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Cómo habilitar y usar Copilot en Microsoft Word

Portada del articulo de blog Microsoft Copilot en Word, por David González, Experto en automatización de procesos.
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La Inteligencia Artificial ha venido para quedarse entre todos nosotros y empresas como Microsoft no van a quedarse atrás en esta carrera, por eso, desde hace ya unos meses, Copilot es nuestro gran aliado dentro del entorno de Microsoft.

Microsoft Copilot está disponible para usuarios particulares, estudiantes, familias y empresas de todo tipo. Si tienes instalado Microsoft 365, puedes adquirir Copilot para integrarlo a tus herramientas del día a día.

Hoy nos centraremos en Microsoft Word para ver lo que nos puede ofrecer.

esquema que explica cómo funciona Copilot en las apps de microsoft
Microsoft 365 Copilot

Como activar Copilot en Word

Para habilitar y activar Copilot 365 (y, por tanto, para habilitar Copilot en Word), debes seguir los pasos siguientes:

1️⃣Verifica la cuenta

Verifica que la cuenta con la que inicias la sesión de Microsoft 365 tiene una licencia de Copilot asignada.

2️⃣Fuerza la actualización de la licencia

Fuerza la actualización de la licencia de la manera siguiente:

Abre cualquier aplicación de Office 365.

Entra en Archivo -> Cuenta

Pulsa Actualizar Licencia (en inglés, Update License).

3️⃣Reinicia la aplicación

Si tienes abierta alguna aplicación de Microsoft 365, ciérrala o reiníciala para que sea efectiva la actualización de la licencia.

Con estos pasos deberías de poder acceder a las características de Copilot en Word y deberías ser capaz de ver esto👇

sección en Word para activar Copilot
Copilot en Word

Principales funcionalidades de Copilot en Word

Ten por seguro que Copilot en Word se convertirá en un gran aliado a la hora de escribir, editar, resumir y crear documentos. Esto lo comprobarás cuando saques partido a todas sus funcionalidades, de las cuales las principales podemos decir que son:

Creación de un borrador de texto a partir de una página en blanco Icono de página en blanco

Copilot puede generar un borrador de texto desde cero, ayudándote a poner en marcha cualquier tipo de documento sin la necesidad de enfrentar la temida página en blanco.

Creación de un borrador de texto a partir de estructuras o esquemas Icono de esquema

Si ya tienes una estructura o esquema definido, Copilot puede desarrollar un borrador basándose en esos puntos, ahorrándote tiempo y esfuerzo en la organización del contenido.

Generación de tablas a partir de texto Icono de tabla

Transforma descripciones textuales en tablas organizadas y claras, facilitando la presentación de datos de manera estructurada y profesional.

Aporte de argumentos para la defensa de tu tesis, proyecto, trabajo de fin de grado o de máster… Icono de ideas

Proporciona ideas y argumentos sólidos que pueden fortalecer la defensa de tus trabajos académicos, ayudándote a presentar tu información de manera convincente.

Generación de resúmenes a partir de otros documentos de texto Icono de resumen

Copilot en Word resume documentos extensos en puntos clave, permitiéndote captar rápidamente la esencia del contenido y ahorrar tiempo en la lectura.

Adecuación del tono de escritura Icono de tono

Ajusta el tono de tu escrito según el público objetivo, asegurando que tu mensaje sea recibido de la manera más adecuada y efectiva.

Reescritura de apartados, secciones o de todo el documento Icono de reescritura

Permite mejorar y reformular partes específicas o la totalidad del documento, garantizando que el contenido sea claro, coherente y persuasivo.

Consejos para sacar el máximo partido de Copilot en Word

Para obtener el máximo provecho de la capacidad de Copilot en Word, ten en cuenta estos consejos:

  1. Tus solicitudes deben ser específicas. Cuanto más concretas sean tus peticiones a Copilot Word, más útiles y precisas serán sus respuestas.

  2. Antes de utilizar Copilot Word, dedica tiempo a explorar las funcionalidades que te ofrece, familiarízate y experimenta con ellas.

