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Procesos de Recursos Humanos que
puedes automatizar para ahorrar tiempo

Portada del articulo del blog que explora la automatización de los procesos en los departamentos de Recursos Humanos
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Cada departamento de recursos humanos (RRHH) es un mundo completamente diferente, eso lo sabemos todos, pero existe un denominador común importantísimo para todos ellos: la eficiencia. Con el tremendo progreso tecnológico de estos últimos años, han surgido oportunidades de todo tipo para la automatización de procesos en recursos humanos, así que en este artículo, vamos a explorar e indagar en cómo la automatización se está convirtiendo en un aliado esencial en el área de RRHH, enfocándonos en aquellos procesos que se pueden beneficiar significativamente de esta tecnología.

La automatización en RRHH no se trata solo de implementar tecnología y listo, sino de comprender cómo esta puede ayudar y colaborar en alcanzar los objetivos estratégicos del departamento, sean cuales sean esos objetivos. Desde tareas como la gestión documental hasta el control horario, existen numerosas oportunidades de automatización en todo el área de RRHH. Este artículo está pensado para proporcionar una visión integral sobre la automatización de procesos en recursos humanos, ofreciendo un punto de partida para aquellos que buscan modernizar sus operaciones de RRHH.

Por qué debes automatizar tus procesos de Recursos Humanos

La automatización va a suponer una revolución en la forma en la que gestionamos el capital humano que no debe de entenderse erróneamente. Se trata de una transición hacia prácticas más eficientes, que liberan al personal de RRHH de tareas repetitivas y permiten centrarse en estrategias donde los profesiones puedan aportar mayor valor. La implementación de soluciones automatizadas en RRHH es un paso grande hacia un nuevo modelo de empresa más productivo y eficiente, donde la tecnología y el talento humano trabajan juntos para maximizar los resultados de la empresa.

Beneficios de automatizar en RRHH

Los beneficios de automatizar los procesos en Recursos Humanos son múltiples y pueden tener un impacto muy importante en la estrategia y operación general de cualquier empresa. Profundicemos en cómo la automatización puede agregar valor a cualquier departamento de RRHH y, por extensión, a toda organización.

👉 En primer lugar, la automatización bien ejecutada siempre mejora la eficiencia operativa. Reduciendo el tiempo dedicado a todas esas tareas manuales y repetitivas, cualquier empleado pueden centrar su esfuerzo en actividades que aporten mayor valor. Ejemplos claros son la planificación estratégica de recursos humanos, el desarrollo de talento o la mejora del clima laboral. Este cambio de enfoque y actitud hacia la automatización puede resultar en una mejora evidente del rendimiento general de una empresa.

👉 Otro beneficio que aplica a cualquier área o departamento de una empresa es la mejora de la calidad del trabajo mediante la reducción de errores humanos. Al automatizar tareas como la entrada de datos, la programación de horarios o la gestión de las nóminas, se disminuyen los errores que pueden llevar a problemas legales, insatisfacción de los empleados o incluso a pérdidas financieras. La precisión que proporciona la automatización es de mucha ayuda para el cumplimiento normativo y la integridad de los datos de RRHH.

👉 La automatización bien aplicada también contribuye a una mejor experiencia del empleado. Procesos como el onboarding, la gestión de beneficios del trabajador o las solicitudes de vacaciones pueden ser más rápidas y personalizadas, lo que seguro va a incrementar la satisfacción de los empleados y va a mejorar la retención del talento.

👉 Desde la perspectiva del reporting, la automatización ofrece la capacidad de recoger y analizar grandes volúmenes de información sobre la fuerza laboral. Esto permite a RRHH obtener insights valiosos y tomar decisiones siempre con los datos en la mano, como identificar tendencias de contratación, evaluar programas de formación o anticipar necesidades de reclutamiento.

Automatiza para apoyar tu trabajo

Cuando nos disponemos a abordar la automatización en el área de Recursos Humanos, es crucial e imprescindible reconocer que hay elementos que deben mantenerse bajo la gestión humana. La tecnología puede ayudarnos mucho, pero hay matices y complejidades que van a requerir esa esencia humana, ese toque humano que nos hace imprescindibles y que nos diferencias de cualquier maquina o Inteligencia Artificial.

Muchos aspectos relacionados con la interacción personal y la toma de decisiones complejas, como puede ser la mediación de conflictos laborales, la gestión del cambio y la negociaciones, requieren siempre de empatía, juicio y flexibilidad. Estas habilidades son intrínsecamente humanas y no pueden ser replicadas (de momento) por sistemas automatizados. La automatización debe ser vista como una herramienta de apoyo a estas funciones, no como un reemplazo directo.

