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Automatización de facturas:
Beneficios y cómo hacerlo

Portada articulo blog sobre la automatización del proceso de facturación en los departamentos financieros
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Hoy nos adentramos en el mundo financiero para buscar oportunidades de automatización, en concreto, hoy nos meteremos con el tema de la facturación, y el inmenso mar de oportunidades que existen en esta área para para mejorar la eficiencia y reducir la carga de cualquier departamento de administración y finanzas. Estos procesos de facturación automatizados no solo permiten a cualquier tipo de empresa lidiar con grandes volúmenes de facturas, sino que también son una excelente oportunidad para optimizar los flujos de trabajo financieros en general. A lo largo del artículo de hoy, iremos viendo cómo la automatización del proceso de facturación no solo es factible y relativamente sencillo, sino que también muy beneficioso para cualquier tipo de empresa.

En términos prácticos, automatizar la facturación implica utilizar tecnología para realizar una tarea como esta, que tradicionalmente ha resultado ser muy manual en cualquier departamento financiero. Pero ¿Cómo se traduce esto en el día a día de un departamento financiero? Y no menos importante, ¿Cómo podemos implementarlo de manera efectiva?

Descubrámoslo!

¿En qué consiste la automatización de facturas?

Cuando hablamos de la automatización de facturas, nos referimos al proceso tecnológico diseñado para reducir, o incluso eliminar, las tareas manuales asociadas con la facturación. Esto incluye desde la generación de la factura y su distribución, hasta la gestión de pagos y archivado del documento.

En la práctica, esto se traduce en que las facturas se generen automáticamente basándose, por ejemplo, en datos transaccionales existentes y que se entreguen de una manera automatizada a los clientes con la mínima intervención manual. Además, la automatización del proceso de facturación facilitará a posteriori la conciliación de los pagos, la actualización de la contabilidad y va a permitir un mejor seguimiento y control de las cuentas por cobrar.

elementos en el proceso de facturación
Elementos en el proceso de facturación

Beneficios de automatizar las facturas de tu empresa

Automatizar todo o parte del proceso de facturación en una empresa conlleva, sin duda alguna, una serie de ventajas significativas, el tema es que quieras hacerlo o no. Uno de los principales beneficios seria la reducción en términos de tiempo y coste asociados con el procesamiento manual de las facturas. Al eliminar tareas que son repetitivas y muy propensas a errores, es fácil para cualquier empresa reasignar recursos a actividades más estratégicas y productivas, donde de verdad una persona aporta valor.

Otro beneficio a destacar es el aumento en la calidad y precisión de la información. Los sistemas automatizados reducen los inevitables errores humanos, permitiendo que las facturas se procesen correctamente. Esto es primordial para mantener relaciones comerciales de confianza con proveedores y para, en general, una gestión financiera eficaz.

Además, la automatización mejora en un sentido estratégico, la visibilidad y el control sobre el proceso de facturación. Los sistemas permiten un mejor seguimiento de las facturas, con una mayor transparencia y facilitando cualquier toma de decisión que fuese necesaria.

Échale un ojo a estas 4 herramientas de automatización con las que puedes optimizar tu proceso de facturación.

Cómo automatizar la gestión de facturas paso a paso

Paso 1️⃣: Selección de un buen software

Evaluar y seleccionar un software adecuado es el primer paso para automatizar la gestión de facturas de manera correcta. Necesitarás evaluar las necesidades específicas de tu empresa y seleccionar una solución de software que las cumpla. Esto incluye la consideración de factores como la integración con sistemas existentes, la escalabilidad, la seguridad de los datos y la facilidad de uso.

PRO TIP
Elige un software que disponga de API, te será mucho más sencillo automatizar tus procesos.

Paso 2️⃣: Implementar y configurar el software

Una vez tengas tu programa favorito de facturación o ERP, debes no solo implementar, sino adaptar el software para configurarlo de acuerdo a los procesos específicos de tu empresa. Esto puede incluir la personalización de flujos de trabajo, la configuración de reglas de aprobación o la integración con otros sistemas de gestión empresarial.

Paso 3️⃣: Formación y testeo

Es crucial la formación que reciba el personal que va a utilizar el sistema automatizado de facturas. La formación debe enfocarse en cómo utilizar el software de manera eficiente y en entender los nuevos procesos asociados. También es importante realizar pruebas y test para asegurarse que el sistema funciona como se espera y ajustar lo necesario.

Paso 4️⃣: Monitorizar y optimizar continuamente.

Una vez implementada la solución, es esencial monitorizar de manera continua el desempeño del sistema automatizado, y también hacer ajustes necesarios para optimizar los procesos según vaya surgiendo diferentes casuísticas. Esto incluye revisar regularmente métricas e informes generados por el software, solicitar feedback de usuarios y estar al tanto de actualizaciones y mejoras del sistema.

Preguntas frecuentes / FAQ

👉 1: ¿Cuánto tiempo se necesita para implementar un sistema de automatización de facturas?

Seguro que la respuesta no ten convence, pero depende. El tiempo de implementación va a variar dependiendo de diversos factores como el volumen de facturas, la complejidad del sistema, personas implicadas en el proceso, herramientas utilizadas…
Generalmente, automatizar un proceso como este, puede llevar desde varias semanas hasta unos cuantos meses. Una planificación y estrategia cuidadosa y certera seguro que va a acelerar el proceso.

👉 2: ¿Es seguro automatizar el proceso de facturación?

Sí, la automatización de facturas es segura siempre que se sigan una serie de pautas y buenas prácticas. Los sistemas modernos de automatización ofrecen tecnologías como la encriptación de datos, autenticación de usuarios y otras medidas de seguridad para proteger la información sensible que se puede llegar a manejar en un departamento de administración y finanzas.

👉 3: ¿Puede la automatización de facturas integrarse con otros sistemas empresariales?

Seguramente si. La mayoría de herramientas de facturación pueden integrarse con otros sistemas empresariales como ERPs o CRMs. Esta integración permite una gestión más eficiente y un flujo de trabajo fluido entre diferentes departamentos y funciones empresariales.

➡️ Échale un ojo a este artículo para elegir entre los mejores CRMs para tu empresa.

👉 4: ¿Cuánto puede costar una automatización de este tipo?

Pues al igual que el tiempo estimado para llevar a cabo una automatización de estas características puede ser muy variable, el precio también lo es. Son muchos los factores que intervienen en el precio de una automatización como esta, pero piensa que puede ir desde unos 1.000€, para procesos muy sencillos hasta decenas de miles de € para sistemas complejos de facturación.

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David González
David González
Experto en automatización de procesos y tareas. Desarrollo soluciones integrales de automatización y business intelligence. En los últimos años, he transformado la productividad de multitud de empresas que buscaban ser más eficientes y productivas.
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