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Automatización de procesos de negocio (BPA):
todo lo que necesitas saber

La imagen muestra un flujo automatizado de negocio a modo de ejemplo.
Flujo automatizado de negocio
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Si aún no conoces lo que significan las siglas BPA probablemente no has optimizado la productividad y la eficiencia de tu negocio como deberías, y es algo que deberias empezar a hacer desde ya!

La automatización de procesos empresariales hace ya tiempo que ha dejado de ser una cosa del futuro, esta más presente que nunca en nuestras vidas, nuestros negocios y muchas empresas ya están disfrutando y aprovechando todas sus ventajas. Y es que, estamos en una era donde el avance tecnológico parece no tener límites. Pero no te preocupes, aquí estoy para guiarte paso a paso en este apasionante, y a veces abrumador, trayecto hacia la eficiencia y la modernización.

En los próximos apartados, vamos a explorar en detalle este concepto, desde su definición hasta los procesos que debes empezar a automatizar en tu negocio desde ya. Además, revisaremos casos para que veas de primera mano cómo multitud de sectores han logrado automatizar procesos de negocio con éxito.

Así que sin más rodeos…

Comenzamos!

¿Qué es la automatización de procesos de negocios?

Antes de entrar en materia con la automatización de procesos empresariales, es esencial tener claro qué es exactamente. En términos sencillos, Business Process Automation o BPA es una estrategia que busca utilizar la mejor tecnología disponible para automatizar procesos empresariales repetitivos y rutinarios, con el fin de hacerlos más eficientes y efectivos.

Seria algo así como tener un ayudante virtual, incansable y que está diseñado para llevar a cabo tareas específicas de la forma más óptima posible.

Todo un sueño para cualquier emprendedor/empresario, ¿no crees?

Automatización de Procesos de Negocios (BPA) vs. Automatización Robótica de Procesos (RPA)

Aunque a primera vista puedan parecer lo mismo, existen diferencias significativas y remarcables entre BPA y RPA. Mientras que BPA se centra en la optimización integral de los procesos empresariales a través de la digitalización, la RPA pone su foco en la automatización de tareas específicas y repetitivas mediante el uso de «robots» o bots.

Imagina que la BPA es como un director de orquesta que se asegura de que todas las partes de una melodía funcionen al compás; por otro lado, la RPA sería más bien un instrumentista talentoso, especializado en tocar una nota perfectamente cada vez. Ambas son esenciales para crear una sinfonía mágica e irrepetible, pero su enfoque y su papel en la orquesta son distintos.

Diferencias entre la automatización de procesos de negocios (BPA) y la gestión de procesos de negocios (BPM)

Y aquí nos enfrentamos a otro duelo de titanes: BPA versus BPM. Si bien ambas estrategias tienen como objetivo principal la optimización de los procesos empresariales, se diferencian principalmente en su enfoque. Mientras que la BPA se enfoca en utilizar tecnología para automatizar procesos específicos, la BPM tiene una visión más amplia y se centra en la gestión integral de todos los procesos de negocio, buscando siempre formas de mejorarlos, independientemente de la tecnología y herramientas utilizadas.

Siguiendo con los símiles, podríamos decir que mientras que la BPA es como un chef que se esfuerza por perfeccionar y automatizar la receta de un plato específico, la BPM sería el encargado del local que se asegura de que todo el restaurante funcione a la perfección, desde la selección de los ingredientes, hasta el servicio al cliente. Ambas estrategias, aunque diferentes, trabajan mano a mano para ofrecer el mejor resultado posible. ¿Te das cuenta de lo potente que puede ser esto?

Si hasta ahora tienes un lio tremendo entre diferentes siglas y nomenclaturas, consulta esta tabla resumen que te dejo para clarificar los conceptos que hemos visto hasta ahora.
Tabla explicativa entre las diferencias entre Business Process Automation (BPA) / Robotic Process Automation (RPA) / Business Process Management (BPM)

¿Por qué es importante automatizar los procesos de tu negocio?

Automatizar procesos de negocio, una frase que suena técnica y muchas veces complicada, pero que en ella esconde un universo de posibilidades para cualquier empresa/negocio/departamento. Pero, ¿por qué es tan crucial sumergirse en el mundo de la automatización de procesos empresariales? ¿No sería más fácil y sencillo dejar todo tal y como está y seguir haciendo las cosas de la misma manera de siempre?

