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Cómo usar Make (Integromat):
Guía 2024

Portada del articulo guia Make 2024, donde se puede apreciar un proceso automatizado usando la plataforma.
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Dicen que la eficiencia y la automatización son dos de las claves para conseguir el éxito en el mundo empresarial, y herramientas como Make (anteriormente Integromat), nos pueden ayudar enormemente a conseguirlo. Esta guía completa 2024 que he preparado, pretende resolver cada una de las preguntas que te pudiesen surgir a la hora de elegir Make como plataforma para automatizar tus procesos.

Desde algunos conceptos básicos hasta aplicaciones más avanzadas, en esta guía desglosaremos cada aspecto de Make, haciendo un recorrido detallado por la plataforma. Da igual que seas un principiante que quiere iniciarse en el mundo de la automatización o alguien experimentado en el mundillo buscando escalar sus habilidades, esta guía te va proporcionar los conocimientos y herramientas necesarios para aprovechar al máximo todo lo que Make nos puede ofrecer.

Cómo usar Make de 0 a 100

Iniciarte en una plataforma como Make no siempre es del todo sencillo, es un trayecto estimulante hacia la automatización, pero no siempre exento de dificultades y obstáculos. En este artículo iremos viendo como adentrarte poco a poco en la plataforma, desde que entras con 0 conocimientos, hasta que pones a 100 toda la maquinaria.

Empezaremos viendo cosas sencillas como la interfaz y el entorno de la plataforma, explicando su funcionamiento. También exploraremos el concepto de escenarios , que es muy importante en Make, o como funcionan las plantillas predefinidas con las que cuenta la plataforma. Poco a poco, iremos subiendo el nivel para explicar aspectos más avanzados como pueden ser los webhooks o como hacer un seguimiento de las automatizaciones que has realizado en la plataforma.


Para pasar de 0 a 100 en Make solo necesitas una buena actitud y una guía como esta 😉



COMENZEMOS CON LA GUIA MAKE 2024!

¿Qué es Make y cómo funciona?

Hablando formalmente, podríamos decir que Make es una plataforma de automatización que te permite conectar diferentes aplicaciones y servicios entre si. Es decir, es una herramienta que te va a permitir comunicar tus diferentes aplicaciones, haciendo más eficiente todo proceso que lleves a cabo.

Su funcionamiento es bastante simple: eliges un ‘trigger’ o disparador, que es el evento que inicia tu escenario o flujo de trabajo. Puede ser algo muy simple como recibir un nuevo email o tan específico como un cambio en un registro dentro de una base de datos. A partir de ahí, tienes que definir una serie de ‘acciones’ que deseas que sucedan automáticamente tras ese disparador.

Esto seria un resumen muy simple de qué es y cómo funciona la plataforma, pero a lo largo de la guía iremos entrando en más detalle y siendo más específicos en todo lo que hay dentro de Make.

➡️ Conoce aquí las ventajas de Make.

¿Qué es Make?

Entorno e interfaz

Escenarios

Dentro de Make, lo primero que verás es un tablero lleno con tus escenarios. ¿Y qué es un escenario? Pues es un lienzo en blanco donde vas a poder desarrollar tus automatizaciones. Cada escenario representa un flujo de trabajo automatizado que conectará una o más aplicaciones o servicios.

La interfaz que Make ofrece es del estilo arrastrar/soltar, lo que hace que sea muy fácil y visual construir estos escenarios. En estos escenarios puedes utilizar lógica condicional, ciclos y otras herramientas avanzadas que hacen a tus automatizaciones potentes y adaptables. Una vez que tu escenario está configurado, puedes activarlo y el escenario se ejecutará automáticamente según las condiciones que hayas definido.

Triggers o disparadores

El trigger o disparador es un tipo de módulo en Make que define el punto de inicio de un escenario. Es el evento que «despierta» a Make y le dice que comience a ejecutar un conjunto predefinido de acciones.

Los triggers pueden ser de diferentes tipos dependiendo de la aplicación o servicio que estés utilizando. Se pueden ejecutar bajo demanda, cuando reciben un webhook(lo veremos más adelante) o se pueden ejecutar con una frecuencia determinada.

Acciones

Las acciones son los pasos siguientes una vez se haya activado el trigger, estas acciones son una serie de tareas que se realizan dentro del escenario. Existen multitud de acciones dentro de Make, y dependiendo de la herramienta que vayamos a conectar estas acciones variarán mucho.