  3. Combina la capacidad que te aporta Copilot en Word con tus habilidades de escritura. Esta combinación mejorará los resultados.
  1. Es muy importante que comprendas que Copilot en Word no tiene que reemplazar a “tu inteligencia”. Por tanto, utiliza la edición manual y revisa minuciosamente tu documento antes de darlo por finalizado.

  2. Cuando haya aspectos concretos en los que desees mejorar, ajusta las preferencias de Copilot para que las sugerencias que te aporte sean más acordes a lo que necesitas.

  3. Aprovecha especialmente las sugerencias de Copilot para perfeccionar el formato de tu documento (citas bibliográficas, estilo de escritura, organización de párrafos…), así como para corregir errores habituales y mejorar la coherencia del texto.

Ejemplos de cómo Copilot puede ayudarte en la creación de documentos

Para que te hagas una idea de cómo Copilot puede ayudarte en la creación de documentos, a continuación tienes varios ejemplos prácticos:

Caso 1: Conversión de una presentación en un contrato

Paso 1: Prepara los documentos que te servirán como base:

  • Plantilla de Word: Es el “esqueleto” de tu documento definitivo. Puede ser una plantilla para una hoja de pedido u otro formato que necesites.
  • Presentación de PowerPoint: Contiene la información necesaria para tu propuesta (puede incluir imágenes, datos y textos que quieres incluir en el documento Word).

Paso 2: Ve a Word, abre un nuevo documento y activa Copilot.

Paso 3: Pide a Copilot que genere un borrador Word inicial, tomando como base la plantilla y extrayendo la información que considere relevante de la presentación. Copilot analiza el contenido de ésta y lo adapta al formato de tu plantilla.

Paso 4: Personaliza el borrador inicial obtenido. Revisa el borrador y realiza los ajustes que consideres necesarios, de acuerdo con tus expectativas. Una vez aplicados los ajustes, ya tienes listo el documento final para enviarlo a tu cliente.

Generación de un borrador de contrato con Copilot

Caso 2: Generación de resúmenes de documentos largos

Paso 1: Abre el documento que has recibido.

Paso 2: En la cinta de opciones selecciona Copilot para abrir el panel de control.

Paso 3: Escribe “Resume este documento” en la ventana de redacción de Copilot. Puedes indicarle incluso el número de palabras o frases que quieres que tenga el resumen.

Paso 4: Una vez generado el resumen, selecciona Referencias para que puedas visualizar las citas desde las que Copilot extrajo la información para elaborar el documento.

Caso 3: Reescritura de texto para cambiar su estilo

Puedes transformar el texto de un documento que hayas finalizado, de manera que Copilot lo reescriba para cambiar el estilo, el formato, la longitud o el tono. Puedes solicitarle que haga que tu texto sea más divertido, más formal, más profesional, más persuasivo, más escueto…, de acuerdo con las necesidades que tengas.

Por ejemplo, si tienes un informe técnico que debe presentarse a un público menos especializado, puedes pedirle a Copilot que lo haga más accesible y fácil de entender. O si necesitas convertir un informe informal en un documento oficial, Copilot puede ayudarte a darle el tono adecuado.

Caso 4: Añadir detalles adicionales con la función de chat

Un ejemplo muy interesante es la posibilidad de chatear con Copilot. Puedes solicitarle que añada nuevos detalles como citas, imágenes, datos estadísticos, enlaces y otros que estén relacionados con tu contenido.

Además, Copilot puede ayudarte a encontrar y añadir referencias relevantes que respalden tus argumentos, haciendo tu documento más robusto y bien fundamentado. Si necesitas incluir gráficos o tablas adicionales, también puedes pedirle a Copilot que los genere basándose en los datos proporcionados.

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David González
David González
Experto en automatización de procesos y tareas. Desarrollo soluciones integrales de automatización y business intelligence. En los últimos años, he transformado la productividad de multitud de empresas que buscaban ser más eficientes y productivas.
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