En realidad, optar por el camino de la automatización es elegir el camino hacia el futuro, un futuro donde tu empresa puede alcanzar niveles de eficiencia hasta ahora inimaginables. Es como darle a tu negocio un par de alas que lo pueden llevar mucho más lejos y más rápido que nunca.

Automatizar no solo significa reducir el trabajo manual y repetitivo (que a nadie le gusta), sino que también se traduce en una reducción de errores, una gestión más rápida y eficiente y, por supuesto, un ahorro significativo de tiempo y recursos. Al final del día, tiempo es dinero, y cada minuto ahorrado es un minuto que puedes invertir en hacer crecer tu negocio.

Y si aún no estas convencido al 100%, piensa en la satisfacción de cualquier empleado al liberarle de las tareas más aburridas y permitirle enfocarse en actividades más estratégicas, aquellas que de verdad aportan valor añadido a una empresa. Imagina un equipo más motivado, feliz y productivo, todo gracias a la automatización… ¡Un claro win-win para todos!

Así que sí, la automatización de procesos en una empresa no es solo una tendencia actual, sino una herramienta potente y necesaria para cualquier negocio que busque sobresalir en el competitivo mundo actual. ¿Estás listo para dar el paso?¿O vas a seguir haciendo las cosas como hasta ahora?

¿Qué procesos de negocio debes automatizar (YA!)?

Una vez decidido a emprender el camino de la automatización de procesos empresariales [Te diré que este un camino de ida, no hay vuelta atrás], surge la gran pregunta: ¿por dónde empezar? Para eso estoy yo aqui, para ayudarte a identificar esos procesos que están clamando una transformación digital. Vamos a desglosar algunos ejemplos que pueden ser el punto de inicio perfecto para automatizar procesos de negocio.

🟢 Gestión de Facturación

La gestión de facturación es un proceso que involucra múltiples subprocesos y requiere una precisión máxima. Al automatizarlo, no sólo eliminas el riesgo de errores humanos (muy frecuente en este ámbito), sino que también puedes generar facturas más rápidamente.

➡️ Aprende a automatizar facturas.

De este modo, nuestro principal esfuerzo como trabajador, se traslada desde un rol más operativo a uno más supervisor, dejamos que las automatizaciones hagan el trabajo más pesado y tedioso, para nosotros centrarnos en supervisar que todo funciona según lo planificado. Sí, esto es posible con la automatización, pero hay que implementar estas soluciones de manera correcta para que devuelvan los resultados esperados.

Imagen de flujo de facturación
Flujo automatizado para la gestión de la facturación

🟢 Onboarding de empleados

El proceso de incorporación de nuevos empleados puede ser agotador si no esta bien planteado. Pero, ¿y si te dijera que puedes automatizar gran parte de este proceso, sin perder un ápice de humanidad, con tus nuevas contrataciones? Desde la firma de documentación hasta la asignación de ciertas tareas iniciales, todo puede configurarse para realizarse en automático, ahorrando tiempo y garantizando una experiencia fluida y sin estrés para los nuevos integrantes de tu equipo.

🟢 Gestión de pedidos de clientes

Automatizar la gestión de pedidos de clientes significa que desde el momento en que se realiza un pedido hasta que se entrega, cada paso se realiza de una forma fluida y automatizada en su mayor parte. Esto no solo acelera todo el proceso, sino que también reduce errores y aumenta considerablemente la satisfacción del cliente. Se trata de un proceso que es muy mejorable en muchos ecommerce de hoy en día, ya que no están aprovechando las oportunidades que ofrece la automatización.

🟢 Servicio al cliente

¿Sabías que la mayoría de los problemas y preguntas más comunes que enfrenta un equipo de servicio al cliente pueden automatizarse? Desde respuestas a preguntas frecuentes (FAQ), hasta la gestión de devoluciones, la automatización puede ayudarnos con todo esto, permitiendo a tu equipo concentrarse en problemas más complejos que requieren de ese toque humano que tan imprescindible es en cualquier negocio. Es una forma de brindar un servicio rápido y eficiente 24/7, mejorando la experiencia del cliente sustancialmente.