Las acciones en Make son altamente personalizables. Puedes definir parámetros específicos para cada acción y también implementar lógica condicional (si esto, entonces aquello), bucles, y otras estructuras de control entre tus acciones, para crear automatizaciones más complejas y dinámicas.

Operaciones

Muy ligado al concepto de acciones dentro de Make, se encuentra el concepto de operaciones que es fundamental entender para manejarnos bien en Make. Cada vez que una acción se ejecute dentro de un escenario, consumirá una operación, y si esa acción se repite más de una vez, consumirá una operación por cada iteración.

Cada acción que realices en Make dentro de un escenario, consumirá una operación.



Esto de las operaciones es muy importante porque esta relacionado con el precio que pagarás por tu suscripción, más adeltante entraremos en detalle con esto.

escenario en Make
Ejemplo de un escenario en Make

Aquí puedes ver un escenario muy simple que desarrollé para la programación de publicaciones en redes sociales desde Notion.

💣El trigger: Cuando se pulsa un botón de programar en Notion.
▶️ Las acciones: Extrae el contenido de mi pagina de Notion y lo programa a traves de una aplicación llamada Buffer.

Plantillas

Son básicamente plantillas predefinidas o escenarios de automatización que los usuarios pueden utilizar para configurar rápidamente sus flujos de trabajo. Estas plantillas cubren casos de uso muy típicos y comunes en las empresas, por lo que son una muy buena base para empezar tus automatizaciones.

plantilla de Make para guardar adjuntos en Drive
Plantilla predefinida para guardar adjuntos en Drive

Webhooks

Los webhooks en Make son una de esas palabras que cuando la comprendas, te va a ayudar muchísimo en el mundo de las automatizaciones, son la leche! Los webhooks son «alertas» que avisan a Make cada vez que ocurre un evento en alguna de tus aplicaciones. Por ejemplo, yo puedo activar un escenario cada vez que reciba un formulario de contacto en mi pagina web, eso se llama Webhook, la aplicación que gestiona mis formularios envía esa «alerta» a Make, de tal manera que se puede desencadenar el escenario.

Configurarlos es bastante simple: Tienes que copiar la URL del webhook que te proporcionará Make y la pegas en la aplicación correspondiente, así cada vez que suceda ese evento, Make entrará en acción.

Seguimiento y control

El «governance» dentro de las automatizaciones es también muy importante y un tema que a menudo se suele olvidar, es imprescindible hacer un buen seguimiento y control de todo lo que automatizamos. Make te ofrece herramientas de seguimiento y control para que sepas qué está sucediendo. Con registros detallados y notificaciones, puedes monitorizar tus escenarios y ajustarlos sobre la marcha.

sección de análisis y seguimiento de las operaciones en Make
Sección de análisis y seguimiento de las operaciones en Make

Aplicaciones y servicios

Al referirnos a aplicaciones y servicios en el contexto de Make, nos encontramos con un extenso y diversificado catalogo de aplicaciones. Make establece integraciones con más de 1.500 aplicaciones, abarcando opciones muy populares como Google Sheets, Slack o Shopify, hasta herramientas mucho más especializadas que pueden ser más desconocidas pero resultar igualmente útiles.

Otro aspecto importante es que dentro de estas aplicaciones, tienes una variedad muy amplias de acciones. Es decir, que puedes realizar infinidad de tareas con todas estas acciones y aplicaciones dentro del entorno de Make. También cabe resaltar que el catalogo sigue creciendo continuamente, un aspecto muy importante a tener en cuenta si queremos elegir a Make como nuestra plataforma de automatización, sabiendo que hay un equipo detrás que esta activo y lleva la plataforma hacia delante.

Además, para aprovechar todas estas aplicaciones y servicios no necesitas saber programar. Make te da los elementos necesarios para que cada usuario diseñe sus automatizaciones personalizadas.

