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Beneficios de la automatización
de procesos financieros y ejemplos

Portada articulo blog sobre la automatización de procesos financieras en las empresas
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En el articulo de esta semana seguimos con temas financieros, ya que como hemos comentado en otros posts, existen multitud de oportunidades de automatización. La automatización de los procesos financieros que rigen una organización se ha convertido en una piedra angular para muchas empresas que buscan mejorar su eficiencia, precisión y una reducción de costes.

La automatización de todos estos procesos financieros no es solo una una moda de turno, es una (r)evolución necesaria dentro de un entorno empresarial cada vez más competitivo y sofisticado. Al automatizar estas tareas repetitivas, cualquier empresa puede mejorar su eficiencia operativa y liberar gran parte de la carga de trabajo a sus equipos financieros para enfocarse en tareas de mayor valor estratégico.

Desde la gestión de las cuentas por cobrar hasta la elaboración de informes financieros complejos, la automatización se está convirtiendo en un gran aliado de cualquier departamento de administración y finanzas. Con el uso de algunas herramientas especificas de automatización, las organizaciones están encontrando nuevas maneras de enfrentar viejos desafíos, optimizando procesos y mejorando la toma de decisiones.

Vamos allá!

¿Qué es la automatización de procesos financieros?

La automatización de procesos financieros es la aplicación de software y tecnologías para gestionar y ejecutar tareas financieras con una mínima intervención humana. Esto abarca desde la recolección y análisis de datos hasta la gestión de transacciones y la elaboración de informes.

En estas automatizaciones, encontraremos dos figuras claves que nos ayudarán enormemente a optimizar nuestros procesos, un ERP (Enterprise Resource Planning) y un software de automatización, que integran y nos ayudan a automatizar muchas de las tareas de negocio relacionadas con los aspectos operativos y productivos de una empresa. El objetivo principal no es otro que aumentar la eficiencia y reducir los errores asociados con la gestión manual de datos financieros.

En esencia, comprometerse con la automatización dentro del área financiera va suponer una revolución el la forma en la que se hacen la cosas, va a ayudar a las organizaciones a optimizar los flujos de trabajo, mejorar la precisión de los datos y ofrecer información estratégica para apoyar la siempre complicada toma de decisiones. Lo bueno de estas soluciones, es que pueden adaptarse a una muy amplia gama de actividades, desde la facturación y contabilidad hasta el análisis de riesgos o la gestión de presupuestos, por citar algunos ejemplos.

Automatizar el área financiera supone un cambio radical en cómo se hacen las cosas,
un cambio para empezar a ahorrar tiempo y a mejorar la eficiencia de cualquier negocio.

Beneficios de la automatización financiera

Son varios los beneficios que trae consigo la implementación de soluciones de automatización financiera para cualquier empresa que se decida por ello.

⌛ + Tiempo

Uno de los beneficios más notables y evidentes es la optimización del tiempo, tareas manuales que antes consumían horas, pueden realizarse automáticamente en pocos segundos con las automatizaciones adecuadas. El tiempo es uno de los recursos más valiosos en una organización, y ahorrar horas de trabajo es algo que catapulta el rendimiento de una empresa.

❌ – Errores

Otro beneficio del que te puedes aprovechar automatizando la parte financiera de tu negocio es la reducción de errores humanos. Al automatizar tus procesos, se minimiza (mucho mucho) el riesgo de fallos a la hora de hacer cálculos o en la introducción de datos. Esto va a asegurar una mayor precisión de tus finanzas en general. Además, la automatización mejora la consistencia y transparencia en todas las operaciones financieras, facilitando el cumplimiento de las regulaciones y los estándares contables.

🏃‍♂️ + Agilidad

La capacidad de generar información financiera de una manera inmediata o casi inmediata es otro de los puntos fuertes de la automatización. Esta inmediatez permite a cualquier gestor agilizar sus procesos de decisión, lo que puede llegar a ser decisivo dependiendo en que entorno nos estemos moviendo.

🫰 – Coste

Para terminar, te diré que la automatización «debe» llevar a una reducción de costes aparejada, esto es así al disminuir la necesidad de recursos dedicados a tareas manuales. Esto permite que los recursos sean reinvertidos en otras áreas más productivas o que generen un mayor valor añadido para la empresa.

¿Qué procesos financieros se pueden automatizar?