Beneficios de la automatización de procesos empresariales

La automatización de procesos en una empresa no es simplemente un proyecto especifico con una duración determinada, o por lo menos no debería serlo, es más bien una revolución a largo plazo que trae consigo una larga lista de beneficios. Y sí, vamos a ir contando algunos de ellos y descubrir cómo pueden transformar tu negocio en una máquina más eficiente y competitiva.

¡Vamos allá!

👉 Ahorro de tiempo

Empezamos con uno de los más evidentes: el ahorro de tiempo. Automatizando tareas repetitivas, se liberan innumerables horas que pueden ser destinadas a tareas más estratégicas. Seria algo así como tener una varita [Como la de Harry] que elimina esas tareas que consumen tanto y tanto tiempo del día a día. De esta manera, puedes centrarte en lo importante, y el tiempo se convierte, más que nunca, en un aliado.

👉 Reducción de errores

El error humano es natural y siempre esta ahí, pero en el mundo empresarial puede tener consecuencias graves, y es nuestro deber tratar de reducirlo a la mínima expresión. Aquí es donde la automatización se convierte en nuestra mejor aliada, reduciendo drásticamente la posibilidad de errores y garantizando un nivel de precisión que solo una máquina puede ofrecer. Es como tener a Superman en tu equipo, cuya única misión es combatir esos errores…. ¡Di adiós a los deslices y saluda a la excelencia operativa!

👉 Mejora en la toma de decisiones

Con procesos automatizados, se tiene acceso a datos más precisos, una herramienta vital para tomar decisiones bien informadas, por eso la automatización casa tan bien con el mundo del Business Intelligence. Imagina tener a tu disposición una imagen fiel, verdadera y actualizada de todas las operaciones de tu negocio, en cualquier momento y en cualquier lugar. Sí, esto es posible gracias a la automatización, y puedo decirte que tomar mejores decisiones en tu negocio (léelo 2 veces), aporta un valor infinito

👉 Satisfacción del cliente

La satisfacción de nuestros clientes se eleva a un nuevo nivel con procesos de negocio rápidos y eficientes. Fácil de decir, complejo a la hora de aplicarlo. Al responder rápidamente a sus necesidades y ofrecer soluciones ágiles, estás construyendo una relación de confianza insuperable, y la automatización de procesos de negocio nos puede ayudar mucho con ello. Así que te diré que, un cliente feliz, es un cliente que siempre vuelve.

Ejemplos de automatización de procesos de negocio

Para realmente comprender el poder transformador de la automatización de procesos empresariales, no hay nada mejor que sumergirse en casos concretos, donde descubrir sectores y empresas que han dado el paso hacia la modernización y han obtenido resultados sobresalientes.

Veamos cómo la Business Process Automation (BPA) ha sido el as bajo la manga de muchas empresas exitosas, ampliamente reconocidas por su innovación y buen hacer.

1️⃣ Revolucionando el mundo del Marketing Digital

En el ámbito del marketing digital, son muchas las agencias que ya están aplicando estrategias de Marketing Automation para mejorar la productividad y eficiencia de sus negocios. Procesos como la gestión de un CRM, optimización de campañas publicitarias, gestión de rrss u optimización de procesos de venta son claros ejemplos de que el sector está sufriendo un gran cambio de mentalidad.

Esta transformación no solo está permitiendo una mayor personalización en las comunicaciones con los clientes, sino que también está facilitando la segmentación de audiencias de una manera más precisa. Además, la automatización ha abierto las puertas a la analítica avanzada, proporcionando insights valiosos que ayudan a las empresas a tomar decisiones basadas en datos reales y no en suposiciones.

El sector esta sentando las bases para un futuro más dinámico y eficiente, donde las estrategias de marketing están más alineadas con las necesidades y preferencias de los consumidores, garantizando así una mayor efectividad y un ROI más elevado.

2️⃣ Automatización en el sector logístico

Multitud de empresas líderes en el sector logístico han decidido decirle adiós a los métodos tradicionales y abrazar la automatización. Empleando sistemas de gestión automatizados, logran no solo rastrear los envíos en tiempo real, sino también prever y gestionar cualquier contratiempo de manera proactiva.

La implementación de tecnologías avanzadas como la Inteligencia Artificial y el Internet de las Cosas (IoT) ha permitido una mayor precisión en la planificación de rutas, optimizando tiempos de tránsito y reduciendo costes operativos. Además, la automatización ha facilitado la implementación de sistemas de entrega autónomos, como drones y vehículos autónomos, revolucionando completamente el paisaje de la logística.