Algunas de las integraciones más populares que podrás encontrar en Make👇

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CRM y VentasSalesforceHubSpotPipedriveZoho CRM
MarketingMailchimpActiveCampaignSendGridCampaign Monitor
Social MediaFacebookTwitterInstagramLinkedIn
E-commerceShopifyWooCommerceMagentoBigCommerce
ProductividadTrelloSlackAsanaAirtable
Finanzas y ContabilidadQuickBooksStripePayPalXero
Recursos HumanosBambooHRWorkdayZenefitsMonday.com
EducaciónCanvasBlackboardMoodleKhan Academy
Desarrollo de SoftwareGitHubJiraBitbucketGitLab
IT y SeguridadAWSGoogle CloudMicrosoft AzureCisco Webex

Casos de uso

➡️Onboarding de clientes

El proceso para integrar y dar la bienvenida a un nuevo cliente en nuestro producto o servicio puede ser complejo, pero con la automatización adecuada, debe convertirse en una experiencia fluida tanto para la empresa como para el cliente. Con Make puedes integrar todas las herramientas que intervienen en este proceso de una manera sencilla y ágil.

onboarding de clientes en Make
Onboarding de clientes en Make

Por ejemplo, cuando un acabas de conseguir un nuevo cliente puedes realizar ciertas acciones automáticamente que faciliten su integración en tu sistema de trabajo. Veamos un ejemplo de lo que podría hacer esta automatización:

✉️ Envía un email de bienvenida al nuevo cliente, explicando todo lo necesario.
📤Recupera los datos del formulario de onboarding que se le había solicitado.
📂Crear estructura de carpetas para gestionar la documentación con el cliente.
📃Redactar contrato de servicios con el cliente.
▶️Crear espacio colaborativo en plataforma de gestión de proyectos y tareas.
🫰Creación de factura en nuestro ERP con los servicios adquiridos.
📱Agendar onboarding call para introducir al cliente en nuestra operativa.

Échale un vistazo a este caso de uso explicado en más detalle: Caso práctico de automatización: Onboarding de clientes.

➡️Programación de publicaciones en RRSS

La gestión de redes sociales es vital en cualquier departamento de marketing digital. Con Make, es mucho más eficiente programar y gestionar publicaciones. Al integrar plataformas de redes sociales con herramientas de gestión de contenido, se pueden programar publicaciones para que se publiquen automáticamente en múltiples plataformas.

programación de publicaciones en Make
Programación de publicaciones en Make

Con esta automatización, te va a ser muy sencillo gestionar tus publicaciones en diferentes redes sociales. Veamos un ejemplo de lo que podría hacer esta automatización, la idea es usar Notion como plataforma donde generar y curar todo el contenido para redes sociales, para luego desde un botón «ad-hoc» en el propio Notion, podamos programar esa publicación en varias redes, mediante la herramienta Buffer:

💡 Creo mi contenido para RRSS con una plantilla de Notion.
🛎️ Con un botón, Make extra el contenido de la pagina de Notion y lo pasa a Buffer, que se encarga de programarlos en las diferentes redes sociales que queramos.

➡️Guardar emails en una hoja de Google Sheets

Organizar la información adecuadamente es un proceso clave para cualquier tipo de negocio. Con Make, una de las cosas que podemos hacer, es automatizar todo el proceso de recopilación y organización de datos procedente del correo electrónico.

guardar correos en un Google Sheets en Make
Guardar correos en un Google Sheets en Make

En esta automatización, que es muy sencilla, vamos a ver como cada vez que se recibe un correo electrónico con ciertas características, Make lo puede filtrar para luego registrar toda la información relevante en una hoja de Google Sheets. Este proceso no solo te va ahorrar mucho mucho tiempo, sino que también elimina cualquier tipo de error humano, facilitando el acceso y análisis de los datos.

Pricing

Elegir el plan correcto dentro Make, él que mas se ajuste a tus necesidades, es un paso esencial hacia una estrategia de automatización eficiente. Cada plan lo han diseñado para adaptarse a diferentes niveles de necesidad y uso, asegurando que cada usuario encuentre su ajuste.

planes de precios de Make
Pricing Make

El plan FREE es ideal para los que no conocen la plataforma y se estan iniciando en la automatización de procesos. Este plan ofrece 1.000 operaciones al mes. Es una muy buena manera para probar las capacidades de Make sin ningún compromiso de pago, con este plan, puedes montar tus primeras automatizaciones de manera sencilla.

En el siguiente escalón, tenemos el plan CORE que cuesta unos 10€ al mes, con el que el usuario dispone de 10.000 operaciones al mes, adecuado para automatizar tareas de trabajo no demasiado complejas y poder mejorar la eficiencia diaria, aunque es cierto que con este plan ya se pueden hacer viguerías de todo tipo.