La automatización en finanzas puede aplicarse a una vasta gama de procesos existentes. Veamos algunos de los más comunes.

1️⃣ Gestión de cobros

La gestión de cobros alcanza una nueva dimensión con su automatización. Existen softwares especializados que pueden ayudarnos mucho con esto y con los que podemos hacer maravillas. Por ejemplo, podemos establecer alertas para pagos vencidos y realizar un seguimiento proactivo, lo que sin duda va a mejorar nuestros ratios de cobro. Los pagos recibidos se registran de manera automática en el sistema, ayudando a conciliar cuentas y actualizando el estado de las facturas inmediatamente, lo que va a proporcionarte una visión nítida y real del flujo de caja.

➡️ Cómo automatizar facturas.

Implementar estas automatizaciones para la gestión de cobro no solo facilita enormemente la vida del gestor, sino que también puede ayudarnos a realizar otras tareas como análisis predictivos o la observación de tendencias en los pago. Con esto, vas a mejorar tu planificación financiera y tu estrategia de cobro va subir de nivel, sin duda.

2️⃣ Presupuestación

La elaboración de presupuestos es otra actividad esencial dentro de las finanzas y que podemos optimizar significativamente con procesos automatizados. Crear flujos de trabajo automatizados o «automated workflows» nos permite recopilar y sintetizar datos de diversas fuentes de una manera muy cómoda, facilitando enormemente la creación de presupuestos más precisos con mucho menos esfuerzo.

Con estas automatizaciones podemos conseguir datos históricos, patrones de gasto y proyecciones de ingresos para mejorar la formulación de presupuestos que reflejen mejor la realidad financiera de cualquier tipo de empresa. Además, la capacidad de modelar escenarios, en base a diferentes hipótesis, permite a los gestores financieros evaluar el impacto de diferentes estrategias de negocio.

Esta aproximación proactiva con la automatización y basada en datos para la confección de presupuestos complejos, no solo mejora la precisión sino que también crea una base sólida para la estrategia y planificación financiera. Los presupuestos pueden ajustarse y reevaluarse en cualquier momento, lo que brinda a las empresas mucha flexibilidad para adaptarse rápidamente a cualquier cambio de mercado o del entorno operativo.

3️⃣ Gestión de flujos de caja

Una correcta gestión de los flujos de caja es una de las piezas fundamentales para cualquier negocio. Automatizar parte de esta operativa, puede transformar este proceso al proporcionar proyecciones más precisas y oportunas que son cruciales para la salud financiera a corto y largo plazo de cualquier negocio.

Algunas automatizaciones nos permiten realizar un seguimiento exhaustivo de las entradas y salidas de efectivo, identificando patrones y anticipando necesidades futuras. Esto hace posible una planificación más estratégica, ayudando a evitar faltas de efectivo y a tomar mejores decisiones sobre inversiones y financiación.

Además, la capacidad para integrar y analizar datos de diferentes fuentes o bancos permite a las empresas obtener una visión 360 de su liquidez. Esto es esencial para mantener la operativa de cualquier negocio sin interrupciones y gestionar el capital de trabajo de una manera mucho más eficiente.

Herramientas más utilizadas para automatizar procesos financieros

La selección de herramientas adecuadas es crucial para una implementación exitosa de las automatizaciones en finanzas. En el mercado existen multitud de herramientas pero yo te cuento algunas con las que más he trabajo y que creo que pueden ayudarte.

💚Excel

Puede que te sorprenda ver aquí en primera posición como herramienta recomendada para automatizar a Excel, pero la realidad es que es una gran herramienta para automatizar procesos financieros si la usamos correctamente. Integrar Excel con nuestro ERP es un claro ejemplo de cómo la automatización puede personalizarse para satisfacer cualquier necesidad de análisis financiero.

Mediante esta integración, los usuarios pueden traspasar datos desde el ERP a Excel automáticamente, sin necesidad de estar exportando los datos continuamente. Esto abre la puerta a la utilización de herramientas avanzadas de Excel, como tablas dinámicas, gráficos y funciones complejas para el análisis financiero. Cualquier usuario puede personalizar informes, realizar proyecciones y analizar tendencias con la flexibilidad que te va a dar Excel.

