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Cómo usar Power Automate,
Guía 2024

Portada para el articulo del Blog guía 2024 Power Automate
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La automatización de procesos se esta convirtiendo en algo esencial en el mundo empresarial, y no es para menos. La automatización de procesos empresariales nos permite crear soluciones eficientes y escalables a cualquier desafío que nos propongamos. Power Automate es una herramienta clave en este campo de la automatización, que ha emergido como una solución dinámica y muy versátil para la automatización de tareas y flujos de trabajo. Y ahora que vamos a introducirnos de lleno en el 2024, su relevancia y aplicabilidad no va a dejar de incrementarse.

Esta guía detallada sobre cómo usar Power Automate está diseñada para que obtengas un entendimiento completo y práctico de esta gran herramienta que tanto nos gusta. Desde experimentados profesionales IT hasta usuarios de negocio sin conocimientos técnicos, Power Automate ofrece una plataforma muy amigable para automatizar tareas, lo que sin duda va a ayudarte a mejorar la eficiencia y productividad.

Exploraremos desde algunos conceptos básicos y su funcionamiento, hasta su integración con otras herramientas y la importancia de la Power Platform en este entorno. Da bastante lo mismo si eres un «novatillo» en automatización o alguien más senior buscando ampliar skills, esta guía te va a proporcionar los conocimientos y habilidades necesarias para aprovechar al máximo Power Automate en 2024.

Cómo usar Power Automate de 0 a 100

Comenzar con Power Automate puede parecer un desafío importante, pero es más accesible de lo que se puede llegar a pensar, por lo menos a la parte más elemental. El primer paso es comprender su enfoque modular y cómo se integra en la automatización de tareas. Iniciar el famoso «de 0 a 100» implica un proceso muy gradual, comenzando por lo básico, como la familiarización con su interfaz y escalando hacia la creación de soluciones y desarrollos más complejos.

Puedes empezar por crear una cuenta en Power Automate. Esta acción te va permitir acceder a la plataforma, para empezar a explorar y jugar con sus múltiples funciones. Una vez dentro, es recomendable empezar con las tareas más sencillas, como automatizar respuestas por correo electrónico o sincronizar archivos entre aplicaciones. Estas pequeñas automatizaciones son la base para entender los principios de Power Automate.

Progresivamente, puedes ir aventurándote y empezar con la creación de flujos más complejos, utilizando la amplia variedad de plantillas disponibles en el catalogo de Power Automate. Experimentar con diferentes tipos de flujos y conectores va a aumentar exponencialmente tu entendimiento y habilidad para automatizar tareas más avanzadas. Este aprendizaje incremental es absolutamente crucial para alcanzar una comprensión completa de Power Automate.

¿Qué es Power Automate y cómo funciona?

Power Automate, como seguramente ya sabrás, es una plataforma de automatización que permite a sus usuarios crear y administrar flujos de trabajo automatizados entre varias aplicaciones y servicios. Estos flujos de trabajo pueden variar desde tareas simples hasta procesos empresariales complejos.

En mi opinión personal, es una de las 4 mejores herramientas disponibles para automatizar procesos.

La herramienta funciona sobre la base de «triggers» (disparadores) y «actions» (acciones). Un trigger es un evento específico que inicia un flujo de trabajo, como la recepción de un correo electrónico o la actualización de un registro en una base de datos. Una vez que se activa el trigger, Power Automate ejecuta las acciones que se han configurado, como enviar una notificación, crear un archivo, o incluso llamar a otro servicio web.

Lo que hace especial a Power Automate es su capacidad para integrarse con una amplia gama de aplicaciones y servicios, tanto de Microsoft como de terceros. Esta interoperabilidad facilita enormemente la creación de flujos de trabajo automatizados que pueden cruzar los límites de diferentes plataformas y servicios.

Entorno e interfaz

Una novedad importante de cara a 2024 es la introducción de un nueva interfaz en el diseñador de flujos de trabajo en Power Automate.

Flujos de trabajo

Los flujos de trabajo en Power Automate son la columna vertebral de esta plataforma de automatización. Estos flujos se configuran dentro de una interfaz de usuario intuitiva, permitiendo fácilmente definir y automatizar procesos sin necesidad de conocimientos en programación. Los flujos pueden ser tan simples o complejos como uno guste.