También tenemos el plan PRO, recomendado por Make, que también dispone 10.000 operaciones al mes por unos 17€ al mes. Es bastante similar al plan Core pero este incluye algunas características adicionales como las variables personalizadas o jugar con la prioridad de escenarios, que al final te permiten llevar a cabo automatizaciones más sofisticadas.

Por unos 30€ al mes tenemos el plan TEAMS, pensado para departamentos que necesitan acceso para múltiples usuarios. Con este plan se facilita la colaboración y la escalabilidad de los flujos de trabajo que podemos desarrollar en Make.

Finalmente, pensado organizaciones que despliegan la automatización en funciones empresariales clave, el plan ENTERPRISE desbloquea las funciones más avanzadas, seguridad mejorada y soporte dedicado, asegurando que la automatización se alinee 100% con los objetivos de la compañía.

Todos lo plantes tienen un ligero descuento en sus precios si optas por el compromiso anual en vez de pagar mes a mes. También es posible comprar operaciones adicionales si las hubieses consumido todas, o directamente en tu plan aumentar el numero de operaciones mensuales.

Comunidad

Blog

En el blog de Make tienes a tu disposición un montón artículos interesantes relacionados con el mundo de la automatización, es un sitio excelente para aprender, eso si, estan en ingles, aunque con las herramientas que tenemos hoy en día de traducción esto no es un problema. En el blog puedes buscar inspiración, aprender trucos nuevos y mantenerte actualizado con las últimas tendencias y actualizaciones de la plataforma.

Echa un vistazo al blog de Make.

Comunidad/Foro

El foro o comunidad de Make es un lugar excelente para preguntar tus dudas sobre la plataforma. Aquí, los usuarios de todos los niveles comparten experiencias con Make, resuelven dudas y se ayudan mutuamente en sus automatizaciones. Es un espacio de colaboración donde la pregunta «¿Cómo puedo hacer esto?» casi siempre encuentra una respuesta.

Echa un vistazo al Foro/Comunidad de Make.

Make Academy

Y para aquellos que van en serio y quieren dominar el sutil arte de la automatización, la Make Academy es un lugar perfecto para tu formación. Con diferentes cursos diseñados para llevar tu conocimiento de Make de 0 a 100, esta academia en línea es una gran oportunidad para mejorar y tener una comprensión más profunda de cómo aprovechar y sacar el máximo la plataforma.

Make Academy
Make Academy

Echa un vistazo a la Make Academy.

✅ Conoce las diferencias entre Make y Power Automate.

Bonus: Make + Inteligencia Artificial

Por ultimo y para finalizar esta guía completa de Make 2024, vamos a hablar del tema de moda, la Inteligencia Artificial (IA) y como podemos utilizarla con Make. La capacidad de Make para interactuar con diversas herramientas de IA permite a los usuarios implementar soluciones innovadoras y automatizar tareas complejas que antes requerían intervención humana intensiva.

Y que mejor que un ejemplo para demostrar lo que podemos hacer cuando unimos la fuerza de la automatización que nos ofrece Make con la versatilidad de la Inteligencia Artificial. Vamos a ver un ejemplo de como esta combinación permite crear correos electrónicos personalizados con IA en base a las respuestas de un formulario de contacto.

Inteligencia Artificial en Make
Inteligencia Artificial en Make

Para ponernos en contexto, imagina que tienes un formulario de contacto en tu landing page de captación donde recoges cierta información de tus leads. En esta ocasión, hemos utilizado Typeform como herramienta para la gestión de los formularios. En este formulario, recoges información clave que necesitas para gestionar tu lead y llevarlo hasta la conversión.

Una vez que tienes esa información que te interesa del lead, te interesa contactarle para poder ofrecerle lo que esta buscando, y para eso nos podemos ayudar de la Inteligencia Artificial. En esta ocasión, con un prompt preparado y estudiado, en base a las respuestas del formulario de contacto, le pedimos a OpenAI que nos genere el cuerpo de un correo electrónico persuasivo, para ofrecer el producto o servicio al cliente que mas se ajuste a sus necesidades.

De esta manera, nos ahorramos todo el proceso de tener que mirar y examinar las respuestas del formulario y escribir manualmente el correo electrónico.

¡¡Y esto es solo un pequeño ejemplo de todo lo que se puede conseguir con IA dentro de Make!!

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David González
David González
Experto en automatización de procesos y tareas. Desarrollo soluciones integrales de automatización y business intelligence. En los últimos años, he transformado la productividad de multitud de empresas que buscaban ser más eficientes y productivas.
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