Esta sinergia que tenemos al realizar este tipo de integraciones, no solo ahorra mucho tiempo en la transformación de datos, sino que también maximiza la precisión y relevancia de cualquier informe financiero. Las empresas pueden aprovechar lo mejor de ambos mundos: la eficiencia de un ERP en el manejo de datos financieros y la potencia analítica de Excel para una gestión financiera superior.

Se nota que soy Excel-lover, no? 😜

💜Make

Antes de nada, si no tienes ni pajolera idea de lo que es Make, pásate por este post para averiguar todo sobre este software de automatización👇
Cómo usar Make (Integromat):Guía 2024

La combinación de nuestro sistema de gestión financiera con Make, también puede ser una solución potente para automatizar y conectar diferentes procesos y aplicaciones financieras. Mientras que nuestro ERP gestiona la contabilidad, facturación y proyectos, Make se especializa en conectar y sincronizar aplicaciones para crear flujos de trabajo automatizados entre ellas sin necesidad de intervención manual o programación avanzada.

Ejemplo práctico: cuando una factura se marca como pagada en el ERP, Make puede desencadenar automáticamente un workflow que actualice el inventario, luego envíe una notificación al equipo de ventas y por ultimo registre la transacción en contabilidad. Esta automatización en cadena ahorra mucho tiempo y reduce errores al sincronizar datos entre las plataformas que elijas.

La enorme flexibilidad de Make permite a los usuarios crear flujos de trabajo automatizados y personalizados que responden a eventos específicos en el ERP, proporcionando una solución de automatización muy adaptable que puede y debe escalar con la empresa. Así, tu ERP y Make, los dos juntos, van mejoran significativamente la eficiencia operativa y la coherencia de los datos financieros de tu empresa.

automatización en Make para conectar un ERP con una hoja de cálculo y un correo electrónico
Escenario creado en Make que conecta un ERP con una hoja de calculo y el correo

💙Power Automate

Lo mismo que con Make, te digo que si aun no tienes el place de conocer lo que es Power Automate, le eches un vistazo a la guía de aqui debajo👇
Cómo usar Power Automate: Guía 2024

Integrar Power Automate con nuestro sistema ERP ofrece muchísimas ventajas que van a beneficiar a nuestra operativa diaria. Tu ERP se va a encargar de aspectos contables, de facturación y de gestión de proyectos, mientras que Power Automate facilita la creación de flujos de trabajo automáticos entre diferentes aplicaciones.

La versatilidad de Power Automate, que pertenece a la suite de aplicaciones de Microsoft, permite a los usuarios diseñar flujos de trabajo personalizados que reaccionan a casi cualquier evento que te puedas imaginar.

Por ejemplo, al cierre de un trimestre, Power Automate puede iniciar un workflow que recopile algunas métricas y datos financieros clave, los procese y muestre en un dashboard de Power BI, y luego comparta automáticamente estos informes con el equipo ejecutivo a través de Teams. Esta automatización es un buen ejemplo de como agilizar el reporting y además, asegura que el equipo tenga acceso inmediato a los datos más recientes y relevantes. Imagina como se puede elevar la calidad de las decisiones con un sistema así!

Ejemplo workflow para Power Automate
Ejemplo workflow para Power Automate

Conclusiones

Automatizar la operativa financiera representa una (r)evolución significativa en la gestión empresarial, consiguiendo eficiencia, precisión y un mejor uso de los recursos. Las empresas que adoptan estas soluciones no solo están optimizando sus operaciones, sino que también están fortaleciendo su posición competitiva en un mercado cada vez más sofisticado.

Saber utilizar herramientas como un buen ERP y poder combinarlo con herramientas como Make, Power Automate o el mismísimo Excel, demuestran la flexibilidad y la capacidad de la automatización financiera necesaria para adaptarse a distintos entornos y necesidades empresariales. Con la implementación y desarrollo adecuados, la automatización puede conducir a una transformación digital que trasciende del departamento financiero y se extiende a toda la empresa.

Para dar por concluido este articulo, resumiremos que la automatización de procesos financieros es indispensable para las empresas que desean mantenerse ágiles, precisas y eficientes en esta nueva era hiper-digital.

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David González
David González
Experto en automatización de procesos y tareas. Desarrollo soluciones integrales de automatización y business intelligence. En los últimos años, he transformado la productividad de multitud de empresas que buscaban ser más eficientes y productivas.
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