Ejemplo de un flujo de trabajo en Power Automate
Ejemplo de un flujo de trabajo en Power Automate

👉Flujos de nube

Los flujos de nube en Power Automate permiten automatizar tareas entre servicios en línea. Estos flujos se ejecutan enteramente en la nube, lo que significa que no requieren ninguna configuración o mantenimiento de infraestructura local. Son ideales para integrar aplicaciones como Office 365, Dynamics 365, o servicios de terceros.

👉Flujos de escritorio

En el lado opuesto, los flujos de escritorio están diseñados para automatizar tareas en una maquina local. Para ello debemos utilizar Power Automate Desktop, que permite realizar acciones de automatización robótica de procesos en multitud de aplicaciones, para automatizar tareas como mover archivos, llenar formularios en aplicaciones o extraer datos de documentos.

Plantillas

Las platillas son muy importantes cuando comienzas a usar Power Automate. Te facilitan la creación rápida de flujos de trabajo sin empezar desde cero. Estas plantillas cubren una variedad de casos de uso comunes y pueden ser personalizadas según las necesidades específicas de cada usuario o empresa. Es una excelente manera de explorar nuevas ideas para automatizar aplicando tus propias variantes a las plantillas ya creadas.

Plantillas populares en Power Automate
Plantillas populares en Power Automate

Conectores

Los conectores en Power Automate son el componente clave y fundamental que permite la integración entre las diferentes aplicaciones y servicios que requieras automatizar. Existen cientos de conectores disponibles (+1.000), desde servicios de Microsoft hasta aplicaciones de terceros, lo que amplía enormemente las posibilidades de automatización. Existen conectores de todo tipo para CRMs, aplicaciones de finanzas, gestión de proyectos, apps de Marketing Automation…

Seguimiento y control

El seguimiento y control de los flujos de trabajo es fundamental para asegurar su correcto funcionamiento. Power Automate proporciona herramientas para monitorizar el estado y el rendimiento de tus flujos de trabajo, permitiendo a sus usuarios identificar y solucionar problemas rápidamente. Además, ofrece opciones para la gestión de alertas y notificaciones que resultan muy útiles ante cualquier incidencia.

Historial de ejecución de un flujo de trabajo en Power Automate
Historial de ejecución de un flujo de trabajo en Power Automate

Power Platform

Power Automate es uno de los componentes de lo que Microsoft llama la Power Platform, una plataforma integral low-code que combina diferentes aplicaciones de negocio para proporcionar soluciones completas y personalizables. Además de Power Automate, en esta plataforma encontramos a Power Apps, Power BI, Power Pages y Power Virtual Agents, cada una ofreciendo capacidades únicas para abordar distintos aspectos de la automatización y análisis de negocio.

Si quieres saber más, échale un ojo a la web de la Power Platform.

Componentes dentro de la familia de Power Platform
Componentes dentro de la familia de Power Platform

Soluciones

Las soluciones, son un componente muy importante dentro de la Power Platform. Las podemos definir como aquellas personalizaciones y desarrollos que hayamos realizado dentro de nuestro entorno y cobran una dimensión muy relevante en Power Automate, puesto que nos ayudan a agrupar distintos componentes de diversas aplicaciones, es uno de esos conceptos que se entienden mejor con la práctica, así que no le des muchas más vueltas.

Power Apps

Power Apps y Power Automate son dos herramientas que combinan a las mil maravillas. Concretamente con Power Apps, el usuario puede crear aplicaciones personalizadas sin saber de programación, con un lienzo «drag and drop». Estas aplicaciones pueden integrarse perfectamente con otras herramientas de la Power Platform, así como con diversos servicios y datos, facilitando la creación de soluciones empresariales muy a medida.

Power BI

Power BI es seguramente la joya de la corono dentro de la Power Platofrm, es la herramienta de análisis de datos que lleva años maravillando al mercado. Permite a sus usuarios crear dashboards personalizados para visualizar cualquier tipo de datos y obtener insights de manera sencilla y eficaz. Su integración con Power Automate posibilita la automatización de reportes y el análisis en tiempo real.

AI Builder

AI Builder es una funcionalidad de la plataforma que aporta capacidades de inteligencia artificial a las aplicaciones y flujos de trabajo que desarrollamos. Con este AI Builder puedes implementar modelos de IA preconstruidos o personalizados, mejorando procesos como el reconocimiento de imágenes, procesamiento de lenguaje natural o predicciones basadas en datos.