El resultado no fue otro que una drástica reducción en los tiempos de entrega y un aumento significativo en la satisfacción del cliente, gracias a una mayor transparencia y eficiencia en cada etapa del proceso logístico. Además, ha generado un ambiente más seguro y controlado, reduciendo los errores humanos y mejorando la seguridad de los envíos. ¿No está mal, no?

3️⃣ Transformación digital en entidades financieras

El sector financiero es uno de los más propensos a la automatización, con prácticamente todos los bancos tomando iniciativas de automatización de procesos de negocio claves, tales como la aprobación y concesión de préstamos o la gestión de diferentes cuentas de clientes/proveedores.

Mediante la automatización, se han visto grandes resultados en tareas como la aprobación de créditos, donde se ha logrado una reducción drástica del tiempo necesario para estas aprobaciones, otorgando respuestas casi inmediatas a clientes y otros stakeholders. Esto ha sido posible gracias a la implementación de algoritmos avanzados que pueden evaluar rápidamente la solvencia y el riesgo de los solicitantes, facilitando decisiones más rápidas y seguras.

Además, la automatización ha llevado a una minimización significativa de los riesgos de fraude y las tasas de morosidad, gracias a sistemas más seguros y robustos que pueden identificar y prevenir actividades sospechosas de manera más eficiente.

Asimismo, la automatización ha facilitado la personalización de los servicios financieros, permitiendo a los bancos ofrecer productos más ajustados a las necesidades individuales de cada cliente, fomentando una relación más cercana y de confianza, que buena falta hace.

4️⃣Revolucionando la operativa en el sector salud

Son ya muchos los hospitales que han decidido embarcarse en la ruta de la automatización para mejorar la gestión de los registros médicos y la asignación de citas, por citar algunos ejemplos. Gracias a sistemas de BPA (Automatización de Procesos de Negocio), los pacientes pueden agendar citas online de manera sencilla y rápida, mientras que el personal médico gana en eficiencia al tener acceso a historiales clínicos con solo un par de clics.

Además, la automatización ha facilitado la implementación de telemedicina (consultas por videoconferencia), lo que es especialmente valioso en tiempos como los que vivimos de pandemia. También ha impulsado el desarrollo de aplicaciones móviles y plataformas que permiten a los pacientes llevar un seguimiento más cercano de su salud y recibir recordatorios automáticos para la toma de medicamentos o citas próximas.

Esta modernización se traduce en un servicio más ágil y una notable mejora en la atención al paciente, con una comunicación más fluida y directa entre médicos y pacientes. Además, ha permitido una mejor coordinación entre diferentes departamentos y especialidades médicas, asegurando que los pacientes reciban una atención integral y coordinada.

Recapitulación de la importancia y el impacto de la BPA

Y así llegamos al final de este extenso articulo sobre la automatización de procesos de negocio o BPA.

Hemos visto cómo la BPA puede transformar empresas, revitalizar procesos y llevarnos a un nuevo nivel de eficiencia y productividad en nuestros negocios. La automatización de procesos empresariales no es solo una estrategia para ahorrar tiempo y recursos, es un paso gigante hacia la innovación, permitiendo que las empresas se adapten y prosperen en un mercado cada vez más incierto y competitivo a la vez.

De la mano de la ultima la tecnología, la BPA favorece una mejor toma de decisiones, respaldada por datos precisos y actualizados. Es una herramienta poderosa que, bien implementada, puede catapultar a cualquier negocio hacia el éxito.

Si has llegado hasta aquí, está claro que tienes un gran interés en llevar tu negocio a nuevas cotas mediante la APN. Ahora, te invitamos a dar un paso más: a explorar, aprender y, finalmente, implementar.

No te quedes tan solo con la información que has recogido aquí, te animamos a sumergirte aún más profundo en el mundo de la BPA. Hay una gran cantidad de recursos disponibles para aprender y formarte. Te dejo aquí abajo mi newsletter, donde comparto casos específicos de automatización semanalmente y podrás encontrar gran valor.

Nos vemos pronto!!

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David González
David González
Experto en automatización de procesos y tareas. Desarrollo soluciones integrales de automatización y business intelligence. En los últimos años, he transformado la productividad de multitud de empresas que buscaban ser más eficientes y productivas.
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