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Cómo automatizar la generación
y envío de presupuestos

Portada para la entrada del blog Generación automatizada de presupuestos.
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Hoy en día, la eficiencia y la optimización de nuestro tiempo son absolutamente vitales para que un negocio prospere, y la automatización de procesos se esta convirtiendo en algo que necesitas para crear algo solido y estable a largo plazo.

Dentro de esta podríamos decir revolución, la generación de presupuestos es uno de esos procesos en lo que encontramos muchas opciones de mejora y optimización, desde su creación hasta su seguimiento. En este artículo profundizamos en cómo las herramientas de automatización, en concreto hoy utilizaremos Make y algo de IA, pueden transformar el proceso de creación, envío y seguimiento de presupuestos.

Automatizar la generación y el envío de presupuestos con herramientas de automatización

Explicación del proceso de presupuestación

Dependiendo la naturaleza de tu empresa, el proceso de presupuestación puede ser más o menos crítico, pero para todos se trata de algo vital para mantener un adecuado control financiero y para establecer expectativas claras con los clientes. Tradicionalmente, este proceso se caracteriza por ser muy manual y su preparación siempre se hace sin contar con toda la información necesaria para poder crear un buen presupuesto. Con la incorporación de herramientas de automatización y la ayuda de algo de Inteligencia Artificial, se pueden simplificar todo el proceso, reduciendo los errores y acelerando la creación de documentos precisos y profesionales.

Veamos lo que podemos hacer.

Automatizando el proceso con Make (Integromat)

Para este caso de uso, vamos a utilizar Make, lo que antes era Integromat. Make es una herramienta muy popular que destaca en el mundo de la automatización por su capacidad para conectar de una manera sencilla aplicaciones y automatizar flujos de trabajo sin necesidad de saber de programación.

Para empezar vamos a echarle un vistazo a lo que seria el flujograma del proceso completo automatizado y luego vamos explicándolo paso a paso👇

Flujograma de cómo generar un presupuesto de manera automatizada
Flujograma automatización de presupuestos

Vamos a ahora a explicar punto por punto la automatización:

El desencadenador: Discovery Call

Esta automatización se ejecuta cada vez que terminamos una discovery call con un lead interesado en nuestro producto o servicio. La idea es aprovechar toda la información que recogemos en esta reunión para tenerla a mano a la hora de realizar el presupuesto. Para ello vamos a utilizar un AI Notetaker, un asistente vitaminado con Inteligencia Artificial que se va a encargar de transcribir la reunión, coger notas y hacer un resumen con los puntos importantes de la reunión.

Extracción actividad CRM

Antes de generar el presupuesto, necesitamos información, cuanta más mejor, pues nos va a ayudar a entender mejor lo que ha sucedido en la vida de ese lead y en consecuencia vamos a poder hacer un mejor presupuesto. Para ello, extraemos de nuestro CRM todo el informe de actividad de ese potencial cliente. Esta información es crucial!

➡️ Si no sabes qué CRM elegir para tu empresa échale un ojo a este post sobre los mejores CRM del mercado.

Creación briefing con GPT Assistant

Con toda la información sobre nuestro potencial cliente ya disponible, vamos a pedirle un poco de ayuda a un asistente de OpenAI para que nos ayude a realizar un briefing/resumen de la actividad del lead y que nos haga una propuesta y estrategia a seguir en la generación del presupuesto.

Supervisión manual

Este apartado es imprescindible, así como la Inteligencia Artificial generativa nos puede ayudar muchísimo con ciertas tareas como la creación de estos briefings, se hace imprescindible una supervisión del proceso por parte de la persona experta en la materia para ajustar y afinar la propuesta.

Generación del presupuesto

Una vez tenemos nuestro briefing bien curado y la estrategia del presupuesto clara, podemos reanudar la automatización, esta vez para pedirle que en base al documento que tenemos, nos genere un presupuesto formal en la herramienta que utilicemos para ello.

Envio del presupuesto

Con el presupuesto ya creado, solo nos falta enviárselo al lead y esperar su respuesta. Para generar el mensaje donde enviaremos podemos recurrir también a la IA o hacerlo nosotros personalmente.

Seguimiento del presupuesto

Como todos bien sabemos, muchas veces esos presupuestos a los que les hemos puesto tanto esmero, no reciben ninguna respuesta. Es por eso, que necesitamos la automatización para aplicar una serie de lógicas y condiciones que mande recordatorios cuando no recibimos una respuesta.

Escenario simplificado donde se automatiza la generación de presupuesto en Make
Versión simplificada del flujo en Make.com

Cómo preparar presupuestos con la ayuda de la Inteligencia Artificial Generativa

Añadiendo Inteligencia Artificial con los Assistants de OpenAI

Si te has fijado, este proceso incorpora IA Generativa en varias de sus puntos y es que esta puede ser realmente útil si sabes como y donde utilizarla.

Entrando un poco más en detalle en los Assistants de OpenAI, los estoy encontrando particularmente útiles en determinadas situaciones como esta. A partir de una serie de instrucciones y documentación estructurada, estos «asistentes» ofrecen resultados más precisos que lo que lo haria el modelo normal. En nuestro caso de uso, lo bueno es que puedo alimentar a este asistente con modelos de briefings que se asemejan mucho a lo que yo necesito que me genere, de tal manera que cuando vaya a hacer mi briefing para el presupuesto, tendrá un ejemplo claro de lo que necesito.

Importante⚡

Para mi, un proceso perfecto, normalmente es semi-automatizado e incorpora IA, pero no olvides que la supervisión humana sigue siendo imprescindible.

AI Notetakers

Otra parte del proceso donde me he dado cuenta que la IAG funciona realmente bien es en la transcripción y toma de notas de reuniones. Llevo algunas semanas probando Fireflies AI y puedo decirte que estoy encantando con esta herramienta. No solo transcribe las reuniones perfectamente, sino que también genera muy buenos resúmenes de ellas y genera puntos de acción clave de lo que ha ido pasando durante el meet.

Además, esta integrada con mi CRM, de tal manera que cada vez que termino una reunión, esta transcripción y resumen se guardan automáticamente en la actividad del contacto, lo que es realmente útil por si necesitas buscar lo que se dijo en algun momento de la reunión.

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David González
David González
Experto en automatización de procesos y tareas. Desarrollo soluciones integrales de automatización y business intelligence. En los últimos años, he transformado la productividad de multitud de empresas que buscaban ser más eficientes y productivas.
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