Casos de uso

Gestión documental automatizada en SharePoint

Un caso de uso destacado en Power Automate es la automatización de la gestión documental. Conectar tu correo electrónico y los adjuntos que te llegan, con SharePoint o OneDrive para crear un sistema de gestión documental estructurado es todo un reto. Los flujos de trabajo pueden configurarse para organizar automáticamente documentos, enviar notificaciones cuando se cargan archivos nuevos o llegar a sincronizar archivos entre diferentes equipos y departamentos. Esto simplifica enormemente la gestión de documentos y mejora enormemente la colaboración y el acceso a la información.

Gestión documental automatizada con Power Automate
Gestión documental automatizada con Power Automate

Reporting automatizado con Power BI

Otro caso de uso muy común es la automatización del reporting de una empresa utilizando como aliado a Power BI. Power Automate puede configurarse para recopilar y procesar datos de varias y diversas fuentes, y luego usar Power BI para generar informes y análisis detallados que expliquen determinado tema.

Solicitud de vacaciones con Power Apps

Otro buen ejemplo práctico de la integración entre Power Automate y Power Apps es lacreación de una aplicación para la gestión de vacaciones de los empleados. La aplicación, desarrollada en Power Apps, permite a los empleados enviar solicitudes de vacaciones cuando así lo deseen. Power Automate, por su parte, puede automatizar el proceso de aprobación de estas solicitudes, notificando a los gerentes y actualizando los registros en el sistema de recursos humanos. Esta solución demuestra lo que te comentaba antes, cómo la combinación de ambas herramientas puede simplificar y agilizar los procesos internos de una empresa.

Si quieres descubrir más casos de uso de automatización para diferentes tipos de negocios con diferentes herramientas, no dejes de echarle un ojo a mi sección de automatizaciones.

Pricing

El modelo de precios de Power Automate es bastante peculiar, contando con 3 planes principalmente y una serie de complementos adicionales.

El plan gratuito es una buena opción para usuarios individuales o pequeños equipos que buscan experimentar con la automatización de procesos, pero para poco más. En cuanto quieres avanzar en tus automatizaciones, necesitas pasar a un plan de pago.

Por un lado tienes la licencia de Power Automate Premium, en la que pagas por usuario/mes y el precio es de 14€, contando con una serie de características muy interesantes.

Por otro lado, tienes la licencia de procesos de Power Automate, en el que te facturan por bot/mes. Cada bot cuesta 140,40€ y con ellos tienes acceso a algunas características que no dispones en el plan por usuario

Pricing Power Automate
Pricing Power Automate

Comunidad

Foro

El foro de Power Automate es un espacio donde los usuarios intercambian ideas, resuelven sus dudas y compartan experiencias que van viviendo en la plataforma. Aquí, tanto principiantes como expertos pueden plantear preguntas, ofrecer soluciones y discutir sobre diversos aspectos de la automatización con Power Automate.

Échale una ojeada al foro de debate de Power Automate

Documentación asociada

Una ventaja muy buena de tener a Microsoft detrás de esta plataforma es que ofrece una extensa documentación sobre Power Automate, que incluye guías de inicio, documentación técnica, y recursos de aprendizaje. Esta documentación es fundamental para entender a fondo la herramienta y cómo utilizarla eficazmente en diferentes escenarios. Si te vas a meter en serio con Power Automate, te aseguro que vas a necesitar consultar esta documentación continuamente.

Mira el modulo de formación de Power Automate.

Certificaciones

Y por supuesto, también hay un espacio para los interesados en validar sus habilidades y conocimientos, existen las certificaciones de Power Automate. Estas certificaciones son reconocidas en la industria y pueden ayudar a los profesionales a destacar en el campo de la automatización y mejorar sus perspectivas de carrera. Te dejo por aquí las más relevantes para Power Automate.

Certificaciones relacionadas con Power Automate
Certificaciones relacionadas con Power Automate

Espero que te haya servido esta guía y que utilices mucho Power Automate en este 2024!

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David González
David González
Experto en automatización de procesos y tareas. Desarrollo soluciones integrales de automatización y business intelligence. En los últimos años, he transformado la productividad de multitud de empresas que buscaban ser más eficientes y productivas.
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