La evaluación del rendimiento es otro área que, aunque puede ser asistida por la automatización, necesita de sensibilidad y comprensión de un gestor humano. Mientras que los sistemas y herramientas si pueden (y deben) recoger datos y proporcionar informes de manera automatizada, los matices del rendimiento y desarrollo profesional de un empleado se capturan siempre mejor en conversaciones significativas y personalizadas que fomentan el crecimiento y la motivación.

Además, dentro de la estrategia de RRHH, la toma de decisiones en cuanto a la planificación de la fuerza laboral no pueden dejarse únicamente en manos de un algoritmo. Aunque la tecnología ofrece análisis predictivos y modelado de escenarios, la interpretación de estos datos y la aplicación de la intuición empresarial son tareas que requieren la experiencia de profesionales de RRHH.

En cuanto al desarrollo de la cultura empresarial y la identificación de líderes dentro de la organización, estas son áreas que dependen en gran medida del juicio humano y de la comprensión de las dinámicas interpersonales. La automatización puede ayudar a identificar patrones o candidatos potenciales, pero la selección y el fomento de los líderes necesitan una aproximación más personalizada.

La automatización dentro de recursos humanos no debe de hacer otra cosa que potenciar el talento humano, facilitando la vida de todos sus integrantes.

¿Qué procesos se pueden automatizar en Recursos Humanos?

Gestión de documentación

La gestión de documentación en Recursos Humanos es una de esas tareas ideales para ser automatizada, dada la gran cantidad de papeleo que se maneja en este departamento. Automatizar todo este proceso no sólo simplifica el almacenamiento y mejora la accesibilidad a la documentación, sino que también fortalece el cumplimiento de las regulaciones laborales y de privacidad.

En primer lugar, podemos empezar con la creación de documentos mediante plantillas estandarizadas para contratos, políticas de empresa o evaluaciones de desempeño. Esto va a asegurar la coherencia y reducir los errores manuales. Además, cualquier sistema de gestión documental automatizado debe notificar a los empleados cuando se requiere su atención para revisar o firmar documentos, lo que acelera los procesos y evita muchos cuellos de botella.

La seguridad y el acceso a la información es otra área susceptible de ser automatizada. Los sistemas y herramientas pueden configurarse para que solo el personal autorizado tenga acceso a determinados documentos, protegiendo y salvaguardando la información sensible y asegurando la conformidad con las leyes de protección de datos. Además, en caso de auditorías o consultas legales, la capacidad de recuperar rápidamente documentos específicos es simplemente brutal. Los sistemas de automatización también pueden programarse para mantener registros de auditoría de accesos y cambios en los documentos, proporcionando un historial claro y auditable para cualquier cumplimiento normativo.

Por último, la automatización de la gestión documental puede y debe integrarse con otros sistemas de RRHH, como el seguimiento del rendimiento y la gestión del talento. Esto permite una visión holística del empleado, donde toda la información relevante está conectada y puede ser fácilmente accesible para cualquier análisis y toma de decisiones que sea necesaria. Por ejemplo, al revisar el rendimiento de un empleado, el sistema podría ofrecer acceso directo a sus objetivos de rendimiento previamente acordados, historial de formación o evaluaciones de desempeño de años anteriores.

ejemplo de flujo automatizado de gestión documental creado con Power Automate

EJEMPLO DE FLUJO AUTOMATIZADO DE GESTIÓN DOCUMENTAL CREADO CON POWER AUTOMATE

Onboarding de empleados

El proceso de onboarding de empleados es extremadamente crucial para asegurar una integración exitosa de los nuevos talentos en la empresa. La automatización de este proceso hay que hacerla siempre con cuidado para que el resultado sea una experiencia más fluida y atractiva para el nuevo empleado, así como en una carga administrativa menor para el equipo de RRHH. Veamos cómo puede desarrollarse este caso de uso en detalle.

Desde el momento en que un candidato acepta una oferta de trabajo, la automatización puede facilitar el inicio del proceso de onboarding. Por ejemplo, un sistema de RRHH automatizado puede enviar al nuevo empleado un paquete de bienvenida digital que incluya toda la documentación necesaria, como formularios de impuestos y acuerdos de confidencialidad, que se pueden firmar electrónicamente. Esto no solo acelera el proceso sino que también establece un tono moderno y eficiente para la nueva relación laboral.

Además, la automatización debe personalizar la experiencia dentro de este onboarding. Basándose en el puesto y departamento del nuevo empleado, el sistema tiene que asignar y rastrear el progreso en tareas de formación obligatorias, asegurando que se cumplan todos los requisitos de formación desde el inicio. Esto incluye desde sesiones de introducción sobre la cultura de la empresa hasta formación en habilidades específicas del puesto.

