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El mal uso de herramientas en la automatización

Imagen con las principales herramientas de automatización en el mercado con una cruz roja por encima, indicando el mal uso que se hace de ellas.
El mal uso de la automatización
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En el mundo empresarial en el que vivimos, la automatización se ha convertido en un componente esencial para garantizar el éxito de cualquier proyecto. Todas las empresas punteras desarrollan ya sus estrategias de automatización, delegando en robots aquellas tareas de menor valor añadido, por lo que si ni quiera te estas planteando una estrategia de automatización, tengo que decirte que te estas quedando atrás.

Sin embargo, existe una tendencia preocupante: la obsesión por algunas de las herramientas de automatización disponibles en el mercado. Pero, ¿es realmente la herramienta lo que importa? ¿O estamos perdiendo de vista el verdadero valor de la automatización?

La obsesión con ciertas herramientas de Automatización

En mi experiencia personal, he visto cómo empresas e individuos se obsesionan con la idea de implementar la última y más brillante herramienta de automatización, sin entender primero las necesidades técnicas y de negocio que requieren el uso de alguna de estas aplicaciones.

Recuerdo que hace no mucho tiempo, una organización donde se hizo una inversión importante en una herramienta de automatización de procesos de negocio (BPA). La  emoción se palpaba en el ambiente debido a las altas expectativas  de eficiencia y productividad esperadas. Pero a medida que pasaba el tiempo, se dieron cuenta de que la herramienta no estaba rindiendo y produciendo los resultados esperados.

¿Por qué? ¿Qué pasó? Pues muy sencillo… No es que la herramienta fuera deficiente, sino que no se había hecho el trabajo previo necesario para una implementación adecuada de la solución que requería esa organización. No se había realizado una correcta auditoria de procesos, con su documentación correspondiente para identificar aquellos subprocesos clave que no estaban controlados y ahora estaban arruinando la estrategia inicial.

El verdadero reto: auditar correctamente

La verdadera clave para una automatización exitosa no está en la herramienta que elijas, sino en cómo la utilizas. Y para usarla de manera efectiva, primero debes entender y auditar tus procesos. ¿Cómo se realizan actualmente las tareas? ¿Dónde están los cuellos de botella? ¿Qué pasos se pueden eliminar o simplificar? ¿Dónde se pueden introducir mejoras?

Este tipo de preguntas son esenciales para entender cómo la automatización puede beneficiar a tu empresa. Sin este conocimiento, incluso la herramienta más sofisticada será de poco utilidad. De hecho, puede incluso ser contraproducente, ya que puedes ponerte a automatizar procesos ineficientes o innecesarios, lo que resultará en más trabajo.

La herramienta correcta para el trabajo correcto

Por supuesto, no estoy diciendo que las herramientas no importen en absoluto. Lo contrario. Elegir la herramienta correcta para el trabajo correcto es esencial. Pero la herramienta en sí misma no es la solución, es solo una parte de ella.  La verdadera solución es una combinación de la herramienta correcta y un entendimiento profundo de los procesos que se van a automatizar.

Por ejemplo, si estás buscando automatizar el proceso de seguimiento y control de proyectos en tu empresa, una herramienta de gestión de proyectos puede ser la elección correcta. Pero si no entiendes cómo tu equipo gestiona los proyectos, qué pasos son necesarios, quién es responsable de qué, etc., la herramienta será más bien de poca ayuda. De hecho, podría complicar las cosas al introducir nuevos procesos y procedimientos que no se alinean con la forma en que tu equipo trabaja.

Por otro lado, si entiendes tus procesos a fondo, puedes elegir una herramienta que se adapte a tus necesidades y luego personalizarla para que se ajuste a tus procesos. Esto no solo te permitirá aprovechar al máximo la herramienta, sino que también hará que la transición a la automatización sea mucho más suave para tu equipo.

Conclusión: Procesos primero, herramientas después

Como conclusión final, podemos decir que la automatización es un componente vital para cualquier empresa moderna. Pero antes de obsesionarte con encontrar la herramienta perfecta, asegúrate de entender y auditar tus procesos. Solo entonces podrás encontrar la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades y te permita aprovechar al máximo los beneficios de la automatización.

Recuerda, las herramientas son solo eso: herramientas. Son medios para un fin, no el fin en sí mismos. Así que antes de invertir en una nueva herramienta de automatización, invierte tiempo en entender tus procesos. Te garantizo que la inversión valdrá la pena.

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David González
David González
Experto en automatización de procesos y tareas. Desarrollo soluciones integrales de automatización y business intelligence. En los últimos años, he transformado la productividad de multitud de empresas que buscaban ser más eficientes y productivas.
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