de procesos y tareas. Desarrollo soluciones integrales de automatización y business intelligence. En los últimos años, he transformado la productividad de multitud de empresas que buscaban ser más eficientes y productivas.
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