Otro aspecto importante es la integración social del nuevo empleado. La automatización puede ayudar programando reuniones con miembros clave del equipo y gestionando las invitaciones a eventos de la empresa. Esto fomentará un sentido de pertenencia y ayuda a construir conexiones significativas desde el principio.

Por último, el feedback es un componente clave del proceso de onboarding. Un sistema automatizado puede enviar encuestas de seguimiento a los nuevos empleados para evaluar su experiencia y recoger sugerencias para mejorar el proceso. Estos datos pueden ser analizados para ajustar y mejorar continuamente el onboarding.

Reporting de RRHH

Un buen reporting es siempre esencial, lo que no se puede medir, no se puede mejorar y en Recursos Humanos es igual de importante. La automatización del reporting de RRHH ayuda a proporcionar insights oportunos y precisos que seguro van a facilitar la toma de decisiones dentro del departamento.

Con herramientas de automatización, es posible generar reportes periódicos (diarios, semanales, mensuales…) sobre una amplia gama de indicadores de RRHH, como el ausentismo, rotación de personal, cumplimiento de la formación obligatoria o la satisfacción de los empleados. Un sistema automatizado puede recopilar datos de diversas fuentes, analizarlos y presentarlos en dashboards intuitivos que destaquen tendencias y áreas de atención.

Además, esta automatización permite la personalización de los reportes para diferentes stakeholders. Por ejemplo, mientras que la gerencia podría estar interesada en ver el panorama general de la eficiencia del personal, los gerentes de departamento pueden necesitar reportes más detallados sobre su equipo en específico. Un sistema de reporting automatizado puede configurarse para entregar estos reportes específicos de manera regular, sin intervención adicional una vez que se establecen los parámetros deseados.

Time tracking

El seguimiento del tiempo, control horario o time tracking, es una función crítica en el departamento de Recursos Humanos que impacta directamente en la gestión de la productividad y la nómina. La automatización de este proceso debe ofrecer una precisión impecable y una visión detallada de cómo se utilizan las horas de trabajo. Profundicemos en cómo se puede beneficiar RRHH con la automatización del time tracking.

Mediante el uso de herramientas automatizadas de time tracking, los empleados pueden registrar sus horas de trabajo con suma facilidad, ya sea a través de aplicaciones móviles, terminales en el lugar de trabajo o incluso mediante sistemas basados en la nube accesibles desde cualquier dispositivo. Esto no solo simplifica el proceso de registro, sino que también proporciona datos en tiempo real al departamento de RRHH para que pueda realizar una gestión de la nómina más efectiva.

La automatización del control horario también contribuye significativamente a la transparencia y la responsabilidad. Los empleados y gerentes pueden acceder a informes de tiempo para comprender mejor cómo se distribuyen sus horas de trabajo, también pueden identificar áreas de ineficiencia y optimizar la asignación de recursos. Además, en proyectos que requieren facturación por horas, un sistema de time tracking preciso es esencial para asegurar una facturación correcta y justa.

Otro beneficio importante es la capacidad de integrar el seguimiento del tiempo con otros sistemas de RRHH y de gestión de proyectos. Esto permite un análisis más completo de la productividad y proporciona datos valiosos para la planificación de la fuerza laboral y la gestión del rendimiento.

Finalmente, con la automatización, otras tareas administrativas relacionadas con el seguimiento del tiempo, como la aprobación de horas extras o la gestión de ausencias, se pueden gestionar de manera más eficiente. Los sistemas alertan a los gerentes sobre anomalías o discrepancias para una resolución rápida, lo que ayuda a mantener la integridad de los datos de tiempo y la conformidad con las políticas de la empresa.

Conclusiones

La automatización en el ámbito de recursos humanos es más que una tendencia; es una evolución hacia un manejo más estratégico del talento humano. Al liberar al personal de tareas repetitivas y administrativas, la automatización permite que se concentren en iniciativas de mayor valor como el desarrollo del talento y la estrategia de la organización.

Es esencial entender que la automatización no busca reemplazar el factor humano, sino potenciarlo. Se debe hacer un análisis cuidadoso para determinar qué procesos automatizar, buscando siempre mejorar la experiencia del empleado y la eficiencia operativa. La tecnología es una herramienta, pero la visión y la estrategia deben ser humanas.

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David González
David González
Experto en automatización de procesos y tareas. Desarrollo soluciones integrales de automatización y business intelligence. En los últimos años, he transformado la productividad de multitud de empresas que buscaban ser más eficientes y productivas.
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